PAGE金融類行政檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司金融類行政檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)涉及金融類行政事務(wù)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司金融類行政檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司金融類行政事務(wù)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與金融類行政事務(wù)相關(guān)的各類文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司金融類行政檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司金融類行政檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門金融類行政文件資料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.配合檔案管理部門開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱登記等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的有序存放和方便查找。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司金融類行政決策文件，如董事會(huì)決議、總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要等。2.金融監(jiān)管部門的文件、通知、批復(fù)等。3.公司與金融機(jī)構(gòu)簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等。4.公司金融業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、審批文件及相關(guān)資料。5.金融類行政事務(wù)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等。6.其他與公司金融類行政事務(wù)相關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的金融類行政文件資料收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)收集到的文件資料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，確保文件的真實(shí)性、完整性和有效性。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件資料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.分類：按照金融類行政事務(wù)的類別，將檔案分為決策管理、監(jiān)管文件、業(yè)務(wù)合同、審批資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件資料形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，符合要求的予以歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大金融決策、重要業(yè)務(wù)合同、長(zhǎng)期有效的監(jiān)管文件等檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他金融類行政檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限為[X]年或[X]年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和備份。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。（四）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)簽署保密承諾書，并經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，申請(qǐng)人到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)和簽收。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員利用檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。2.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。3.復(fù)制的檔案應(yīng)注明“復(fù)制件”字樣，并加蓋檔案管理部門印章。4.外部單位或個(gè)人利用公司檔案的，如需將檔案帶出公司的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值與實(shí)際需要相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用情況，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記，填寫檔案銷毀清單。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清單交檔案管理部門執(zhí)行。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員和執(zhí)行人員在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的金融類行政檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入功能，可以將紙質(zhì)檔案或電子文件轉(zhuǎn)換為電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快速查找檔案。3.借閱管理：對(duì)檔案的查閱、借閱進(jìn)行在線登記和審批管理，記錄借閱人員、時(shí)間、歸還情況等信息。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。5.備份與恢復(fù)：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。6.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立嚴(yán)格的用戶認(rèn)證和訪問控制機(jī)制，確保只有授權(quán)人員才能登錄檔案信息化管理系統(tǒng)。2.對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中被竊取或篡改。3.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.制定數(shù)據(jù)備份策略，定期將電子檔案數(shù)據(jù)備份到多種存儲(chǔ)介質(zhì)上，并分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集整理、歸檔保管、查閱利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理部門和各部門的檔案管理工作質(zhì)量。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況和數(shù)據(jù)安全情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對(duì)公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范和有效。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理