PAGE油卡管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司油卡管理，規(guī)范油卡使用流程，確保油卡使用的安全性、合理性和經(jīng)濟性，防范油卡管理風險，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及油卡使用的部門和人員，包括但不限于車輛使用部門、駕駛員等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關行業(yè)標準，確保油卡管理活動合法合規(guī)。2.安全性原則保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生，確保資金安全。3.合理性原則根據(jù)公司業(yè)務實際需求，合理配置油卡，控制油卡使用成本，提高資金使用效益。4.職責明確原則明確各部門和人員在油卡管理中的職責，做到責任清晰，分工協(xié)作。二、油卡管理職責分工（一）行政部門1.負責油卡的統(tǒng)一采購、登記、發(fā)放和回收工作。2.定期與油卡供應商進行核對賬目，確保油卡充值金額準確無誤。3.建立油卡管理臺賬，詳細記錄油卡的領取、使用、結余等情況。4.監(jiān)督油卡使用情況，對異常使用行為進行調(diào)查和處理。（二）財務部門1.負責審核油卡充值費用的報銷憑證，確保費用支出符合公司財務制度。2.定期對油卡使用情況進行財務分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。3.協(xié)助行政部門進行油卡賬目核對，確保財務數(shù)據(jù)的準確性。（三）車輛使用部門1.負責本部門車輛油卡的日常使用管理，指定專人負責油卡的保管和使用。2.根據(jù)車輛行駛里程和油耗情況，合理安排油卡充值，確保車輛正常運行。3.及時向行政部門反饋油卡使用過程中出現(xiàn)的問題，配合行政部門進行調(diào)查處理。（四）駕駛員1.嚴格按照公司規(guī)定使用油卡，不得擅自將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛加油。2.在每次加油后，及時在油卡使用記錄上簽字確認，并將加油小票妥善保存，交回車輛使用部門。3.發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，應立即向車輛使用部門報告，并協(xié)助進行掛失和處理。三、油卡采購與充值管理（一）采購流程1.行政部門根據(jù)公司車輛數(shù)量、預計油耗以及油卡使用情況，制定油卡采購計劃。2.采購計劃經(jīng)公司領導審批后，行政部門選擇信譽良好、服務優(yōu)質(zhì)的油卡供應商進行采購。3.與油卡供應商簽訂采購合同，明確油卡的種類、數(shù)量、價格、充值方式、結算周期等條款。4.行政部門按照合同約定，及時支付油卡采購款項，并要求供應商提供正規(guī)發(fā)票。（二）充值管理1.行政部門定期對油卡余額進行盤點，根據(jù)車輛使用情況和油卡余額，確定充值金額。2.填寫油卡充值申請表，詳細注明充值油卡的卡號、充值金額、充值原因等信息。3.油卡充值申請表經(jīng)車輛使用部門負責人審核簽字后，報行政部門負責人審批。4.行政部門根據(jù)審批后的充值申請表，聯(lián)系油卡供應商進行充值操作。充值完成后，及時更新油卡管理臺賬。（三）充值記錄與核對1.行政部門負責保存油卡充值記錄，包括充值申請表、充值發(fā)票、充值憑證等相關資料。2.每月末，行政部門與財務部門核對油卡充值金額，確保賬目一致。如發(fā)現(xiàn)差異，應及時查明原因并進行調(diào)整。四、油卡使用管理（一）使用范圍公司油卡僅限用于公司所屬車輛加油，不得用于其他用途。（二）加油流程1.駕駛員根據(jù)車輛行駛里程和油耗情況，判斷是否需要加油。如需加油，應選擇公司指定的加油站。2.到達加油站后，駕駛員向加油站工作人員出示油卡，并告知加油金額。3.加油站工作人員使用油卡進行加油操作，加油完成后，駕駛員應仔細核對加油金額和加油數(shù)量，并在加油小票上簽字確認。4.駕駛員將加油小票妥善保存，回公司后及時交回車輛使用部門。車輛使用部門定期對加油小票進行整理和核對，確保加油記錄真實、準確。（三）異常使用監(jiān)控1.行政部門通過油卡管理系統(tǒng)和加油記錄，對油卡使用情況進行實時監(jiān)控。重點關注油卡的加油時間、加油地點、加油金額等信息，發(fā)現(xiàn)異常使用行為及時進行調(diào)查。2.對于頻繁在同一加油站大額加油、加油時間異常、加油金額與車輛油耗明顯不符等情況，行政部門應及時與車輛使用部門和駕駛員溝通核實。如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)行為，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理。五、油卡保管與掛失（一）保管責任1.車輛使用部門應指定專人負責油卡的保管，確保油卡安全存放。2.油卡保管人員不得擅自將油卡交予他人使用，如因特殊情況需要委托他人代加油，應經(jīng)車輛使用部門負責人批準，并做好交接記錄。（二）掛失處理1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜用，駕駛員應立即向車輛使用部門報告。車輛使用部門接到報告后，應及時通知行政部門進行掛失。2.行政部門在接到掛失通知后，應立即聯(lián)系油卡供應商辦理掛失手續(xù)，并凍結該油卡賬戶，防止油卡被盜用。3.油卡掛失后，行政部門應及時查明原因，如因保管不善導致油卡丟失，應追究保管人員的責任。如發(fā)現(xiàn)存在被盜用情況，應及時向公安機關報案，并配合公安機關進行調(diào)查處理。六、油卡盤點與對賬（一）盤點周期1.行政部門每月末對油卡進行一次盤點，確保油卡數(shù)量與油卡管理臺賬記錄一致。2.每年年末，行政部門會同財務部門對公司所有油卡進行全面盤點，核對油卡余額、充值記錄、使用記錄等信息，確保賬實相符。（二）盤點方法1.行政部門油卡管理人員按照油卡管理臺賬逐一核對油卡實物，檢查油卡是否完好無損，卡號、密碼等信息是否正確。2.對于盤點過程中發(fā)現(xiàn)的差異，如油卡丟失、損壞、余額不符等情況，應詳細記錄并及時查明原因。3.盤點結束后，行政部門編制油卡盤點報告，說明盤點情況、差異原因及處理結果。油卡盤點報告經(jīng)行政部門負責人簽字后，報財務部門備案。（三）對賬工作1.每月末，行政部門與財務部門核對油卡充值金額、使用金額、結余金額等賬目信息，確保財務數(shù)據(jù)準確無誤。2.行政部門應及時向財務部門提供油卡管理臺賬、加油記錄、充值記錄等相關資料，以便財務部門進行賬務處理。3.財務部門在核對賬目過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與行政部門溝通，共同查明原因并進行調(diào)整。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛加油。2.偽造加油記錄或虛報加油費用。3.因保管不善導致油卡丟失或被盜用。4.其他違反油卡管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的人員，除責令其退還違規(guī)所得外，視情節(jié)輕重給予相應的經(jīng)濟處罰，如扣除績效獎金、罰款等，并給予通報批評、降職、辭退等行政處分。3.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)人員應承擔相應的賠償責任。（三）責任追究1.對于因管理不善導致油卡違規(guī)使用的部門負責人，視情節(jié)輕重給予相應的管理責任追究，如誡勉談話、扣發(fā)績效獎金等。2.對于因