PAGE規(guī)范工商所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工商所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工商所各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工商所全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則：工商所檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理機構(gòu)或人員負責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映工商所工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足工商所各項工作對檔案信息的需求。4.安全保密原則：采取必要的安全防護措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置工商所設(shè)立檔案管理室，配備專職或兼職檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機構(gòu)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本所檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計本所的各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定向檔案行政管理部門和上級主管部門移交檔案。5.組織開展檔案鑒定、銷毀等工作，對已失去保存價值的檔案進行妥善處理。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平。7.對本所工作人員進行檔案管理知識培訓(xùn)，提高檔案意識和業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括工商所的各類文件、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)工作類檔案：如市場監(jiān)管、行政執(zhí)法、消費者權(quán)益保護、商標(biāo)廣告管理等工作中形成的各類文件、檔案、記錄、證據(jù)等。3.聲像電子類檔案：包括照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.對收集到的檔案應(yīng)進行初步審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，不符合要求的應(yīng)及時補充或修正。3.對于重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的收集和保管措施，確保檔案的安全。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素進行分類，一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、聲像電子類等類別。在每個類別下，再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進行二級或三級分類。2.編號：對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.檔案管理室應(yīng)具備良好的保管條件，保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案保管場所應(yīng)配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專柜存放，按類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.聲像電子類檔案應(yīng)進行數(shù)字化處理，存儲在專用的存儲設(shè)備上，并備份保存。同時，應(yīng)建立相應(yīng)的電子檔案管理制度，確保電子檔案的安全和有效利用。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映工商所主要職能活動和基本歷史面貌的，對工商所工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映工商所一般工作活動，在較長時間內(nèi)對工商所工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對工商所工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。2.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和工商所的實際情況進行確定，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，如檔案的破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)采取相應(yīng)的修復(fù)措施；對檔案的丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并查明原因，采取補救措施。3.定期檢查應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時間、檢查人員、檢查情況、處理結(jié)果等，以備查閱。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本所檔案管理制度的規(guī)定，不得損害國家利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)為本原則：檔案利用應(yīng)以為工商所各項工作服務(wù)為宗旨，積極主動地為工作人員提供檔案信息支持。3.規(guī)范有序原則：檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的程序和手續(xù)進行，確保檔案利用工作的規(guī)范、有序。（二）利用范圍1.本所工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理室辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱本所檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本所負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)。3.涉及司法案件等特殊情況需要查閱檔案的，應(yīng)按照司法機關(guān)的要求辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（四）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、日期、借閱期限等信息，并經(jīng)本所負責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限和范圍提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)制檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（五）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，復(fù)制人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、日期、復(fù)制用途等信息，并經(jīng)本所負責(zé)人批準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照批準(zhǔn)的復(fù)制范圍和要求進行復(fù)制，并對復(fù)制件進行核對和登記。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理室印章，注明“復(fù)制件”字樣。3.復(fù)制人員應(yīng)妥善保管復(fù)制的檔案，不得擅自擴大復(fù)制范圍或用于其他用途。如發(fā)現(xiàn)復(fù)制的檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、保管期限等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。2.客觀公正原則：鑒定工作應(yīng)客觀公正，不受任何主觀因素的影響，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構(gòu)負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員等組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價值，包括對工商所工作、國家建設(shè)和歷史研究的利用價值。3.檔案的保管期限是否合理，是否需要調(diào)整。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的實際情況判斷其價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其價值的高低。3.效益評估法：評估檔案利用所產(chǎn)生的效益，判斷其保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確認為失去保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核，并報本所負責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定的地點進行銷毀，并確保銷毀過程的安全。銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.檔案銷毀過程中產(chǎn)生的音像資料等，應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，為工商所各項工作提供更加快捷、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全和保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將其轉(zhuǎn)換為電子文件，并進行圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本所檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類、編號、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能的自動化管理。3.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上。同時，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)。4.安全防護：采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等安全防護措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運行，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作