PAGE合同編號(hào)制度設(shè)計(jì)規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同編號(hào)行為，提高合同管理的效率和準(zhǔn)確性，確保合同信息的完整性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門(mén)簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議、契約等法律文件（以下統(tǒng)稱“合同”）。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)合同編號(hào)在公司范圍內(nèi)應(yīng)是唯一的，不得重復(fù)使用。2.系統(tǒng)性原則：合同編號(hào)應(yīng)具有一定的系統(tǒng)性和邏輯性，便于分類(lèi)、查詢和管理。3.穩(wěn)定性原則：合同編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改，以保證合同檔案的連續(xù)性和穩(wěn)定性。4.簡(jiǎn)便性原則：編號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于記憶和操作，避免過(guò)于復(fù)雜。二、合同編號(hào)的構(gòu)成合同編號(hào)由合同類(lèi)別代碼、年份代碼、流水號(hào)三部分組成，各部分之間用“”隔開(kāi)，具體格式如下：[合同類(lèi)別代碼][年份代碼][流水號(hào)]（一）合同類(lèi)別代碼合同類(lèi)別代碼根據(jù)合同的性質(zhì)和業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)編碼，具體如下：1.銷(xiāo)售合同：XS2.采購(gòu)合同：CG3.租賃合同：ZL4.借款合同：JK5.技術(shù)合同：JS6.服務(wù)合同：FW7.其他合同：QT（二）年份代碼年份代碼采用合同簽訂年份的后兩位數(shù)字表示，例如：2023年簽訂的合同，年份代碼為“23”。（三）流水號(hào)流水號(hào)為合同的順序編號(hào)，從0001開(kāi)始依次遞增，位數(shù)根據(jù)合同數(shù)量確定，原則上不超過(guò)四位數(shù)。例如：第1份合同流水號(hào)為0001，第10份合同流水號(hào)為0010，第100份合同流水號(hào)為0100，第1000份合同流水號(hào)為1000。三、合同編號(hào)的編制規(guī)則（一）編號(hào)時(shí)間合同編號(hào)應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)編制，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）編號(hào)順序合同編號(hào)應(yīng)按照合同簽訂的先后順序依次編制，不得跳躍或重復(fù)編號(hào)。（三）特殊情況處理1.對(duì)于補(bǔ)充合同、變更合同等與原合同相關(guān)的文件，其編號(hào)應(yīng)在原合同編號(hào)后加“補(bǔ)”、“變”等后綴進(jìn)行區(qū)分，例如：原合同編號(hào)為XS230001，補(bǔ)充合同編號(hào)為XS230001補(bǔ)，變更合同編號(hào)為XS230001變。2.對(duì)于框架合同下的具體訂單合同，其編號(hào)應(yīng)在框架合同編號(hào)后加“訂單[訂單編號(hào)]”進(jìn)行區(qū)分，例如：框架合同編號(hào)為FW230001，具體訂單合同編號(hào)為FW230001訂單001。四、合同編號(hào)的使用與管理（一）合同編號(hào)的填寫(xiě)1.在合同文本的首頁(yè)右上角應(yīng)填寫(xiě)合同編號(hào)，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。2.合同編號(hào)應(yīng)與合同封面、合同審批表、合同臺(tái)賬等相關(guān)文件中的編號(hào)一致。（二）合同編號(hào)的查詢與使用1.公司各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)合同編號(hào)的管理工作，建立合同編號(hào)臺(tái)賬，記錄合同編號(hào)的使用情況。2.合同編號(hào)臺(tái)賬應(yīng)包括合同編號(hào)、合同類(lèi)別、合同名稱、簽訂日期、簽訂部門(mén)、合同金額等信息，并定期進(jìn)行更新和維護(hù)。3.各部門(mén)在查詢合同信息時(shí)，應(yīng)根據(jù)合同編號(hào)進(jìn)行快速檢索，確保合同信息的準(zhǔn)確獲取。（三）合同編號(hào)的變更1.合同編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意變更。如因特殊原因需要變更合同編號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)《合同編號(hào)變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、原合同編號(hào)、擬變更合同編號(hào)等信息，并經(jīng)合同簽訂部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行變更。2.《合同編號(hào)變更申請(qǐng)表》應(yīng)作為合同檔案的重要組成部分進(jìn)行存檔，以便日后查詢和追溯。（四）合同編號(hào)的廢止1.對(duì)于已履行完畢、解除或終止的合同，其合同編號(hào)應(yīng)予以保留，不得隨意廢止。2.如因特殊原因需要廢止合同編號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)《合同編號(hào)廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明廢止原因、原合同編號(hào)等信息，并經(jīng)合同簽訂部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行廢止。3.《合同編號(hào)廢止申請(qǐng)表》應(yīng)作為合同檔案的重要組成部分進(jìn)行存檔，以便日后查詢和追溯。五、合同編號(hào)的保密措施（一）保密責(zé)任公司各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同編號(hào)的保密管理，明確保密責(zé)任，確保合同編號(hào)信息的安全。（二）保密要求1.涉及合同編號(hào)的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露合同編號(hào)信息。2.在合同編號(hào)的使用和管理過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件、資料等應(yīng)妥善保管，防止丟失和泄露。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播合同編號(hào)信息。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)合同編號(hào)的保密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密制度的行為，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。六、合同編號(hào)與合同檔案管理（一）合同編號(hào)與合同檔案的關(guān)聯(lián)合同編號(hào)是合同檔案的重要標(biāo)識(shí)，合同檔案應(yīng)按照合同編號(hào)進(jìn)行分類(lèi)整理和歸檔，確保合同檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）合同檔案的整理與歸檔1.合同簽訂部門(mén)應(yīng)在合同履行完畢后及時(shí)將合同檔案整理歸檔，按照合同編號(hào)順序排列，確保合同檔案的整齊有序。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、合同編號(hào)臺(tái)賬、補(bǔ)充合同、變更合同、相關(guān)文件等資料，并進(jìn)行分類(lèi)裝訂成冊(cè)。3.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放地點(diǎn)應(yīng)安全可靠，便于查詢和借閱。（三）合同檔案的查詢與借閱1.公司各部門(mén)因工作需要查詢合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢合同編號(hào)、查詢?cè)虻刃畔?，并?jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查詢。2.如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱合同編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印合同