PAGE單據(jù)內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司單據(jù)管理流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保公司財務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，有效防范財務(wù)風(fēng)險，保障公司資產(chǎn)安全，提高公司運(yùn)營效率。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動中涉及的各類單據(jù)，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報銷單、付款申請單、出入庫單、銷售訂單、采購訂單等。（三）基本原則1.合法性原則：單據(jù)的取得、使用和管理必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際情況相符，不得虛構(gòu)或偽造。3.準(zhǔn)確性原則：單據(jù)的填寫應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、當(dāng)事人等關(guān)鍵信息，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄。4.完整性原則：單據(jù)應(yīng)具備完整的要素，如編號、聯(lián)次、印章等，相關(guān)審批手續(xù)和附件應(yīng)齊全，不得遺漏重要信息。5.及時性原則：經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時取得或填制相應(yīng)單據(jù)，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞和處理，不得拖延。6.內(nèi)部控制原則：通過建立健全單據(jù)管理制度，明確各部門和人員在單據(jù)管理中的職責(zé)，形成有效的內(nèi)部控制機(jī)制，防止舞弊和錯誤的發(fā)生。二、單據(jù)的種類及管理要求（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。2.取得要求公司在購買商品、接受服務(wù)時，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制章、發(fā)票專用章、開票日期、購買方和銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等要素。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)確保發(fā)票上的納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息準(zhǔn)確無誤，并在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證。3.開具要求公司銷售商品、提供服務(wù)時，應(yīng)按照規(guī)定向購買方開具發(fā)票。開具發(fā)票應(yīng)使用中文，不得使用未經(jīng)國務(wù)院稅務(wù)主管部門批準(zhǔn)的其他文字。發(fā)票開具應(yīng)按照實(shí)際銷售情況如實(shí)開具，不得虛開發(fā)票。開具發(fā)票的內(nèi)容應(yīng)與合同約定、實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得開具與實(shí)際交易不符的發(fā)票。開具發(fā)票后，應(yīng)及時將發(fā)票交付給購買方，并做好相應(yīng)的簽收記錄。4.保管要求發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自損毀。已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗后銷毀。發(fā)票保管應(yīng)設(shè)立專門的檔案柜，由專人負(fù)責(zé)管理，確保發(fā)票存放安全，便于查找和核對。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是公司在非經(jīng)營性活動中收取款項時開具的憑證。2.開具要求收據(jù)應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的格式，由專人負(fù)責(zé)開具。開具時應(yīng)注明收款日期、交款人、收款事由、金額等信息，并加蓋公司財務(wù)專用章。收據(jù)開具應(yīng)連續(xù)編號，不得跳號、重號。作廢的收據(jù)應(yīng)加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)保存，不得撕毀。3.保管要求收據(jù)存根聯(lián)應(yīng)按照順序裝訂成冊，妥善保管，保管期限與發(fā)票存根聯(lián)相同。定期對收據(jù)的使用情況進(jìn)行核對，確保收據(jù)的開具與收款情況一致，防止收據(jù)丟失或被盜用。（三）報銷單1.定義：報銷單是公司員工因公務(wù)活動發(fā)生費(fèi)用后，向公司申請報銷的憑證。2.填寫要求報銷人應(yīng)按照報銷單的格式要求，如實(shí)填寫報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、報銷事由、金額等信息。報銷事由應(yīng)詳細(xì)說明費(fèi)用發(fā)生的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等情況。報銷金額應(yīng)與所附發(fā)票及其他相關(guān)憑證的金額一致，不得虛報、多報。對于多張發(fā)票的報銷，應(yīng)在報銷單上注明每張發(fā)票的金額及合計金額。報銷單應(yīng)按照費(fèi)用性質(zhì)進(jìn)行分類填寫，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，并分別粘貼相應(yīng)的發(fā)票及附件。3.審批要求報銷單應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般情況下，先由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)費(fèi)用的真實(shí)性和合理性，再由財務(wù)部門審核票據(jù)的合規(guī)性和金額的準(zhǔn)確性，最后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審核報銷單的各項內(nèi)容，對不符合規(guī)定的報銷申請應(yīng)予以拒絕，并注明原因。4.支付要求經(jīng)審批后的報銷單，由財務(wù)部門按照公司的資金支付流程進(jìn)行支付。支付方式可根據(jù)公司規(guī)定和實(shí)際情況選擇現(xiàn)金支付、銀行轉(zhuǎn)賬等方式。支付完成后，財務(wù)部門應(yīng)在報銷單上加蓋“已支付”戳記，并登記入賬。（四）付款申請單1.定義：付款申請單是公司在對外支付款項時，由相關(guān)部門或人員填寫的申請憑證。2.填寫要求付款申請單應(yīng)填寫付款日期、付款單位、付款金額、付款事由、收款單位信息等內(nèi)容。付款事由應(yīng)詳細(xì)說明支付款項的用途和依據(jù)，如采購合同編號、服務(wù)協(xié)議等。付款金額應(yīng)與合同約定或相關(guān)審批文件一致，不得擅自變更。如有特殊情況需要調(diào)整付款金額，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。付款申請單應(yīng)附上相關(guān)的合同、協(xié)議、發(fā)票等證明文件，確保支付款項的真實(shí)性和合法性。3.審批要求付款申請單的審批流程與報銷單類似，先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，再經(jīng)財務(wù)部門審核，最后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人應(yīng)重點(diǎn)審核付款的必要性、金額的準(zhǔn)確性、支付方式的合理性以及相關(guān)證明文件的完整性。對于重大金額的付款申請，應(yīng)進(jìn)行專項審計或風(fēng)險評估。4.支付要求財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請單，按照公司的資金管理制度進(jìn)行支付操作。支付前應(yīng)核對收款單位信息，確?？铐椫Ц兜秸_的賬戶。支付完成后，應(yīng)及時取得收款方的收款憑證，并進(jìn)行賬務(wù)處理。同時，對付款申請單及相關(guān)附件進(jìn)行歸檔保存。（五）出入庫單1.定義：出入庫單是記錄公司存貨出入庫情況的憑證，包括原材料、庫存商品、低值易耗品等。2.入庫單填寫要求入庫單應(yīng)填寫入庫日期、供應(yīng)商名稱、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、入庫倉庫等信息。入庫單應(yīng)由倉庫保管人員根據(jù)實(shí)際入庫情況填制，并簽字確認(rèn)。對于采購入庫的貨物，入庫單應(yīng)與采購發(fā)票、采購訂單等相關(guān)憑證核對一致，確保入庫貨物的數(shù)量、金額準(zhǔn)確無誤。入庫單應(yīng)按照貨物類別和倉庫進(jìn)行分類編號，便于查詢和統(tǒng)計。3.出庫單填寫要求出庫單應(yīng)填寫出庫日期、領(lǐng)用部門、貨物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、出庫倉庫等信息。出庫單應(yīng)由領(lǐng)用部門或人員填寫，并經(jīng)倉庫保管人員審核簽字后辦理出庫手續(xù)。出庫單應(yīng)根據(jù)公司的領(lǐng)料制度和審批流程進(jìn)行填寫，對于限額領(lǐng)料或特殊用途的領(lǐng)料，應(yīng)注明相關(guān)審批信息。出庫單應(yīng)按照貨物類別和出庫用途進(jìn)行分類編號，以便進(jìn)行成本核算和庫存管理。4.保管要求出入庫單應(yīng)按月裝訂成冊，妥善保管，保管期限為五年。定期對出入庫單進(jìn)行核對，確保出入庫數(shù)量與庫存實(shí)物一致，防止庫存賬實(shí)不符。同時，通過出入庫單的統(tǒng)計分析，為公司的采購、生產(chǎn)、銷售等決策提供數(shù)據(jù)支持。（六）銷售訂單1.定義：銷售訂單是公司與客戶簽訂的銷售合同或協(xié)議的書面形式，是確認(rèn)銷售業(yè)務(wù)的依據(jù)。2.簽訂要求銷售訂單應(yīng)明確雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式等信息，并加蓋雙方公章或合同專用章。銷售訂單應(yīng)詳細(xì)約定銷售商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，確保合同內(nèi)容完整、明確、合法。銷售訂單簽訂前，應(yīng)進(jìn)行合同評審，由銷售部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員對訂單條款進(jìn)行審核，評估合同風(fēng)險，確保公司利益不受損害。3.執(zhí)行要求銷售部門應(yīng)按照銷售訂單的約定，組織生產(chǎn)、發(fā)貨等工作，確保按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。在銷售訂單執(zhí)行過程中，如發(fā)生變更或違約情況，應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或辦理相關(guān)變更手續(xù)。同時，應(yīng)將訂單執(zhí)行情況及時反饋給相關(guān)部門，以便進(jìn)行跟蹤和管理。4.保管要求銷售訂單應(yīng)按照合同編號進(jìn)行歸檔保存，保存期限為合同履行完畢后五年。定期對銷售訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善銷售合同管理流程，提高公司的銷售管理水平。（七）采購訂單1.定義：采購訂單是公司向供應(yīng)商發(fā)出的采購貨物或服務(wù)的書面指令，是采購業(yè)務(wù)的依據(jù)。2.簽訂要求采購訂單應(yīng)明確采購方和供應(yīng)商的信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式等，并加蓋公司公章或采購專用章。采購訂單應(yīng)詳細(xì)注明采購貨物或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式等條款，確保采購需求明確、具體。采購訂單簽訂前，應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇，確保供應(yīng)商具備良好的信譽(yù)、資質(zhì)和供貨能力。同時，應(yīng)與供應(yīng)商就采購訂單條款進(jìn)行充分溝通，達(dá)成一致意見。3.執(zhí)行要求采購部門應(yīng)按照采購訂單的要求，及時跟蹤供應(yīng)商的供貨情況，確保按時、按質(zhì)、按量收到采購貨物或服務(wù)。在采購訂單執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如退貨、換貨、索賠等，以保障公司利益。4.保管要求采購訂單應(yīng)按照訂單編號進(jìn)行歸檔保存，保存期限為訂單執(zhí)行完畢后五年。定期對采購訂單的執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和分析，評估采購績效，為后續(xù)采購決策提供參考依據(jù)。同時，應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，不斷優(yōu)化采購流程，降低采購成本。三、單據(jù)的流轉(zhuǎn)與傳遞（一）單據(jù)的取得1.業(yè)務(wù)部門在開展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動時，應(yīng)按照規(guī)定及時取得相關(guān)單據(jù)。對于發(fā)票，應(yīng)在交易完成后及時向銷售方索?。粚τ谄渌麅?nèi)部單據(jù)，如報銷單、付款申請單等，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生情況如實(shí)填寫。2.取得的單據(jù)應(yīng)確保內(nèi)容完整、真實(shí)、有效，不得接受虛假或無效的單據(jù)。如發(fā)現(xiàn)取得的單據(jù)存在問題，應(yīng)及時與對方溝通協(xié)商，要求對方重新開具或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。（二）單據(jù)的初審1.業(yè)務(wù)部門取得單據(jù)后，應(yīng)首先進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括單據(jù)的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性以及與業(yè)務(wù)的相關(guān)性。初審合格后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.對于不符合要求的單據(jù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時退回給相關(guān)人員進(jìn)行更正或補(bǔ)充，確保單據(jù)符合規(guī)定后再進(jìn)行流轉(zhuǎn)。（三）單據(jù)的傳遞1.初審后的單據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞。一般情況下，報銷單、付款申請單等內(nèi)部單據(jù)應(yīng)依次傳遞給財務(wù)部門審核，再報公司領(lǐng)導(dǎo)審批；發(fā)票等外部單據(jù)應(yīng)在業(yè)務(wù)部門初審后直接傳遞給財務(wù)部門進(jìn)行認(rèn)證、記賬等處理。2.單據(jù)傳遞應(yīng)通過專門的文件傳遞渠道或電子系統(tǒng)進(jìn)行，確保傳遞過程的安全、及時、準(zhǔn)確。傳遞過程中應(yīng)做好記錄，注明傳遞時間、傳遞人、接收人等信息，以便跟蹤和查詢。（四）單據(jù)的審核1.財務(wù)部門收到單據(jù)后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括單據(jù)的合法性、合規(guī)性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性以及與財務(wù)制度的相符性。對于發(fā)票，應(yīng)重點(diǎn)審核發(fā)票的真?zhèn)?、稅率、稅額計算是否正確、發(fā)票開具是否規(guī)范等；對于報銷單、付款申請單等內(nèi)部單據(jù)，應(yīng)審核審批手續(xù)是否齊全、費(fèi)用支出是否合理、金額計算是否準(zhǔn)確等。2.審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，并要求業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。對于不符合財務(wù)制度或法律法規(guī)要求的單據(jù)，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。（五）單據(jù)的審批1.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的單據(jù)，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司的財務(wù)政策、預(yù)算安排以及業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對單據(jù)進(jìn)行審批。審批通過后，在單據(jù)上簽字確認(rèn)。2.對于重大金額或涉及重要事項的單據(jù)，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注和審批，必要時可組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究和決策。（六）單據(jù)的支付與記賬1.審批后的單據(jù)，由財務(wù)部門按照公司的資金支付流程進(jìn)行支付。支付完成后，應(yīng)及時取得收款憑證，并進(jìn)行賬務(wù)處理。記賬憑證應(yīng)與原始單據(jù)相符，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對單據(jù)的支付和記賬情況進(jìn)行核對和檢查，確保賬務(wù)處理的及時性、準(zhǔn)確性和完整性。同時，應(yīng)按照會計檔案管理的要求，對單據(jù)及相關(guān)憑證進(jìn)行妥善保管。四、單據(jù)的保管與銷毀（一）單據(jù)的保管1.公司應(yīng)設(shè)立專門的單據(jù)保管崗位或指定專人負(fù)責(zé)單據(jù)的保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉單據(jù)管理流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.單據(jù)應(yīng)按照類別、時間順序等進(jìn)行分類整理，并妥善存放。存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件，確保單據(jù)的安全保存。3.對于電子單據(jù)，應(yīng)采用安全可靠的存儲方式進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，應(yīng)設(shè)置必要的權(quán)限管理，確保電子單據(jù)的保密性和完整性。（二）單據(jù)的銷毀1.單據(jù)保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，保管人員應(yīng)編制單據(jù)銷毀清單，詳細(xì)記錄單據(jù)的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.單據(jù)銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保單據(jù)信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的單據(jù)銷毀清單應(yīng)作為會計檔案的一部分進(jìn)行保存，保存期限與原單據(jù)相同。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對單據(jù)內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計檢查。審計內(nèi)容包括單據(jù)的取得、審核、審批、支付、保管等環(huán)節(jié)，檢查是否存在違反制度規(guī)定的行為。2.內(nèi)部審計人員應(yīng)通過查閱單據(jù)、核對賬目、訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。審計結(jié)果應(yīng)向公司管理層報告。（二）財務(wù)檢查1.財務(wù)部門應(yīng)定期對公司的單據(jù)管理情況進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括單據(jù)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及賬務(wù)處理的正確性等。2.財務(wù)檢查可采用定期檢查與不定期抽查相