環(huán)境保護檔案管理規(guī)范環(huán)境監(jiān)測HJ/T8.2—94為了加強環(huán)境監(jiān)測檔案工作，發(fā)揮環(huán)境監(jiān)測檔案在各項環(huán)境管理和經(jīng)濟建設中的作用，結(jié)合環(huán)境監(jiān)測工作的實際情況，制定本規(guī)范。規(guī)范依據(jù)《環(huán)境保護檔案管理辦法》制定。1主題內(nèi)容和適用范圍本《規(guī)范》規(guī)定了環(huán)境監(jiān)測檔案工作的基本要求、監(jiān)測文件材料的管理、歸檔和監(jiān)測檔案的管理、開發(fā)以及利用的主要內(nèi)容、方法和常用工作用表等，是環(huán)境監(jiān)測部門檔案管理的工作依據(jù)。本《規(guī)范》適用于環(huán)境保護行政主管部門及其監(jiān)測機構(gòu)形成的環(huán)境監(jiān)測檔案的管理。GB/T11822—89科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求HJ/T7—94中國檔案法環(huán)境保護檔案分類表環(huán)境監(jiān)測檔案：中央和地方環(huán)境保護行政管理部門及其所屬的各級環(huán)境監(jiān)測機構(gòu)在環(huán)境監(jiān)測和行政管理等活動中直接形成的，對國家和社會有一定保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記4文件材料的管理與歸檔4.1文件材料的形成和積累4.1.1環(huán)境監(jiān)測文件材料的形成和積累，按照監(jiān)測工作的四個階段，由形成材料的責任處、科室(人)負責收集有關文件材料。4.1.1.1監(jiān)測工作方案制定階段產(chǎn)生的工作方案、規(guī)劃(計劃)、采樣點分布圖、調(diào)查報告等均由編寫計劃的管理部門負責歸檔。4.1.1.2現(xiàn)場采樣及實驗室分析階段的采樣記錄、送樣單、各環(huán)境要素的實驗室測試記錄等均由采樣、分析部門負責歸檔。4.1.1.3數(shù)據(jù)處理階段產(chǎn)生的處理結(jié)果表、計算結(jié)果表圖等由監(jiān)測數(shù)據(jù)管理部門負責歸檔。4.1.1.4分析結(jié)論階段產(chǎn)生的分析結(jié)論、評價報告、質(zhì)量報告書、專題報告由綜合管理部門負責歸檔。4.1.2各環(huán)境監(jiān)測職能科室及歸檔者均需使用統(tǒng)一的歸檔用紙，如文稿紙、實驗室記錄紙(見附錄D一附錄N)。4.1.3檔案部門應參加主要的監(jiān)測活動，深入了解各項監(jiān)測工作的進展情況，督促、指導監(jiān)測人員做好文件材料的積累工作。4.2文件材料的歸檔4.2.1歸檔范圍凡直接記述和反映環(huán)境監(jiān)測管理、進行環(huán)境監(jiān)測活動的，具有保存價值的文字材料、圖表、聲象等國家環(huán)境保護局1994-07-28批準1995-01-01實施司形式的歷史記錄均屬歸檔范圍(詳見附錄A)。2.1.1本單位形成的及上級下達并需貫徹的監(jiān)測工作技術規(guī)范、方法、參加測試新技術、新方法的驗2.1.2環(huán)境監(jiān)測質(zhì)量保證的要求、計劃及考核情況的文件材料。2.1.3水、氣、噪聲、生物、電磁輻射、放射性、土壤等例行監(jiān)測活動的布點方案、采樣記錄、分析試原始記錄(含工作曲線、計算方法、質(zhì)控方法)。2.1.4污染源監(jiān)視性監(jiān)測的現(xiàn)場記錄、分析測試原始記錄，測試報告等(含“三同時”治理設施竣工險收監(jiān)測、污染事故或環(huán)境糾紛仲裁監(jiān)測等)。4.2.1.5環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)報表、季報、月報、公報、年鑒、監(jiān)測信息系統(tǒng)(網(wǎng)絡)報表、軟盤。4.2.1.6環(huán)境質(zhì)量報告書、綜合或?qū)ｍ棴h(huán)境質(zhì)量分析與評價的合同、計劃方案、協(xié)議和專題報告。4.2.1.7各級環(huán)境監(jiān)測網(wǎng)絡的活動形成的文件材料。4.2.2歸檔時間4.2.2.1環(huán)境監(jiān)測的規(guī)范、方法(含驗證),質(zhì)量保證的要求、計劃和考核情況，各類數(shù)據(jù)的分析測試記錄、數(shù)據(jù)報表、報告及監(jiān)測網(wǎng)絡的工作材料均于次年一季度歸檔。4.2.2.2環(huán)境質(zhì)量報告書、綜合或?qū)ｍ棴h(huán)境質(zhì)量分析與評價的合同、計劃方案、協(xié)議和專題報告均于編制完畢后的二個月內(nèi)歸檔。4.2.3歸檔份數(shù)4.2.3.1環(huán)境監(jiān)測文件材料一般歸檔一份并附原稿，重要的、使用頻繁的應酌情增加份數(shù)。環(huán)境監(jiān)測年鑒、年報、質(zhì)量報告書、污染源排放狀況報告等，除原件外，應歸檔2～4份印件。4.2.3.2環(huán)境監(jiān)測工作過程中形成的計算機軟盤(附打印件一份)、原程序、錄音帶、錄象帶等應歸檔一份。4.2.4歸檔要求4.2.4.1環(huán)境監(jiān)測文件材料收集完畢，逐級由形成的科、處、部門填寫檔案歸檔說明書(見附錄B),同時，提出案卷的保管期限和密級的具體意見，由分管領導人簽字后，送交檔案室歸檔。4.2.4.2為保證環(huán)境監(jiān)測檔案的案卷質(zhì)量、檔案管理人員需從以下幾方面對歸檔材料進行驗收。a.完整性：監(jiān)測工作的各過程形成的所有文件材料都按歸檔范圍全部歸檔，其材料要反映該項工作的全過程。b.準確性：要求所有歸檔文件材料必須字跡工整，術語、圖表力求規(guī)范，格式統(tǒng)一，圖樣清晰。同時，檔案人員嚴格執(zhí)行監(jiān)測檔案的更改、補充和流通制度，確保檔案的準確性。c.系統(tǒng)性：要保持環(huán)境監(jiān)測檔案材料之間的有機聯(lián)系，不能割裂、分散，要科學地進行整理和分類工作，使其系統(tǒng)而有序化。4.2.5歸檔手續(xù)所有歸檔文件，經(jīng)驗收后，填寫檔案移交清單(附錄C)一式二份連同案卷經(jīng)檔案部門清點無誤后，交、接雙方在移交清單上簽字，一份隨卷裝訂，另一份由移交者留作備查。4.3文件材料的整理組卷按GB/T11822—89《科學技術檔案案卷構(gòu)成的一般要求》進行整理組卷。4.3.1組卷要遵循環(huán)境監(jiān)測文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)環(huán)境監(jiān)測文件材料系統(tǒng)的內(nèi)在聯(lián)系，將每一項監(jiān)測工作所形成的文件材料組成一個或若干個案卷，便于檔案的保管和有效利用。4.3.2在一個案卷中應是價值相同的一組環(huán)境監(jiān)測文件，不同價值的不同文件應分別組卷，聯(lián)系密切的文件材料不要勉強分開，以價值小的服從價值大的，保管期限短的服從保管期限長的。4.3.3環(huán)境監(jiān)測管理活動中形成的綜合性檔案可按年度一組織機構(gòu)一問題；或年度一問題組卷，視環(huán)境監(jiān)測部門的組織機構(gòu)設置和檔案的數(shù)量而定。4.3.4環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)管理類文件，可按年度—區(qū)域—項目；或年度一項目組卷。4.3.9卷內(nèi)文件材料的排列。4.3.9.1綜合性環(huán)境監(jiān)測文件按時間或問題重要程序排列4.3.9.2環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)類文件按項目一時間；或時間一項目排列。5.1分類編號5.1.1在分類整理時，按HJ/T7《中國檔案分類法環(huán)境保護檔案分類表》進行，適當控制在2～3級類目。個別檔案數(shù)量較多的站可自行選用到4～5級類目。5.1.2環(huán)境監(jiān)測檔案的編號由全宗號、案卷目錄號長期(16～50年),短期(15年以下),密級有絕密、機密、秘密三種。案卷，重新調(diào)整。對無繼續(xù)保存價值的檔案5.3.3檔案鑒定必須成立鑒定工作組，5.3.4鑒定工作報告和檔案銷毀清冊，一份送上級主管部門備案，一份由本單位存檔。5.3.5環(huán)境監(jiān)測檔案的銷毀工作由檔案部門負責執(zhí)行，本單位的保密人員參加，并在銷毀清冊上簽字6.1.1《環(huán)境質(zhì)量報告書(秘密)》。6.1.2各類環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、月報、年報、年鑒。6.1.3污染事故調(diào)查及仲裁收費。6.2.1已經(jīng)解密的國控點、省控點及下級站委托上級站轉(zhuǎn)讓的有關成果，或上級站轉(zhuǎn)讓下級站提供的有關成果，除應征求下級站意見改咨詢服務費(按各級收費標準),轉(zhuǎn)讓方可提留10%～25%,其余劃歸委托方，未受委托，不得外提供下級站的上報數(shù)據(jù)和成果。(補充件)E1規(guī)范制定的依據(jù)、調(diào)研統(tǒng)計資料(圖、表),制定過程材永久或長期2永久或長期.3質(zhì)量保證的工作計劃、要求、檢查、評比、考核材45定期向各級地方政府報出的環(huán)境質(zhì)量狀況報告的編制任務書、審核(修改)材料及原稿6各級環(huán)境監(jiān)測網(wǎng)絡工作的計劃、規(guī)章、人員、儀器，網(wǎng)絡各78環(huán)境監(jiān)測檔案歸檔說明書格式(參考件)環(huán)境監(jiān)測檔案歸檔說明書責任者參加工作人員(或協(xié)作者)主要經(jīng)過及結(jié)果簡介主管部門站(單位)環(huán)境監(jiān)測檔案移交清單格式(參考件)案卷名稱負責人或澀津移交單位接收單位接收人交接日期年月日分析記錄簿格式(參考件)采樣地點.分析記錄簿(重量分析法)格式(參考件)容器加樣品恒重(g)折者復核者審核者分析記錄簿(冷原子法)格式(參考件).2-使用日期：樣品信號值()空白信號值()減空白信號值()校準曲線加標回收檢查標準溶液加入體積(ml)加標體積(ml)標準物加入量()加入標準量()回歸方程原樣品測定值()平行樣檢查與與與與備注1.質(zhì)量檢查合格為“+”,不合格為“一”。!分析者分析記錄簿(分光光度法)格式(參考件)(分光光度法)取樣體積(ml)吸光度(A)減空白后吸光度(A)樣品濃度()校準曲線加標回收檢查標準溶液加入體積(ml)加標體積(ml)標準物加入量()加人標準量()吸光度(A)減空白后吸光度(A)1回歸方程原樣品測定濃度()測得濃度增加值()平行樣檢查與與與與測定濃度(mg/L)備注1.質(zhì)量檢查合格為“+”,不合格為“一”。測定波長(nm)儀器型號標準溶液濃度和計量形式原子吸收分光光度法分析記錄簿格式(校準曲線加標回收檢查標準溶液加入體積(ml)加標體積(ml)標準物加人量()加人標準量()回歸方程原樣品測定值()平行樣檢查與與與與備注1.質(zhì)量檢查合格為“+”,不合格為“一”。分析者復核者審核者分析項目乙炔流量_氬氣流量干燥時間_灰化時間電導率分析記錄格式(參考件)?;測定值(西[門子]/厘米)25℃時的值(西[門子]/厘米)分析者復核者采樣日期水溫_采樣日期水溫_ 化學需氧量分析記錄簿格式(參考件)化學需氧量分析記錄簿(重鉻酸鉀法)取樣體積(ml)取用量(ml)Fe2+溶液消耗量(ml)分析者復核者審核者續(xù)表重鉻酸鉀標準溶液摩爾濃度：Fe2+溶液的標定：123重鉻酸鉀標準溶液吸取量(ml)Fe2+溶液消耗量(ml)Fe2+溶液的摩爾濃度(N)Fe2+溶液的摩爾濃度：高錳酸鹽指數(shù)分析記錄簿格式(參考件)高錳酸鉀溶液消耗量(ml)分析者復核者審核者續(xù)表各加入草酸鈉標準溶液10.00ml分析記錄簿(容量分析法)格式(參考件)標準溶液消耗量(ml)分析者復核者 日