PAGE彩色檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織彩色檔案的管理，確保彩色檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門形成的各類彩色檔案，包括但不限于彩色照片、彩色圖紙、彩色圖表、彩色電子文檔等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：彩色檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：彩色檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則：按照彩色檔案的形成領(lǐng)域、載體形式等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保彩色檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、彩色檔案的收集（一）收集范圍1.公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的彩色照片，如會(huì)議、培訓(xùn)、項(xiàng)目實(shí)施、慶典等活動(dòng)。2.工程建設(shè)項(xiàng)目中的彩色圖紙、圖表，包括設(shè)計(jì)圖紙、施工圖紙、竣工圖紙等。3.市場(chǎng)營銷活動(dòng)中產(chǎn)生的彩色宣傳資料、海報(bào)、廣告樣張等。4.科研項(xiàng)目中的彩色實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)圖表、研究成果展示圖片等。5.其他具有保存價(jià)值的彩色電子文檔，如多媒體資料、演示文稿等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)彩色檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.彩色照片應(yīng)主題明確，圖像清晰，畫面完整，能夠準(zhǔn)確反映活動(dòng)或事件的主要內(nèi)容。照片應(yīng)附有文字說明，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。3.彩色圖紙、圖表應(yīng)繪制規(guī)范，標(biāo)注清晰，簽字蓋章齊全。電子圖紙應(yīng)格式規(guī)范，易于存儲(chǔ)和查閱。4.彩色宣傳資料、海報(bào)等應(yīng)收集原件或高質(zhì)量的復(fù)印件，并確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。5.對(duì)于重要的彩色檔案，應(yīng)在形成后及時(shí)收集，不得拖延。（三）收集程序1.各部門在工作過程中形成彩色檔案后，應(yīng)按照收集范圍和要求進(jìn)行整理，填寫《彩色檔案收集登記表》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、來源等信息。2.將整理好的彩色檔案定期移交至公司/組織檔案管理部門。移交時(shí)，雙方應(yīng)辦理交接手續(xù)，在《彩色檔案交接清單》上簽字確認(rèn)。三、彩色檔案的整理（一）分類1.按照檔案的形成領(lǐng)域分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、工程建設(shè)類、市場(chǎng)營銷類、科研項(xiàng)目類等。2.按照載體形式分為紙質(zhì)彩色檔案、電子彩色檔案。3.對(duì)于紙質(zhì)彩色檔案，可進(jìn)一步按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分。（二）編號(hào)1.為每一份彩色檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)可采用“年度+類別+流水號(hào)”的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示項(xiàng)目管理類，“001”表示該類別下的流水號(hào)。（三）編目1.編制彩色檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、來源、保管期限等信息。2.電子彩色檔案應(yīng)建立電子目錄，便于在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中進(jìn)行檢索和管理。3.對(duì)于紙質(zhì)彩色檔案，目錄應(yīng)打印成冊(cè)，與檔案一同存放。（四）裝訂1.紙質(zhì)彩色檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，避免損壞檔案內(nèi)容?？刹捎镁€裝、膠裝等方式進(jìn)行裝訂。3.對(duì)于圖紙等較大尺寸的檔案，可采用折疊等方式進(jìn)行整理后裝訂，折疊時(shí)應(yīng)注意保持圖紙的清晰和完整。四、彩色檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的彩色檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)彩色檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列存放，存放在檔案架或檔案柜中。2.電子彩色檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對(duì)于重要的彩色檔案，可采用數(shù)字化存儲(chǔ)的方式進(jìn)行保管，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便查閱和利用。（三）保管期限1.根據(jù)彩色檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的彩色檔案主要是反映公司/組織重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的彩色檔案保管期限一般為30年，主要是公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、工程建設(shè)項(xiàng)目等在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的彩色檔案保管期限一般為10年，主要是一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。（四）檔案清查1.定期對(duì)彩色檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫《彩色檔案清查登記表》，記錄清查結(jié)果。五、彩色檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱彩色檔案。2.外部單位因合作、調(diào)研等合法事由查閱彩色檔案。（二）利用程序1.公司/組織內(nèi)部人員查閱彩色檔案，需填寫《彩色檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱彩色檔案，需提交單位介紹信、查閱申請(qǐng)函等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱彩色檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《彩色檔案利用登記表》，詳細(xì)記錄利用時(shí)間、利用部門、利用人員、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。2.對(duì)于重要的彩色檔案利用情況，應(yīng)進(jìn)行跟蹤記錄，及時(shí)了解利用效果。六、彩色檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)超過保管期限的彩色檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)于經(jīng)過鑒定確定已無保存價(jià)值的彩色檔案，應(yīng)編制《彩色檔案銷毀清單》。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的彩色檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。紙質(zhì)彩色檔案可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀；電子彩色檔案應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀。2.銷毀過程應(yīng)