PAGE制水廠綜合檔案管理制度一、總則（一）目的為加強制水廠綜合檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在制水廠生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于制水廠各部門及全體員工在各項工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：制水廠綜合檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映制水廠各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集和整理制水廠在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及制水廠商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便各部門及員工查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善制水廠檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制水廠綜合檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全存放，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。7.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常查閱和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱規(guī)定，確保檔案的安全。4.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案鑒定的依據(jù)和意見。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，認(rèn)真做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.積極開展檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護工作。4.及時為各部門及員工提供檔案查閱和借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱和借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.定期對檔案進行清查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決，確保檔案的完整和安全。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提供檔案鑒定的參考意見，按照規(guī)定程序做好檔案銷毀的監(jiān)督和記錄工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括制水廠的各類文件、通知、報告、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：涵蓋制水廠的生產(chǎn)工藝、操作規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、水質(zhì)檢測報告、設(shè)備檔案、工程建設(shè)檔案等。3.經(jīng)營管理類檔案：包含市場營銷資料、合同協(xié)議、客戶檔案、物資采購檔案、成本核算檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的齊全和完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整的原則，不得擅自涂改、偽造檔案內(nèi)容。3.對重要文件和資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保檔案信息的一致性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.對收集到的檔案進行分類，可采用年度機構(gòu)問題等分類方法，將檔案分為不同的類別和項目。3.對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。5.對檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類檔案：可分為黨群工作、行政管理、人力資源、財務(wù)管理、審計監(jiān)察等類別。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：可分為水源管理、制水工藝、水質(zhì)檢測、設(shè)備管理、工程建設(shè)等類別。3.經(jīng)營管理類檔案：可分為市場營銷、合同管理、物資采購、客戶服務(wù)等類別。（二）編號規(guī)則1.檔案編號結(jié)構(gòu)：采用“年度+類別代碼+順序號”的結(jié)構(gòu)。例如，2023XM001，表示202年度行政管理類檔案中的第00號檔案。2.年度：采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個類別設(shè)定特定的代碼。例如，行政管理類檔案代碼為“XM”，生產(chǎn)技術(shù)類檔案代碼為“JS”，經(jīng)營管理類檔案代碼為“JY”等。4.順序號：按照檔案整理的先后順序，從“001”開始依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。五、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及制水廠重大決策、核心技術(shù)、重要資產(chǎn)、歷史沿革等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：保管期限為30年的檔案主要包括制水廠較為重要的生產(chǎn)技術(shù)資料、經(jīng)營管理文件、行政管理文件等。3.短期保管：保管期限為10年的檔案主要是一般性的文件和資料，如一般性的會議記錄、日常工作報表等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全存放。檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案保管：建立電子檔案存儲系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲。定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。同時，要做好電子檔案的安全防護工作，防止電子檔案被篡改、丟失或損壞。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)堆放雜物。2.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.做好庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期檢查庫房設(shè)備的運行情況，確保設(shè)備正常運行。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應(yīng)做好登記工作。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本制水廠員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，確定是否提供查閱服務(wù)。如需查閱，應(yīng)安排專人陪同查閱，并在指定地點進行查閱，查閱時間一般不得超過規(guī)定時間。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或撕毀。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因工作需要查閱或借閱制水廠檔案，須持有單位介紹信，并填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途、歸還時間等，經(jīng)制水廠主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后交檔案管理部門。2.檔案管理部門對借閱申請進行審核，審核通過后，向借閱人發(fā)放《檔案借閱登記薄》，并按照規(guī)定收取一定的借閱押金。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫《檔案借閱登記薄》，注明借閱檔案的編號、名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。檔案管理人員應(yīng)將檔案當(dāng)面交給借閱人，并在借閱期限屆滿前提醒借閱人歸還檔案。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)同意后方可延長。5.歸還要求：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。借閱人歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)及時退還借閱押金，并在《檔案借閱登記薄》上注明歸還情況。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員代表以及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案的保管期限進行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門每年定期對檔案進行全面清查和鑒定，根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度等因素，結(jié)合檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.隨時鑒定：在日常檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容已失去查考利用價值或保管期限已滿，應(yīng)及時進行鑒定，確定是否需要銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審核，編制《檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.將《檔案銷毀清冊》報制水廠主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。實施銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的制水廠檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為制水廠的生產(chǎn)經(jīng)營和管理決策提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，并確保掃描圖像清晰、完整。掃描后的電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，如PDF、TIFF等。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像質(zhì)量符合要求。同時，對圖像進行命名，命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號一致，便于查找和管理。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限、來源等信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。4.掛接存儲：將處理后的電子檔案與檔案數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息進行掛接，存儲在檔案信息化管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)電子檔案的有序管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。2.借閱管理：實現(xiàn)檔案借閱的在線申請、審批、登記、歸還等功能，提高借閱管理的效率和透明度。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息的安全。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，以便在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。（四）安全管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護體系，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定