PAGE云南科研檔案數(shù)字化制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)云南科研檔案的管理，有效保護(hù)和利用科研檔案資源，提高科研檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)科研檔案的數(shù)字化管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于云南省內(nèi)各類科研機(jī)構(gòu)、高等院校、企業(yè)等從事科研活動(dòng)所形成的檔案的數(shù)字化管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：確保數(shù)字化檔案與原始檔案內(nèi)容一致，真實(shí)反映科研活動(dòng)的全過程。2.完整性原則：全面涵蓋科研項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)題的各個(gè)階段所形成的各類檔案，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施保障數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)安全、傳輸安全和使用安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。4.規(guī)范性原則：遵循國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對科研檔案數(shù)字化的流程、數(shù)據(jù)格式、元數(shù)據(jù)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范。5.便利性原則：數(shù)字化檔案應(yīng)便于檢索、查詢、利用和共享，提高科研檔案的利用效率。二、職責(zé)分工（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定科研檔案數(shù)字化工作計(jì)劃和實(shí)施方案。2.組織開展科研檔案的收集、整理、鑒定、編目等前期工作，確保檔案質(zhì)量符合數(shù)字化要求。3.協(xié)調(diào)數(shù)字化加工工作，對數(shù)字化加工過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查。4.負(fù)責(zé)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，建立健全數(shù)字化檔案管理制度。5.提供數(shù)字化檔案的利用服務(wù)，保障科研人員對檔案的合法使用需求。（二）科研項(xiàng)目管理部門1.督促本部門及下屬科研團(tuán)隊(duì)及時(shí)將科研項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門對科研項(xiàng)目檔案進(jìn)行整理和鑒定，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.配合檔案管理部門開展科研檔案數(shù)字化工作，確保數(shù)字化工作與科研項(xiàng)目管理流程相銜接。（三）數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)1.按照檔案管理部門的要求和標(biāo)準(zhǔn)，承擔(dān)科研檔案的數(shù)字化加工任務(wù)。2.配備專業(yè)的技術(shù)人員和設(shè)備，確保數(shù)字化加工工作的質(zhì)量和進(jìn)度。3.建立數(shù)字化加工過程中的質(zhì)量控制體系，對數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行自檢和抽檢，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)數(shù)字化加工過程中數(shù)據(jù)的安全保密工作，簽訂保密協(xié)議，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）科研人員1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目科研檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將科研項(xiàng)目檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門和數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)開展科研檔案數(shù)字化工作，提供必要的信息和協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)階段：包括項(xiàng)目申請書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目論證材料、任務(wù)書等。2.研究實(shí)驗(yàn)階段：實(shí)驗(yàn)方案、實(shí)驗(yàn)記錄、測試報(bào)告、調(diào)查問卷、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析等。3.總結(jié)驗(yàn)收階段：項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告、技術(shù)報(bào)告、驗(yàn)收申請、驗(yàn)收意見等。4.成果轉(zhuǎn)化階段：成果轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)合作協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書等。5.其他相關(guān)材料：科研人員在項(xiàng)目研究過程中形成的重要會(huì)議紀(jì)要、學(xué)術(shù)論文、著作等。(二）收集要求1.科研項(xiàng)目承擔(dān)單位應(yīng)建立健全科研檔案收集制度，明確檔案收集的責(zé)任人和時(shí)間要求，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.科研人員應(yīng)按照檔案管理的要求，認(rèn)真整理和歸檔本項(xiàng)目的科研檔案，做到分類清晰、編目準(zhǔn)確、裝訂規(guī)范。3.對重要的科研檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）整理規(guī)范1.按照科研項(xiàng)目的類別、年度、項(xiàng)目編號(hào)等進(jìn)行分類整理，建立科學(xué)合理的檔案分類體系。2.對每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檢索和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保目錄準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性和可讀性。四、數(shù)字化加工流程（一）數(shù)字化加工準(zhǔn)備1.檔案管理部門根據(jù)科研檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，確定數(shù)字化加工的范圍和批次。2.組織數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行項(xiàng)目對接，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，簽訂數(shù)字化加工服務(wù)合同。3.數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，配備專業(yè)的掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等技術(shù)人員，并進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使其熟悉科研檔案數(shù)字化的流程和標(biāo)準(zhǔn)。4.準(zhǔn)備數(shù)字化加工所需的設(shè)備和軟件，如掃描儀、圖像處理軟件、檔案管理系統(tǒng)等，并確保設(shè)備和軟件運(yùn)行正常。5.對擬數(shù)字化的科研檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量符合要求。（二）掃描1.根據(jù)檔案的紙張類型、幅面大小、裝訂方式等選擇合適的掃描儀和掃描參數(shù)，確保掃描圖像清晰、完整。2.對于紙張質(zhì)量較差、字跡模糊或有破損的檔案，應(yīng)進(jìn)行預(yù)處理，如去污、修復(fù)等，再進(jìn)行掃描。3.掃描過程中應(yīng)保持檔案的原始順序，不得隨意打亂或丟失。4.掃描圖像應(yīng)采用通用的圖像格式存儲(chǔ)，如TIFF、JPEG等，分辨率應(yīng)滿足檔案查閱和利用的要求，一般不低于300dpi。（三）圖像處理1.對掃描圖像進(jìn)行去噪、去污、糾偏、裁剪等處理，確保圖像清晰、端正、完整。2.對于圖像中存在的文字模糊、字跡不清等問題，應(yīng)進(jìn)行文字識(shí)別和校正，提高圖像的可讀性。3.對圖像處理后的圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量符合要求。（四）數(shù)據(jù)掛接1.將數(shù)字化圖像與對應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，以便于檔案的檢索和查詢。2.按照檔案管理系統(tǒng)的要求，將數(shù)字化圖像和相關(guān)元數(shù)據(jù)上傳至系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.對掛接后的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和校驗(yàn)，確保數(shù)據(jù)與原始檔案一致，無漏掛、錯(cuò)掛等情況。（五）數(shù)據(jù)驗(yàn)收1.數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)完成數(shù)字化加工任務(wù)后，應(yīng)進(jìn)行自檢，自檢合格后向檔案管理部門提交驗(yàn)收申請。2.檔案管理部門組織相關(guān)人員對數(shù)字化加工成果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性、圖像質(zhì)量等。3.驗(yàn)收過程中應(yīng)填寫驗(yàn)收記錄，對驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)，要求其限期整改。4.經(jīng)整改后驗(yàn)收合格的數(shù)字化加工成果，方可正式移交檔案管理部門進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。五、數(shù)字化檔案存儲(chǔ)與管理（一）存儲(chǔ)方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等存儲(chǔ)設(shè)備對數(shù)字化檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)，確保存儲(chǔ)容量滿足科研檔案增長的需求。2.建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，定期將數(shù)字化檔案備份至異地存儲(chǔ)，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.對存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備運(yùn)行正常，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.控制存儲(chǔ)場所的溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.定期對存儲(chǔ)場所進(jìn)行清潔和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（三）元數(shù)據(jù)管理1.建立完善的科研檔案元數(shù)據(jù)體系，明確元數(shù)據(jù)的定義、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和采集方法。2.在數(shù)字化加工過程中，應(yīng)準(zhǔn)確采集和錄入檔案的元數(shù)據(jù)，確保元數(shù)據(jù)與數(shù)字化圖像一一對應(yīng)，完整反映檔案的基本信息和背景信息。3.對元數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，保證元數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。（四）安全管理1.建立數(shù)字化檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等的安全防護(hù)。2.設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對數(shù)字化檔案的訪問，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用檔案。3.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對傳輸和存儲(chǔ)過程中的數(shù)字化檔案進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。4.定期進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，確保數(shù)字化檔案的安全。（五）利用與共享1.建立數(shù)字化檔案利用平臺(tái)，為科研人員提供便捷的檔案查詢、借閱、下載等服務(wù)。2.制定數(shù)字化檔案利用規(guī)則，明確利用流程、權(quán)限和范圍，確保檔案的合法使用。3.積極推進(jìn)科研檔案的共享，促進(jìn)科研成果的轉(zhuǎn)化和應(yīng)用，提高科研資源的利用效率。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)建立健全科研檔案數(shù)字化監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對數(shù)字化加工過程、存儲(chǔ)管理、利用共享等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查。2.定期對數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促其整改。3.對科研人員檔案移交情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。（二）檢查內(nèi)容1.數(shù)字化加工過程的規(guī)范性檢查，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等環(huán)節(jié)是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。2.數(shù)字化檔案的質(zhì)量檢查，如圖像清晰度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、元數(shù)據(jù)完整性等。3.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)環(huán)境和安全管理情況檢查，確保檔案存儲(chǔ)安全可靠。4.數(shù)字化檔案利用與共享情況檢查，是否滿足科研人員的使用需求，是否存在違規(guī)使用行為。（三）問題處理1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任單位或個(gè)人限期整改。2.整改完成后，責(zé)任單位或個(gè)人應(yīng)提交整改報(bào)告，檔案管理部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。3.對違反本制度規(guī)定的單位或個(gè)人，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織科研人員、檔案管理人員、數(shù)字化加工服務(wù)機(jī)構(gòu)人員等參加科研檔案數(shù)字化相關(guān)知識(shí)和技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括科研檔案管理知識(shí)、數(shù)字化加工流程、檔案管理系統(tǒng)操作、安全保密知識(shí)等。3.通過培訓(xùn)，使相關(guān)人員熟悉科研檔案數(shù)字化的制度要求和工作流程，掌握數(shù)字化加工技術(shù)和檔案管理系統(tǒng)的使用方法。（二）宣傳1.加強(qiáng)對科研檔案數(shù)字化制度的宣傳，提高科研人員和相關(guān)