PAGE財(cái)務(wù)單據(jù)憑證規(guī)范化制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的使用、填寫、審核、傳遞及保管等流程，確保財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及財(cái)務(wù)收支、資產(chǎn)變動(dòng)等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中所產(chǎn)生的各類財(cái)務(wù)單據(jù)憑證。（三）基本原則1.合法性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的取得、制作和使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.真實(shí)性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容必須真實(shí)、客觀，不得虛構(gòu)或隱瞞。3.準(zhǔn)確性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的填寫應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，包括日期、金額、摘要、科目等各項(xiàng)內(nèi)容。4.完整性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證應(yīng)具備完整的要素，如憑證名稱、編號(hào)、聯(lián)次、簽章等，不得遺漏。5.及時(shí)性原則：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證應(yīng)在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成后及時(shí)填制、取得，并傳遞至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行處理。二、財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的種類及使用規(guī)范（一）發(fā)票1.定義：發(fā)票是指在購(gòu)銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，開(kāi)具、收取的收付款憑證。2.種類：包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。3.使用規(guī)范公司在購(gòu)買商品、接受服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（增值稅專用發(fā)票）等必要聯(lián)次，并加蓋發(fā)票專用章。開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋發(fā)票專用章。填寫的內(nèi)容應(yīng)包括：公司名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開(kāi)戶行及賬號(hào)、貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等。取得的發(fā)票應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與銷售方聯(lián)系更換或重開(kāi)。（二）收據(jù)1.定義：收據(jù)是指財(cái)政部門印制的蓋有財(cái)政票據(jù)監(jiān)制章的的收付款憑證，用于行政事業(yè)性收入，即非應(yīng)稅業(yè)務(wù)。2.種類：包括收款收據(jù)、往來(lái)結(jié)算收據(jù)等。3.使用規(guī)范公司內(nèi)部往來(lái)結(jié)算等業(yè)務(wù)可使用收款收據(jù)。收款收據(jù)應(yīng)按順序編號(hào)，由專人負(fù)責(zé)保管和開(kāi)具。開(kāi)具收據(jù)時(shí)，應(yīng)填寫日期、交款單位或個(gè)人、收款事由、金額等內(nèi)容，并加蓋財(cái)務(wù)專用章或收款專用章。收到現(xiàn)金或其他款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)開(kāi)具收據(jù)，并將收據(jù)交款聯(lián)交予交款人。對(duì)于往來(lái)結(jié)算收據(jù)，應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)清后妥善保管存根聯(lián)。（三）報(bào)銷單1.定義：報(bào)銷單是員工因公務(wù)支出后，用于向公司申請(qǐng)報(bào)銷費(fèi)用的單據(jù)。2.種類：包括費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。3.使用規(guī)范員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)填寫報(bào)銷單。報(bào)銷單應(yīng)填寫清晰、準(zhǔn)確，包括報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、費(fèi)用明細(xì)（如日期、事由、金額等）、報(bào)銷金額合計(jì)等內(nèi)容。費(fèi)用明細(xì)應(yīng)與所附的原始憑證相符，原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，并注明費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、用途等。報(bào)銷單應(yīng)按規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽字審批，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。（四）借款單1.定義：借款單是員工因公務(wù)需要向公司預(yù)借現(xiàn)金或支票時(shí)填寫的單據(jù)。2.使用規(guī)范員工如需借款，應(yīng)填寫借款單，注明借款日期、借款事由、借款金額、預(yù)計(jì)還款日期等內(nèi)容。借款單應(yīng)按規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽字審批，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)部門辦理借款手續(xù)。借款人員應(yīng)在規(guī)定的還款期限內(nèi)歸還借款，如需延期還款，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。還款時(shí)，應(yīng)填寫還款單，注明還款日期、還款金額等內(nèi)容，并交予財(cái)務(wù)部門核銷借款。（五）付款申請(qǐng)單1.定義：付款申請(qǐng)單是公司向供應(yīng)商或其他單位支付款項(xiàng)時(shí)填寫的單據(jù)。2.使用規(guī)范業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定或業(yè)務(wù)需要，填寫付款申請(qǐng)單，注明付款日期、收款單位名稱、賬號(hào)、開(kāi)戶行、付款金額、付款事由、所附單據(jù)張數(shù)等內(nèi)容。付款申請(qǐng)單應(yīng)按規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽字審批，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門在辦理付款時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)付款申請(qǐng)單與相關(guān)合同、發(fā)票等憑證的一致性，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。三、財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的填寫規(guī)范（一）基本要求1.財(cái)務(wù)單據(jù)憑證應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用圓珠筆（銀行復(fù)寫賬簿除外）或鉛筆填寫。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。如填寫錯(cuò)誤，應(yīng)重新開(kāi)具或按規(guī)定進(jìn)行更正，并在更正處加蓋出具單位的印章。（二）具體填寫規(guī)范1.日期：填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際日期，年、月、日應(yīng)齊全，不得省略。2.編號(hào)：各類財(cái)務(wù)單據(jù)憑證應(yīng)按規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的連續(xù)性和唯一性。3.摘要：簡(jiǎn)要概括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于理解和查詢。4.金額：填寫的金額應(yīng)與實(shí)際發(fā)生的金額一致，大小寫金額應(yīng)相符。大寫金額應(yīng)按照規(guī)范的漢字書寫，不得自造簡(jiǎn)化字。5.科目：按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行填寫，確保會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性。6.簽章：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證應(yīng)加蓋相應(yīng)的印章，如發(fā)票專用章、財(cái)務(wù)專用章、收款專用章等。印章應(yīng)清晰、端正，不得模糊或遺漏。四、財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的審核規(guī)范（一）審核原則1.真實(shí)性審核：審核財(cái)務(wù)單據(jù)憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，是否與實(shí)際情況相符。2.合法性審核：審核財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的取得、制作和使用是否符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。3.準(zhǔn)確性審核：審核財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的填寫內(nèi)容是否準(zhǔn)確無(wú)誤，金額計(jì)算是否正確，科目使用是否恰當(dāng)。4.完整性審核：審核財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的要素是否齊全，聯(lián)次是否完整，所附原始憑證是否齊全、合規(guī)。（二）審核流程1.業(yè)務(wù)部門初審：?jiǎn)T工填寫的報(bào)銷單、借款單、付款申請(qǐng)單等財(cái)務(wù)單據(jù)憑證，應(yīng)先由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性和必要性，并簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)部門審核：財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的財(cái)務(wù)單據(jù)憑證后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)審核。審核內(nèi)容包括單據(jù)的填寫規(guī)范、金額計(jì)算、科目使用、所附原始憑證等。對(duì)于不符合要求的單據(jù)，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行更正或補(bǔ)充。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)的財(cái)務(wù)單據(jù)憑證，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司的財(cái)務(wù)政策、預(yù)算安排等進(jìn)行審批，簽字確認(rèn)后，方可辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)。五、財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的傳遞規(guī)范（一）傳遞原則1.及時(shí)傳遞原則：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)傳遞至相關(guān)部門和人員，確保財(cái)務(wù)信息的及時(shí)處理。2.準(zhǔn)確傳遞原則：傳遞過(guò)程中應(yīng)保證財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的準(zhǔn)確性和完整性，避免丟失、損壞或錯(cuò)傳。3.安全傳遞原則：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證涉及公司的財(cái)務(wù)機(jī)密，傳遞過(guò)程中應(yīng)注意安全保密，防止信息泄露。（二）傳遞流程1.業(yè)務(wù)部門傳遞：業(yè)務(wù)部門在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)取得或填制財(cái)務(wù)單據(jù)憑證，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行簽字審批。審批通過(guò)后，將財(cái)務(wù)單據(jù)憑證及所附原始憑證傳遞至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門內(nèi)部傳遞：財(cái)務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的財(cái)務(wù)單據(jù)憑證后，應(yīng)按照審核流程進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，進(jìn)行賬務(wù)處理，并將相關(guān)憑證傳遞至檔案管理部門進(jìn)行保管。3.其他部門傳遞：涉及其他部門的財(cái)務(wù)單據(jù)憑證，如付款申請(qǐng)單需傳遞至采購(gòu)部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)等，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞，并做好交接記錄。六、財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的保管規(guī)范（一）保管原則1.安全保管原則：財(cái)務(wù)單據(jù)憑證應(yīng)妥善保管，確保安全，防止丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。2.分類保管原則：按照財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的種類、年度、月份等進(jìn)行分類保管，便于查找和核對(duì)。3.期限保管原則：根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及財(cái)務(wù)制度規(guī)定確定財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的保管期限，并嚴(yán)格按照期限進(jìn)行保管。（二）保管期限1.原始憑證：涉及外事和對(duì)私改造的會(huì)計(jì)憑證永久保管；其他會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.記賬憑證：保管期限為30年。3.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)保管：對(duì)于紙質(zhì)的財(cái)務(wù)單據(jù)憑證，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照分類順序進(jìn)行排列，并建立檔案索引，便于查找。2.電子保管：對(duì)于電子形式的財(cái)務(wù)單據(jù)憑證，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并采用加密、防病毒等安全措施，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（四）銷毀規(guī)定1.保管期滿的財(cái)務(wù)單據(jù)憑證，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.在銷毀時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.對(duì)于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的使用、填寫、審核、傳遞及保管等情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。同時(shí)，公司審計(jì)部門有權(quán)對(duì)財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的管理情況進(jìn)行定期或不定期的審計(jì)監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的取得、制作和使用是否符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的填寫是否規(guī)范、準(zhǔn)確、完整。3.財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的審核流程是否執(zhí)行到位，審核結(jié)果是否準(zhǔn)確。4.財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的傳遞是否及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，交接記錄是否完整。5.財(cái)務(wù)單據(jù)憑證的保管是否符合規(guī)定，保管期限是否正確，保管方式是否安全。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反本制度