通用采購管理系統(tǒng)指南手冊本手冊旨在為企業(yè)采購管理相關(guān)人員提供系統(tǒng)化操作指引，規(guī)范采購流程、提升工作效率，保證采購活動(dòng)的合規(guī)性與透明度。手冊內(nèi)容涵蓋系統(tǒng)適用場景、詳細(xì)操作步驟、常用模板示例及使用規(guī)范，適用于企業(yè)采購部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。一、系統(tǒng)適用范圍與核心價(jià)值（一）適用場景本采購管理系統(tǒng)適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)場景，包括但不限于：日常辦公采購：如辦公用品、設(shè)備耗材等常規(guī)物資的采購申請與執(zhí)行；生產(chǎn)物料采購：用于產(chǎn)品生產(chǎn)所需的原材料、零部件等大宗物料的采購管理；服務(wù)類采購：如IT服務(wù)、咨詢服務(wù)、維修保養(yǎng)等服務(wù)的采購流程；項(xiàng)目專項(xiàng)采購：針對特定項(xiàng)目（如新項(xiàng)目建設(shè)、市場推廣活動(dòng)）的專項(xiàng)物料與服務(wù)采購；緊急采購：因突發(fā)需求（如設(shè)備故障、臨時(shí)任務(wù)）導(dǎo)致的快速采購流程。（二）核心價(jià)值通過系統(tǒng)化管理，實(shí)現(xiàn)：流程標(biāo)準(zhǔn)化：統(tǒng)一采購申請、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收全流程，減少人為操作差異；效率提升：線上化操作縮短審批周期，實(shí)時(shí)跟蹤采購進(jìn)度，避免信息滯后；成本控制：通過預(yù)算管理、供應(yīng)商比價(jià)、歷史數(shù)據(jù)查詢等功能，優(yōu)化采購成本；合規(guī)監(jiān)管：全程留痕操作記錄，滿足審計(jì)要求，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；數(shù)據(jù)決策：自動(dòng)采購報(bào)表，為管理層提供數(shù)據(jù)支持，輔助采購策略制定。二、采購管理全流程操作詳解（一）采購申請流程適用角色：需求部門員工、需求部門負(fù)責(zé)人、采購專員*步驟1：登錄系統(tǒng)與進(jìn)入模塊采購申請人通過企業(yè)賬號(hào)登錄采購管理系統(tǒng)，在首頁導(dǎo)航欄“采購申請”模塊。步驟2：填寫采購申請單基本信息：填寫申請單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)）、申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；采購明細(xì)：逐行添加采購物品/服務(wù)信息，包括名稱、規(guī)格型號(hào)、單位、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估金額，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算總金額；預(yù)算關(guān)聯(lián)：選擇對應(yīng)預(yù)算科目（如“辦公費(fèi)”“原材料采購費(fèi)”），系統(tǒng)校驗(yàn)預(yù)算余額，超預(yù)算時(shí)提示并需提交額外說明；用途說明：詳細(xì)填寫采購目的（如“季度辦公用紙補(bǔ)充”“生產(chǎn)車間A零件替換”）；緊急程度：勾選“普通”“緊急”“特急”（緊急采購需注明原因，如“生產(chǎn)線設(shè)備故障維修”）；附件：支撐材料（如需求說明、圖紙、比價(jià)初稿等，格式限PDF/JPG，單個(gè)文件不超過10MB）。步驟3：提交申請確認(rèn)信息無誤后，“提交申請”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至需求部門負(fù)責(zé)人審批。步驟4：修改與撤回若申請被駁回或需修改，在“待辦事項(xiàng)”中對應(yīng)申請單，選擇“駁回原因查看”或“撤回修改”，修改后重新提交。（二）審批管理流程適用角色：需求部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)主管、分管領(lǐng)導(dǎo)步驟1：審批人接收待辦審批人登錄系統(tǒng)，在“待辦審批”模塊查看需處理的采購申請單，系統(tǒng)顯示申請單關(guān)鍵信息（申請人、采購內(nèi)容、總金額、緊急程度）。步驟2：查看申請?jiān)斍樯暾垎翁?hào)，查看完整信息，包括采購明細(xì)、預(yù)算關(guān)聯(lián)、附件材料等，如需進(jìn)一步溝通，可通過系統(tǒng)內(nèi)置消息功能聯(lián)系申請人。步驟3：審批操作通過：“審批通過”，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一審批節(jié)點(diǎn)（如采購部門負(fù)責(zé)人）；駁回：勾選駁回原因（如“超預(yù)算且未說明理由”“規(guī)格型號(hào)不明確”），填寫駁回意見，申請單狀態(tài)更新為“已駁回”，申請人可查看原因；退回修改：填寫需修改的具體內(nèi)容（如“補(bǔ)充供應(yīng)商比價(jià)表”“明確交貨日期”），申請單退回至申請人，修改后重新進(jìn)入審批流程。步驟4：多級(jí)審批跟蹤對于高金額或關(guān)鍵物料采購（如超過5萬元），系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)多級(jí)審批（需求部門→采購部門→財(cái)務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)），審批人可實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度，上一環(huán)節(jié)通過后下一環(huán)節(jié)方可操作。（三）訂單創(chuàng)建與跟蹤流程適用角色：采購專員*、供應(yīng)商對接人員步驟1：審批通過后進(jìn)入訂單創(chuàng)建采購專員在“已審批申請”模塊中，選擇狀態(tài)為“審批通過”的申請單，“創(chuàng)建訂單”。步驟2：選擇供應(yīng)商優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商：從系統(tǒng)“合格供應(yīng)商庫”中選擇對應(yīng)物料/服務(wù)的供應(yīng)商（供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核且在有效期內(nèi)）；新增供應(yīng)商：若庫中無合適供應(yīng)商，“新增供應(yīng)商”，填寫供應(yīng)商名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（僅用于系統(tǒng)對接，不對外公開）、地址、經(jīng)營范圍等信息，營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等附件，提交后由采購部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后方可使用。步驟3：填寫訂單信息訂單基礎(chǔ)信息：訂單號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)）、訂單日期、供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商編碼、收貨地址（可選擇預(yù)設(shè)倉庫或新增地址）；物料明細(xì)：自動(dòng)同步申請單中的采購明細(xì)，補(bǔ)充實(shí)際單價(jià)（不超過預(yù)估單價(jià)，如需調(diào)整需注明原因）、金額、交貨日期（需晚于當(dāng)前日期3天以上，緊急采購可縮短）、交貨方式（如“供應(yīng)商送貨上門”“上門自提”）；備注條款：添加特殊要求（如“需提供3C認(rèn)證”“包裝要求防潮”）。步驟4：確認(rèn)訂單并通知供應(yīng)商采購專員確認(rèn)訂單信息無誤后，“確認(rèn)訂單”，系統(tǒng)自動(dòng)將訂單電子版發(fā)送至供應(yīng)商預(yù)留聯(lián)系方式（如企業(yè)郵箱），供應(yīng)商需在2個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)回執(zhí)，未回執(zhí)時(shí)采購專員需主動(dòng)聯(lián)系。步驟5：訂單狀態(tài)跟蹤采購專員在“訂單管理”模塊實(shí)時(shí)跟蹤訂單狀態(tài)：待確認(rèn)：供應(yīng)商未回執(zhí)；已確認(rèn)：供應(yīng)商已確認(rèn)并安排發(fā)貨；已發(fā)貨：供應(yīng)商填寫物流單號(hào)，系統(tǒng)更新狀態(tài)；已送達(dá)：收貨人確認(rèn)收貨，狀態(tài)更新為“已完成”。（四）收貨驗(yàn)收流程適用角色：倉庫管理員、質(zhì)量檢驗(yàn)員、采購專員步驟1：收貨準(zhǔn)備供應(yīng)商送貨至指定倉庫，倉庫管理員核對送貨單信息（訂單號(hào)、物料名稱、數(shù)量）與系統(tǒng)訂單信息是否一致，不一致時(shí)拒收并聯(lián)系采購專員溝通處理。步驟2：清點(diǎn)數(shù)量與檢查質(zhì)量數(shù)量清點(diǎn)：逐件核對實(shí)物數(shù)量與送貨單數(shù)量，保證無短缺、無多送；質(zhì)量檢驗(yàn)：外觀檢查：檢查包裝是否完好、物料有無破損、變形；技術(shù)參數(shù)檢驗(yàn)：對于關(guān)鍵物料（如電子元器件、原材料），由質(zhì)量檢驗(yàn)員使用專業(yè)設(shè)備檢測參數(shù)是否符合訂單要求；文件核對：查驗(yàn)供應(yīng)商提供的合格證、檢驗(yàn)報(bào)告等文件是否齊全。步驟3：錄入驗(yàn)收結(jié)果倉庫管理員在“收貨驗(yàn)收”模塊選擇對應(yīng)訂單號(hào)，填寫驗(yàn)收信息：實(shí)收數(shù)量：與清點(diǎn)結(jié)果一致；驗(yàn)收結(jié)論：勾選“合格”“不合格”或“部分合格”（部分合格時(shí)需注明合格數(shù)量）；不合格原因：如“規(guī)格型號(hào)不符”“外觀劃傷”“功能參數(shù)不達(dá)標(biāo)”；驗(yàn)收照片：實(shí)物照片（數(shù)量不超過3張，清晰顯示物料狀態(tài)）。步驟4：驗(yàn)收單與反饋“提交驗(yàn)收單”，系統(tǒng)《采購收貨驗(yàn)收單》（含驗(yàn)收人簽字、日期），同步更新訂單狀態(tài)為“已驗(yàn)收”；若驗(yàn)收不合格，采購專員需根據(jù)原因聯(lián)系供應(yīng)商處理（如換貨、退貨），并在系統(tǒng)中記錄處理結(jié)果。（五）付款結(jié)算流程適用角色：財(cái)務(wù)專員、財(cái)務(wù)主管、采購專員*步驟1：收集結(jié)算單據(jù)財(cái)務(wù)專員收集完整結(jié)算材料：系統(tǒng)的《采購訂單》《收貨驗(yàn)收單》、供應(yīng)商開具的合規(guī)發(fā)票（發(fā)票抬頭、稅號(hào)需與企業(yè)信息一致）、合同（如簽訂）等。步驟2：單據(jù)信息核對在“付款申請”模塊錄入付款信息，核對以下內(nèi)容：訂單號(hào)與驗(yàn)收單號(hào)是否對應(yīng)；付款金額是否與驗(yàn)收合格金額一致（無預(yù)付款、尾款等特殊情況）；發(fā)票類型、稅率、金額是否符合稅務(wù)規(guī)定；供應(yīng)商賬戶信息是否與系統(tǒng)預(yù)留賬戶一致（禁止人工錄入賬戶，需從供應(yīng)商庫直接調(diào)用）。步驟3：提交付款申請核對無誤后，提交付款申請，系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)主管審批，附上單據(jù)掃描件作為附件。步驟4：審批與付款執(zhí)行財(cái)務(wù)主管審核單據(jù)合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性，審批通過后，財(cái)務(wù)部門在3個(gè)工作日內(nèi)完成付款（如銀行轉(zhuǎn)賬、電匯），系統(tǒng)更新訂單狀態(tài)為“已付款”。步驟5：付款狀態(tài)確認(rèn)供應(yīng)商收到款項(xiàng)后，可在供應(yīng)商端查看付款狀態(tài)，如有疑問可聯(lián)系采購專員核實(shí)，系統(tǒng)保留付款憑證（如銀行回單掃描件）備查。三、常用模板與示例（一）采購申請單模板字段名稱填寫說明示例申請單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)，不可修改CGSQ202405001申請部門申請人所在部門行政部申請人實(shí)際提交申請的員工張*聯(lián)系方式申請人手機(jī)號(hào)/內(nèi)線號(hào)5678申請日期提交申請的日期2024-05-20采購類型勾選“辦公物資”“生產(chǎn)物料”“服務(wù)采購”“其他”辦公物資預(yù)算科目選擇對應(yīng)預(yù)算編碼（如“6602-01-辦公費(fèi)”）6602-01-辦公費(fèi)物料名稱采購物品/服務(wù)的全稱A4復(fù)印紙規(guī)格型號(hào)詳細(xì)描述規(guī)格（如“70g白色A4”）70g白色A4單位計(jì)量單位（如“箱”“個(gè)”“項(xiàng)”）箱數(shù)量采購數(shù)量10預(yù)估單價(jià)（元）不含稅預(yù)估單價(jià)25.00預(yù)估金額（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算250.00采購用途詳細(xì)說明使用場景部門季度打印文件使用緊急程度勾選“普通”“緊急”“特急”普通附件清單文件名稱（如“需求說明.pdf”“比價(jià)表.xlsx”）需求說明.pdf審批意見欄各審批人填寫審批意見及簽字（系統(tǒng)留痕電子簽名）需求部門負(fù)責(zé)人：同意*（二）采購訂單模板字段名稱填寫說明示例訂單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)CGDD202405001訂單日期創(chuàng)建訂單的日期2024-05-21供應(yīng)商名稱從合格供應(yīng)商庫選擇XX辦公用品有限公司供應(yīng)商編碼系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商唯一編碼GYS001聯(lián)系地址供應(yīng)商注冊地址或收貨地址XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)采購部門執(zhí)行采購的部門采購部收貨地址物料送達(dá)的具體地址（可選擇預(yù)設(shè)倉庫）公司1號(hào)倉庫物料編碼企業(yè)內(nèi)部物料編碼（如無則填寫“無”）OA-001物料名稱與申請單一致A4復(fù)印紙規(guī)格型號(hào)與申請單一致70g白色A4單位與申請單一致箱數(shù)量與申請單一致（如調(diào)整需注明原因）10實(shí)際單價(jià)（元）最終確認(rèn)的不含稅單價(jià)24.50金額（元）數(shù)量×實(shí)際單價(jià)，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算245.00交貨日期供應(yīng)商需送達(dá)的日期（精確到日）2024-05-25交貨方式勾選“供應(yīng)商送貨”“上門自提”“物流代發(fā)”供應(yīng)商送貨訂單狀態(tài)系統(tǒng)自動(dòng)更新（待確認(rèn)/已確認(rèn)/已發(fā)貨/已送達(dá)/已完成）已確認(rèn)備注特殊要求（如“需分2批送達(dá)，每批5箱”）需分2批送達(dá)，每批5箱（三）收貨驗(yàn)收單模板字段名稱填寫說明示例驗(yàn)收單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)CGYS202405001訂單號(hào)關(guān)聯(lián)的采購訂單號(hào)CGDD202405001供應(yīng)商名稱與訂單一致XX辦公用品有限公司收貨日期實(shí)際收到物料的日期2024-05-25收貨倉庫物料存放倉庫1號(hào)倉庫收貨人負(fù)責(zé)收貨的員工李*物料名稱與訂單一致A4復(fù)印紙規(guī)格型號(hào)與訂單一致70g白色A4應(yīng)收數(shù)量訂單中的數(shù)量10實(shí)收數(shù)量實(shí)際清點(diǎn)數(shù)量10質(zhì)量狀態(tài)勾選“合格”“不合格”“待檢”合格驗(yàn)收結(jié)論合格/不合格說明（如“經(jīng)檢驗(yàn)，符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”）經(jīng)檢驗(yàn)，符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收人簽字驗(yàn)收人電子簽名李*驗(yàn)收日期提交驗(yàn)收單的日期2024-05-25（四）付款申請單模板字段名稱填寫說明示例申請單號(hào)系統(tǒng)自動(dòng)FKSQ202405001訂單號(hào)/合同號(hào)關(guān)聯(lián)的采購訂單號(hào)或合同編號(hào)CGDD202405001供應(yīng)商名稱與訂單一致XX辦公用品有限公司付款金額（元）需支付的不含稅金額245.00稅額（元）增值稅額（如稅率13%，稅額=245×13%=31.85）31.85含稅總金額（元）付款金額+稅額276.85付款方式勾選“銀行轉(zhuǎn)賬”“電匯”“承兌匯票”銀行轉(zhuǎn)賬付款事由簡要說明付款原因支付A4復(fù)印紙采購款附件清單文件名稱（如“發(fā)票.jpg”“驗(yàn)收單.pdf”“訂單.pdf”）發(fā)票.jpg、驗(yàn)收單.pdf申請人財(cái)務(wù)專員王*審批人意見財(cái)務(wù)主管審批意見及簽字同意付款*四、使用規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）數(shù)據(jù)錄入規(guī)范信息真實(shí)完整：所有錄入信息（如物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商信息）需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，禁止虛構(gòu)或遺漏關(guān)鍵內(nèi)容；格式統(tǒng)一規(guī)范：日期格式統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”，金額保留兩位小數(shù)，數(shù)量為整數(shù)（非整數(shù)需注明單位換算關(guān)系）；及時(shí)更新維護(hù)：供應(yīng)商信息、預(yù)算科目等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，需在1個(gè)工作日內(nèi)更新至系統(tǒng)，保證數(shù)據(jù)有效性。（二）審批時(shí)效要求常規(guī)審批：普通采購申請需在1個(gè)工作日內(nèi)完成部門審批，2個(gè)工作日內(nèi)完成采購部門審批，3個(gè)工作日內(nèi)完成財(cái)務(wù)及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；緊急審批：標(biāo)記為“緊急”的申請，需在4小時(shí)內(nèi)完成部門審批，8小時(shí)內(nèi)完成后續(xù)審批，超時(shí)未審批系統(tǒng)自動(dòng)提醒審批人；審批反饋：審批人需明確審批意見（“通過”“駁回”“退回修改”），禁止僅“已閱”或無理由拖延。（三）供應(yīng)商管理規(guī)范資質(zhì)審核：新增供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如食品經(jīng)營許可證、3C認(rèn)證）等文件，采購部門需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核并記錄審核結(jié)果；動(dòng)態(tài)評估：每季度對合作供應(yīng)商進(jìn)行評估（交貨及時(shí)率、質(zhì)量合格率、服務(wù)響應(yīng)等），評估不合格的供應(yīng)商暫停合作或清退出庫；信息保密：供應(yīng)商聯(lián)系方式、賬戶信息等敏感數(shù)據(jù)僅限采購專員、財(cái)務(wù)專員等必要崗位人員查看，禁止泄露給外部人員。（四）信息安全注意事項(xiàng)賬號(hào)管理：員工需妥善保管系統(tǒng)賬號(hào)密碼，定期更換（至少每季度1次），禁止轉(zhuǎn)借、共用賬號(hào)；操作留痕：系統(tǒng)自動(dòng)記錄所有操作日志（如誰在何時(shí)修改了訂單信息），員工不可刪除或修改操作記錄；數(shù)據(jù)備份：采購專員需每月導(dǎo)出采購數(shù)據(jù)（訂單、驗(yàn)收單、付款記錄等）并本地備份，防止系統(tǒng)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。（五）異常情況處理采購申請駁回：