PAGE低保電子檔案管理制度表一、總則（一）目的為加強低保電子檔案管理，確保低保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可查性，提高低保工作的規(guī)范化水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及低保電子檔案管理的所有部門和工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及低保工作的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：低保電子檔案應(yīng)如實反映低保對象的基本情況、審核審批過程及相關(guān)動態(tài)信息，保證檔案內(nèi)容真實可靠。3.安全保密原則：采取有效措施保障低保電子檔案的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對涉及個人隱私的信息嚴(yán)格保密。4.便捷高效原則：運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實現(xiàn)低保電子檔案的科學(xué)管理，提高檔案查詢、利用效率，為低保工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善低保電子檔案管理制度，明確工作流程和規(guī)范要求。2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本公司/組織內(nèi)各部門的低保電子檔案管理工作，確保檔案管理工作有序開展。3.配備必要的硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)，保障低保電子檔案管理工作的順利進行。4.定期對低保電子檔案進行檢查、維護和備份，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。5.負(fù)責(zé)組織開展低保電子檔案管理工作的培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門低保對象電子檔案的收集、整理、錄入和初審工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將初審合格的低保電子檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助做好檔案的審核、歸檔等工作。3.在日常工作中，負(fù)責(zé)對低保對象的動態(tài)信息進行跟蹤記錄，并及時更新電子檔案，確保檔案信息的時效性。4.配合檔案管理部門做好低保電子檔案的安全保密工作，不得擅自泄露或篡改檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保低保電子檔案管理工作的質(zhì)量。2.負(fù)責(zé)低保電子檔案的具體管理工作，包括檔案的接收、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)，保證檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.對檔案信息進行定期檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，防止檔案信息泄露和丟失。5.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好低保對象電子檔案的錄入、更新等工作，提供必要的技術(shù)支持和指導(dǎo)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.低保對象的申請材料，包括申請書、家庭收入證明、財產(chǎn)狀況證明、身份證明等相關(guān)材料。2.低保對象的審核審批材料，如審核表、審批表、公示材料等。3.低保對象的動態(tài)管理材料，如收入變化證明、人口變動信息等。4.其他與低保工作相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求，及時收集本部門低保對象的相關(guān)材料，并確保材料的真實性和完整性。2.收集的材料應(yīng)符合檔案管理的規(guī)范要求，字跡清晰、內(nèi)容完整、格式統(tǒng)一，能夠準(zhǔn)確反映低保對象的實際情況。3.對收集到的材料進行分類整理，按照申請時間、審核審批階段等進行排序，便于后續(xù)的錄入和管理。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員對收集到的材料進行進一步整理，去除重復(fù)、無關(guān)的內(nèi)容，確保每份檔案材料簡潔明了。2.按照檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)，對低保電子檔案進行分類編號，建立清晰的檔案目錄，便于查詢和檢索。3.將整理好的材料進行數(shù)字化處理，通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)化為電子文件，并確保電子文件的清晰度和可讀性。四、檔案錄入與審核（一）錄入要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案目錄和整理規(guī)范，將低保電子檔案信息準(zhǔn)確錄入到檔案管理系統(tǒng)中，確保錄入信息與原始材料一致。2.錄入的信息應(yīng)完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，包括低保對象的基本信息、家庭情況、收入財產(chǎn)狀況、審核審批情況等各項內(nèi)容。3.對錄入的信息進行認(rèn)真核對，發(fā)現(xiàn)錯誤及時更正，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。（二）審核流程1.業(yè)務(wù)部門對錄入的低保電子檔案進行初審，重點審核檔案信息的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容符合低保政策要求。2.初審合格后，業(yè)務(wù)部門將檔案提交至檔案管理部門進行復(fù)審。檔案管理部門應(yīng)組織專人對檔案進行全面審核，審核內(nèi)容包括檔案材料的完整性、錄入信息的準(zhǔn)確性、檔案分類編號的規(guī)范性等。3.復(fù)審過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時反饋至業(yè)務(wù)部門進行核實和修改，直至檔案審核通過。4.審核通過的低保電子檔案由檔案管理部門進行歸檔保存，建立檔案管理臺賬，記錄檔案的歸檔時間、保管期限等信息。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.采用安全可靠的電子存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，對低保電子檔案進行集中存儲。2.建立備份機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對存儲設(shè)備進行定期維護和檢查，確保設(shè)備運行正常，數(shù)據(jù)存儲安全。（二）保管期限1.低保電子檔案的保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為長期保存。2.對于已享受低保待遇的對象，其檔案保管期限應(yīng)自停止享受低保待遇之日起不少于[X]年。（三）安全保密措施1.建立嚴(yán)格的檔案訪問權(quán)限管理制度，根據(jù)工作人員的崗位職責(zé)和工作需要，設(shè)置不同的檔案訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。2.對檔案管理系統(tǒng)進行安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。3.加強對檔案管理人員的安全保密教育，提高其安全意識和保密意識，簽訂保密協(xié)議，防止檔案信息泄露。4.嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，履行審批手續(xù)，對查閱、借閱的檔案進行登記，確保檔案的去向可追溯。六、檔案利用與查詢（一）利用原則1.低保電子檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的正確使用。2.檔案利用應(yīng)服務(wù)于低保工作的需要，為審核審批、動態(tài)管理、監(jiān)督檢查等工作提供有力支持。（二）查詢流程1.本公司/組織內(nèi)工作人員因工作需要查詢低保電子檔案的，應(yīng)填寫查詢申請表，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息。2.查詢申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)查詢申請表的內(nèi)容，對符合查詢條件的檔案進行檢索和提供，并做好查詢記錄。4.對于涉及個人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行處理，確保信息不被泄露。（三）檔案借閱1.外單位因工作需要借閱低保電子檔案的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明借閱目的、借閱期限等信息。2.書面申請經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，提供檔案復(fù)印件或電子副本，并做好借閱登記。3.借閱期限屆滿后，借閱單位應(yīng)及時歸還檔案，并確保檔案的完整性和安全性。七、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.定期對低保電子檔案的數(shù)量、類別、分布等情況進行統(tǒng)計，掌握檔案管理的基本狀況。2.統(tǒng)計低保對象的基本信息，如年齡、性別、家庭人口、收入水平等，為低保工作的決策提供數(shù)據(jù)支持。3.對低保電子檔案的利用情況進行統(tǒng)計，包括查詢次數(shù)、借閱情況等，分析檔案利用的規(guī)律和趨勢。（二）分析方法1.運用數(shù)據(jù)分析工具，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行深入分析，挖掘數(shù)據(jù)背后的信息和規(guī)律。2.通過對比分析、趨勢分析等方法，評估低保工作的成效和存在的問題，為改進工作提供依據(jù)。3.結(jié)合實際工作情況，對檔案統(tǒng)計與分析結(jié)果進行綜合評估，提出針對性的建議和措施，不斷完善低保電子檔案管理工作。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.低保電子檔案保管期滿，且已無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可進行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對擬銷毀的檔案進行清點和核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。3.采用安全可靠的方式對檔案進行銷毀，如數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.在銷毀