PAGE檔案信息化管理形成制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案信息化管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位在檔案形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用、銷(xiāo)毀等信息化管理過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集、整理公司各類(lèi)檔案，確保檔案內(nèi)容完整無(wú)缺。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案信息的安全，防止信息泄露、丟失和損壞。4.便捷性原則：通過(guò)信息化手段提高檔案管理效率，方便檔案的查詢(xún)、利用和共享。二、檔案信息化管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案信息化管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，包括檔案管理系統(tǒng)的選型、實(shí)施、維護(hù)和升級(jí)。3.指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目等基礎(chǔ)工作，并進(jìn)行審核和把關(guān)。4.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、備份和安全管理，確保檔案信息的完整性和安全性。5.提供檔案信息查詢(xún)、利用服務(wù)，協(xié)助各部門(mén)開(kāi)展檔案利用工作。6.定期對(duì)公司檔案信息化管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目等工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案管理部門(mén)。2.配合檔案管理部門(mén)做好檔案信息化建設(shè)工作，提供必要的支持和協(xié)助。3.嚴(yán)格遵守公司檔案信息化管理制度，正確使用檔案管理系統(tǒng)，確保本部門(mén)檔案信息的安全和規(guī)范管理。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門(mén)提出檔案查詢(xún)、利用申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）信息技術(shù)部門(mén)職責(zé)1.為檔案信息化管理提供技術(shù)支持和保障，確保檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)和安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.根據(jù)檔案管理部門(mén)的需求，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化和升級(jí)，提高系統(tǒng)的易用性和管理效率。三、檔案信息化管理流程（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的完整性。收集的檔案包括紙質(zhì)檔案、電子檔案及其他載體檔案。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集，并進(jìn)行初步整理。（二）檔案整理1.檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)包括對(duì)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，編制頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表，并裝訂成冊(cè)。電子檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保文件名規(guī)范、清晰。（三）檔案存儲(chǔ)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立安全可靠的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，包括檔案服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等。2.檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用多種存儲(chǔ)方式，如磁盤(pán)陣列、磁帶備份等，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。3.對(duì)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)檔案進(jìn)行查詢(xún)和提供，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等信息。3.檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)。外借期限不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，外借檔案應(yīng)按時(shí)歸還，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究相關(guān)責(zé)任。4.檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（五）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表。2.檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。四、檔案信息化管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)選型1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司檔案管理需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)行檔案信息化管理系統(tǒng)的選型工作。2.系統(tǒng)選型應(yīng)綜合考慮系統(tǒng)功能、性能、安全性、易用性、擴(kuò)展性等因素，選擇具有良好口碑和技術(shù)支持的軟件產(chǎn)品。3.在選型過(guò)程中，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試和評(píng)估，確保系統(tǒng)能夠滿(mǎn)足公司檔案管理的實(shí)際需求。（二）系統(tǒng)實(shí)施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)與系統(tǒng)供應(yīng)商簽訂合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保系統(tǒng)實(shí)施工作的順利進(jìn)行。2.系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)制定詳細(xì)的實(shí)施方案，包括系統(tǒng)安裝調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移、用戶(hù)培訓(xùn)等工作內(nèi)容。3.數(shù)據(jù)遷移應(yīng)確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)遷移過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。用戶(hù)培訓(xùn)應(yīng)覆蓋公司各部門(mén)相關(guān)人員，確保其能夠熟練使用檔案管理系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。維護(hù)工作包括系統(tǒng)巡檢、故障排除、數(shù)據(jù)備份等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求的變化，及時(shí)提出系統(tǒng)升級(jí)需求。信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)，升級(jí)前應(yīng)進(jìn)行充分的測(cè)試，確保升級(jí)后的系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。五、檔案信息化安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全檔案信息化安全管理制度，明確安全管理職責(zé)和工作流程。2.安全管理制度應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)安全、用戶(hù)安全等方面的內(nèi)容，確保檔案信息在各個(gè)環(huán)節(jié)的安全性。（二）安全技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全加固，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等功能，確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性。3.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決安全隱患。（三）人員安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。2.對(duì)涉及檔案信息化管理的人員進(jìn)行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確其在安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)。3.規(guī)范用戶(hù)操作行為，設(shè)置用戶(hù)登錄密碼、操作權(quán)限等，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和操作。（四）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定檔案信息化安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。一旦發(fā)生安全事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失和影響，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。六、檔案信息化管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案信息化管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用、安全管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案信息化管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)檔案信息化管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)應(yīng)包括檔案管理工作質(zhì)量、系統(tǒng)使用效率、安全管理水平等方面，考核結(jié)果應(yīng)與部門(mén)績(jī)效掛鉤。（三）獎(jiǎng)懲措