PAGE零采規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強公司零采管理，規(guī)范零采行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門的所有零采活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、維修材料、低值易耗品等的采購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監(jiān)督。4.歸口管理原則：零采工作實行歸口管理，明確各部門職責，確保采購工作有序進行。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定零采采購計劃，組織實施采購活動。2.收集、整理供應商信息，建立供應商檔案。3.與供應商進行談判、簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協調解決采購過程中的問題。（二）需求部門1.根據工作需要，提出零采需求申請。2.參與采購過程中的技術交流、驗收等工作。3.對采購物品的質量、使用效果等進行反饋和評價。（三）財務部門1.負責審核零采預算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。3.辦理采購款項的支付手續(xù)。（四）審計部門1.對零采活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否合規(guī)。2.對采購項目的經濟效益進行評價。三、采購流程（一）需求申請1.需求部門根據工作需要，填寫《零采需求申請表》，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、用途等。2.《零采需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《零采需求申請表》后，對需求進行審核。2.根據采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。采購金額較小的，由采購部門負責人審批；采購金額較大的，需經公司領導審批。（三）采購實施1.采購部門根據審批后的采購需求，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間、采購預算等。2.采購人員按照采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。采購方式包括詢價采購、競爭性談判、單一來源采購等，應根據采購項目的特點和公司規(guī)定選擇合適的采購方式。3.與供應商進行談判，簽訂采購合同。采購合同應明確采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。（四）驗收付款1.采購物品到貨后，采購部門通知需求部門、質量檢驗部門等相關人員進行驗收。2.驗收人員按照采購合同和相關標準對采購物品的數量、質量、規(guī)格等進行驗收，填寫《零采驗收單》。3.驗收合格后，需求部門在《零采驗收單》上簽字確認。采購部門將《零采驗收單》、采購合同等相關資料提交至財務部門辦理付款手續(xù)。4.財務部門審核相關資料后，按照合同約定支付采購款項。四、采購方式（一）詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、市場價格比較透明、采購需求明確的項目。2.采購流程：采購部門向至少三家供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商在規(guī)定時間內報價。采購人員對供應商的報價進行比較，選擇報價合理、信譽良好的供應商作為中標候選人。采購部門與中標候選人進行談判，確定最終采購價格和合同條款。簽訂采購合同。（二）競爭性談判1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術復雜、市場競爭不充分的項目。2.采購流程：采購部門發(fā)布競爭性談判公告，邀請符合條件的供應商參加談判。根據供應商報名情況，確定參加談判的供應商名單。采購部門組織談判小組與供應商進行談判。談判小組由采購部門、需求部門、技術專家等人員組成。談判小組與供應商就采購項目的技術規(guī)格、價格、交貨時間、售后服務等條款進行談判，要求供應商進行多輪報價。根據談判結果，確定中標供應商，簽訂采購合同。（三）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。2.采購流程：需求部門提出單一來源采購申請，說明采購原因、采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數量等。采購部門對申請進行審核，報公司領導批準。采購部門與單一供應商進行談判，簽訂采購合同。五、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商篩選標準，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行綜合評估。2.選擇供應商時，應優(yōu)先選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。3.采購部門應定期對供應商進行評估，根據評估結果調整供應商名單。（二）供應商檔案管理1.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質證明、業(yè)績情況、合作歷史等。2.供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。（三）供應商考核1.采購部門應定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。2.根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于表現不佳的供應商進行警告或淘汰。六、采購預算管理（一）預算編制1.需求部門應根據工作需要和歷史數據，編制零采預算。2.采購部門對需求部門提交的零采預算進行審核，結合市場價格情況，提出調整建議。3.財務部門對采購預算進行匯總、審核，報公司領導批準。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算進行采購，不得超預算采購。特殊情況需要超預算采購的，應按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)督，定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和通報。（三）預算調整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、工作任務變化等原因需要調整采購預算的，需求部門應提出預算調整申請。2.采購部門對預算調整申請進行審核，報財務部門審核，經公司領導批準后進行調整。七、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.針對識別出的風險，應制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.市場風險應對：密切關注市場價格波動情況，加強市場調研，合理安排采購時間，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應商風險應對：建立供應商評估和考核機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商，加強對供應商的管理和監(jiān)督，降低供應商違約風險。3.質量風險應對：加強對采購物品的質量檢驗，嚴格按照合同約定的質量標準進行驗收，確保采購物品的質量符合要求。4.合同風險應對：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免合同糾紛。（三）風險監(jiān)控1.采購部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。2.根據風險監(jiān)控結果，及時調整風險應對措施，確保采購風險得到有效控制。八、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.審計部門應定期對零采活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否合規(guī)，采購程序是否執(zhí)行到位，采購資金是否合理使用等。2.公司內部