PAGE緊急采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司緊急采購行為，確保緊急采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因突發(fā)事件、緊急任務(wù)等原因需要進(jìn)行的緊急采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：緊急采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.必要性原則：緊急采購應(yīng)基于真實、緊急的需求，避免不必要的采購行為。3.高效性原則：在確保采購質(zhì)量的前提下，盡量簡化流程，提高采購效率，以滿足緊急業(yè)務(wù)需求。4.透明性原則：采購過程應(yīng)保持一定的透明度，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、緊急采購的定義與范圍（一）定義緊急采購是指因不可抗力、突發(fā)事件、緊急任務(wù)等特殊情況，無法按照正常采購流程進(jìn)行采購，必須立即采取采購行動以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營或其他緊急需求的采購行為。（二）范圍1.生產(chǎn)急需物資：如因設(shè)備故障、原材料短缺等原因，導(dǎo)致生產(chǎn)線面臨停產(chǎn)風(fēng)險，急需采購的零部件、原材料等。2.應(yīng)急救援物資：用于應(yīng)對自然災(zāi)害、事故災(zāi)難等突發(fā)事件的救援設(shè)備、防護(hù)用品、藥品等。3.緊急維修物資：為保障公司設(shè)施設(shè)備正常運行，對突發(fā)故障的設(shè)備進(jìn)行緊急維修所需的零部件、工具等。4.其他緊急業(yè)務(wù)需求物資：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展的緊急需要，必須立即采購的物資或服務(wù)。三、緊急采購的流程（一）需求部門提出申請1.需求部門在遇到緊急情況需要進(jìn)行采購時，應(yīng)立即填寫《緊急采購申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)說明緊急采購的原因、采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對于涉及重大安全事故、應(yīng)急救援等緊急情況的采購申請，需求部門應(yīng)同時提供相關(guān)證明材料，如事故報告、應(yīng)急救援預(yù)案等。（二）審批1.《緊急采購申請表》提交至采購部門后，采購部門應(yīng)在[X]小時內(nèi)對申請進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、緊急程度、是否符合公司相關(guān)規(guī)定等。2.經(jīng)采購部門初步審核通過后，申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]小時內(nèi)完成審批，并簽署意見。對于金額較大（超過[具體金額]）或涉及重要業(yè)務(wù)的緊急采購申請，需提交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)在[X]小時內(nèi)做出審批決定。3.審批通過的《緊急采購申請表》返回采購部門，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批通過的申請表，立即組織實施緊急采購。對于市場上有現(xiàn)貨的物資，采購人員應(yīng)優(yōu)先選擇直接采購的方式，與供應(yīng)商聯(lián)系并盡快完成采購交易。2.對于需要定制或特殊加工的物資，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保在最短時間內(nèi)完成生產(chǎn)和交付。在采購過程中，采購人員應(yīng)密切關(guān)注采購進(jìn)度，及時解決出現(xiàn)的問題。3.緊急采購的物資或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)及時通知需求部門進(jìn)行驗收。（四）驗收1.需求部門應(yīng)在收到采購物資或服務(wù)后[X]小時內(nèi)組織驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同、申請表等文件，對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對。2.對于重要物資或服務(wù)的驗收，需求部門應(yīng)邀請相關(guān)專業(yè)人員參與，確保驗收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。驗收合格后，驗收人員應(yīng)在《緊急采購驗收單》上簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。對于不合格的物資或服務(wù)，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)退換貨或采取其他補救措施。（五）付款1.采購部門根據(jù)驗收合格的《緊急采購驗收單》和采購發(fā)票，填寫《緊急采購付款申請表》。申請表應(yīng)注明采購項目、金額、付款方式等信息，并附上相關(guān)證明文件。2.《緊急采購付款申請表》提交至財務(wù)部門后，財務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)的真實性、發(fā)票的合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，申請表提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批，并簽署意見。對于金額較大（超過[具體金額]）的緊急采購付款申請，需提交總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)做出審批決定。4.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的《緊急采購付款申請表》，按照公司財務(wù)管理制度的規(guī)定，及時辦理付款手續(xù)。四、緊急采購的供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立緊急采購供應(yīng)商名錄，名錄中的供應(yīng)商應(yīng)具備良好的信譽、較強(qiáng)的供貨能力和快速響應(yīng)能力。2.在進(jìn)行緊急采購時，采購人員應(yīng)優(yōu)先從名錄中選擇供應(yīng)商。如名錄中無合適供應(yīng)商，采購人員可通過市場調(diào)研、同行推薦等方式尋找新的供應(yīng)商，但需對新供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格的資質(zhì)審查和信用評估。3.對于新供應(yīng)商的選擇，采購部門應(yīng)收集其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資質(zhì)證明文件，并進(jìn)行實地考察或背景調(diào)查，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和良好的商業(yè)信譽。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對緊急采購供應(yīng)商進(jìn)行評估與考核。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.采購人員應(yīng)根據(jù)每次緊急采購的實際情況，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行記錄和評價。評價結(jié)果作為供應(yīng)商評估與考核的重要依據(jù)。3.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購部門可給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其溝通，要求其改進(jìn)，并根據(jù)情況決定是否繼續(xù)合作。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與緊急采購供應(yīng)商保持密切的溝通與聯(lián)系，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，確保雙方合作的順利進(jìn)行。2.在緊急采購過程中，采購人員應(yīng)積極協(xié)調(diào)供應(yīng)商解決出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、質(zhì)量問題等，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.采購部門應(yīng)定期組織與供應(yīng)商的交流活動，如供應(yīng)商座談會、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，加強(qiáng)雙方的合作與信任。五、緊急采購的風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對緊急采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.在緊急采購過程中，采購人員應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)和供應(yīng)商情況，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險因素，并采取相應(yīng)的措施加以防范。（二）風(fēng)險評估1.采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別的結(jié)果，對緊急采購風(fēng)險進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險等級等。2.對于風(fēng)險等級較高的緊急采購項目，采購部門應(yīng)制定專門的風(fēng)險應(yīng)對方案，采取有效的風(fēng)險控制措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場價格波動風(fēng)險應(yīng)對：采購人員應(yīng)密切關(guān)注市場價格變化，通過與多家供應(yīng)商詢價、談判等方式，爭取有利的采購價格。同時，可考慮簽訂短期采購合同或采用套期保值等金融工具，降低價格波動風(fēng)險。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對：在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用評估和資質(zhì)審查，要求供應(yīng)商提供必要的擔(dān)?；虮ＷC金。在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，如供應(yīng)商違約，應(yīng)依法追究其責(zé)任。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對采購物資的驗收管理，嚴(yán)格按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。對于重要物資，可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗檢測。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.法律風(fēng)險應(yīng)對：采購人員應(yīng)加強(qiáng)對法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和了解，確保緊急采購活動合法合規(guī)。在簽訂采購合同前，應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，避免出現(xiàn)法律漏洞。如有必要，可咨詢公司法律顧問或?qū)I(yè)律師的意見。六、緊急采購的監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對緊急采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查，審查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應(yīng)根據(jù)監(jiān)督檢查的結(jié)果，出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況。3.公司財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對緊急采購資金的管理和監(jiān)督，確保資金使用的合規(guī)性和安全性。（二）外部審計1.公司應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，定期聘請外部審計機(jī)構(gòu)對緊急采購活動進(jìn)行審計。2.外部