PAGE學(xué)校護(hù)校隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校護(hù)校隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在護(hù)校隊(duì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校護(hù)校隊(duì)全體成員及與護(hù)校隊(duì)工作相關(guān)的各類(lèi)檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：護(hù)校隊(duì)檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映護(hù)校隊(duì)工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢(xún)、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)及人員設(shè)置學(xué)校設(shè)立專(zhuān)門(mén)的護(hù)校隊(duì)檔案管理室，配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)護(hù)校隊(duì)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具和目錄體系。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好檔案的借閱登記和歸還檢查工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，保證檔案保管環(huán)境符合要求。6.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為護(hù)校隊(duì)工作提供參考依據(jù)。（三）護(hù)校隊(duì)成員職責(zé)1.各成員應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類(lèi)文件材料收集齊全，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理人員。2.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案。3.在借閱檔案時(shí)，應(yīng)履行借閱手續(xù)，按時(shí)歸還，并保證檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.護(hù)校隊(duì)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知等文件材料。2.護(hù)校隊(duì)成員的個(gè)人檔案，包括基本信息、培訓(xùn)記錄、考核情況等。3.護(hù)校隊(duì)執(zhí)勤記錄、巡邏記錄、突發(fā)事件處理記錄等工作記錄。4.護(hù)校隊(duì)與學(xué)校各部門(mén)及外部單位的往來(lái)文件、信函、協(xié)議等。5.護(hù)校隊(duì)開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)的方案、記錄、照片、視頻等資料。6.護(hù)校隊(duì)的裝備、器材管理檔案，包括采購(gòu)清單、使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。7.其他與護(hù)校隊(duì)工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)和成員應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)文件材料收集整理，移交檔案管理人員。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)。2.對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢(xún)和管理。4.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)方案1.行政管理類(lèi)：包括護(hù)校隊(duì)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、通知、會(huì)議記錄等文件材料。2.人員管理類(lèi)：包括護(hù)校隊(duì)成員的基本信息、培訓(xùn)記錄、考核情況、獎(jiǎng)懲記錄等。3.工作記錄類(lèi)：包括護(hù)校隊(duì)的執(zhí)勤記錄、巡邏記錄、突發(fā)事件處理記錄等。4.對(duì)外聯(lián)絡(luò)類(lèi)：包括護(hù)校隊(duì)與學(xué)校各部門(mén)及外部單位的往來(lái)文件、信函、協(xié)議等。5.活動(dòng)資料類(lèi)：包括護(hù)校隊(duì)開(kāi)展各類(lèi)活動(dòng)的方案、記錄、照片、視頻等資料。6.裝備管理類(lèi)：包括護(hù)校隊(duì)的裝備、器材采購(gòu)清單、使用記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的格式。2.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年。3.類(lèi)別代碼：根據(jù)分類(lèi)方案，用兩位大寫(xiě)字母表示各類(lèi)檔案，如“XG”表示行政管理類(lèi)。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如：2023XG001表示2023年行政管理類(lèi)的第1份檔案。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)和成員應(yīng)在次年的第一季度內(nèi)將上一年度形成的文件材料整理歸檔。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的文件材料進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.符合要求的文件材料按照分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)、編目，裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）面上注明檔案編號(hào)、題名、日期等信息。3.將整理好的檔案上架存放，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列整齊。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映護(hù)校隊(duì)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)護(hù)校隊(duì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。3.保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度執(zhí)行，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)調(diào)整保管期限。（四）保管要求1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。六、檔案的借閱與查閱（一）借閱范圍1.因工作需要查閱護(hù)校隊(duì)檔案的學(xué)校內(nèi)部人員。2.因工作需要查閱護(hù)校隊(duì)檔案的外部單位人員，須經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。（二）借閱手續(xù)1.借閱人填寫(xiě)《護(hù)校隊(duì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、用途、借閱期限等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批，涉及重要檔案需學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見(jiàn)辦理借閱手續(xù)，登記借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門(mén)、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，并將檔案交借閱人。（三）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，原則上不超過(guò)[X]個(gè)工作日。（四）查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理室內(nèi)進(jìn)行，如需帶出室外，須經(jīng)檔案管理人員同意，并辦理登記手續(xù)。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損毀檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、護(hù)校隊(duì)工作秘密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播檔案信息。（二）安全管理1.檔案管理室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。2.檔案管理人員應(yīng)定期檢查安全設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行情況，確保其正常使用。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理室的日常管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案管理室。4.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.檔案管理人員定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、護(hù)校隊(duì)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，對(duì)檔案管理人員提出的存毀意見(jiàn)進(jìn)行審核。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組審核同意銷(xiāo)毀的檔案，編制《護(hù)校隊(duì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.《護(hù)校隊(duì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同在指