PAGE生產(chǎn)跟單文員管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范生產(chǎn)跟單文員的工作流程，提高工作效率，確保生產(chǎn)任務(wù)的順利完成，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有生產(chǎn)跟單文員崗位。（三）職責(zé)1.生產(chǎn)跟單文員負(fù)責(zé)跟進(jìn)生產(chǎn)訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)各部門之間的工作，確保訂單按時、按質(zhì)、按量完成。2.與客戶保持密切溝通，及時了解客戶需求和反饋，處理客戶投訴和問題。3.負(fù)責(zé)生產(chǎn)物料的采購跟進(jìn)，確保物料按時供應(yīng)，避免因物料短缺導(dǎo)致生產(chǎn)延誤。4.協(xié)助生產(chǎn)部門進(jìn)行生產(chǎn)計劃的制定和調(diào)整，根據(jù)訂單需求合理安排生產(chǎn)資源。5.對生產(chǎn)過程中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時向上級匯報生產(chǎn)進(jìn)度和異常情況。二、工作流程（一）訂單接收與確認(rèn)1.生產(chǎn)跟單文員收到客戶訂單后，首先對訂單內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)核對，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等信息。2.將核對無誤的訂單錄入公司的訂單管理系統(tǒng)，并及時通知相關(guān)部門，如銷售部門、生產(chǎn)部門、采購部門等。3.與客戶確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，如有疑問或不清楚的地方，及時與客戶溝通，確保雙方對訂單內(nèi)容達(dá)成一致。（二）生產(chǎn)計劃制定1.根據(jù)訂單需求和生產(chǎn)部門的產(chǎn)能情況，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃。生產(chǎn)計劃應(yīng)包括生產(chǎn)進(jìn)度安排、各工序的開始時間和完成時間、所需物料清單等。2.將生產(chǎn)計劃發(fā)放給生產(chǎn)部門、采購部門等相關(guān)部門，并組織召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會議。在會議上，明確各部門的職責(zé)和工作要求，確保各部門之間能夠密切配合，共同完成生產(chǎn)任務(wù)。（三）物料采購跟進(jìn)1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，生成物料采購清單，并提交給采購部門。物料采購清單應(yīng)包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等詳細(xì)信息。2.跟進(jìn)采購部門的物料采購進(jìn)度，及時了解物料的采購情況。對于采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商交貨延遲、物料質(zhì)量問題等，及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題。3.確保物料按時供應(yīng)到生產(chǎn)現(xiàn)場，避免因物料短缺導(dǎo)致生產(chǎn)延誤。如發(fā)現(xiàn)物料可能無法按時供應(yīng)，應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門調(diào)整生產(chǎn)計劃，并與采購部門協(xié)商解決方案。（四）生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤1.每天定時到生產(chǎn)現(xiàn)場，了解生產(chǎn)進(jìn)度情況。檢查各工序的執(zhí)行情況，是否按照生產(chǎn)計劃進(jìn)行生產(chǎn)。2.與生產(chǎn)部門的班組長、車間主任等人員保持密切溝通，及時掌握生產(chǎn)過程中的問題和異常情況。對于生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的設(shè)備故障、人員短缺、質(zhì)量問題等，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決。3.定期向上級匯報生產(chǎn)進(jìn)度情況，包括已完成的產(chǎn)量、未完成的產(chǎn)量、生產(chǎn)進(jìn)度偏差等信息。根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度情況，及時調(diào)整生產(chǎn)計劃，確保訂單能夠按時完成。（五）質(zhì)量控制1.協(xié)助質(zhì)量部門對生產(chǎn)過程進(jìn)行質(zhì)量控制。檢查產(chǎn)品是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對不合格產(chǎn)品進(jìn)行標(biāo)識和記錄。2.及時反饋生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題，協(xié)助質(zhì)量部門分析原因，制定改進(jìn)措施。跟蹤改進(jìn)措施的執(zhí)行情況，確保產(chǎn)品質(zhì)量得到有效提升。3.對于客戶反饋的質(zhì)量問題，及時組織相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。將處理結(jié)果及時反饋給客戶，并跟蹤客戶滿意度。（六）出貨安排1.根據(jù)訂單交貨日期，提前與物流部門溝通，安排出貨事宜。確定出貨時間、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸路線等信息。2.協(xié)助生產(chǎn)部門進(jìn)行產(chǎn)品的包裝和標(biāo)識工作，確保產(chǎn)品包裝符合運(yùn)輸要求，標(biāo)識清晰準(zhǔn)確。3.在出貨前，對產(chǎn)品進(jìn)行最終檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。辦理出貨手續(xù)，將產(chǎn)品交付給物流部門。（七）訂單結(jié)案1.訂單完成出貨后，生產(chǎn)跟單文員負(fù)責(zé)對訂單進(jìn)行結(jié)案處理。將訂單相關(guān)的文件、資料進(jìn)行整理和歸檔，包括訂單合同、生產(chǎn)計劃、物料采購清單、生產(chǎn)進(jìn)度報表、質(zhì)量檢驗(yàn)報告等。2.對訂單執(zhí)行過程中的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的生產(chǎn)跟單工作提供參考。3.與客戶進(jìn)行溝通，確認(rèn)訂單已順利完成，并感謝客戶的支持與合作。收集客戶反饋意見，為公司改進(jìn)產(chǎn)品和服務(wù)提供依據(jù)。三、工作規(guī)范（一）溝通規(guī)范1.與客戶溝通時，應(yīng)保持禮貌、熱情、專業(yè)的態(tài)度。及時回復(fù)客戶的咨詢和反饋，確?？蛻舻膯栴}得到及時解決。2.與公司內(nèi)部各部門溝通時，應(yīng)明確溝通目的和內(nèi)容，語言簡潔明了，避免產(chǎn)生歧義。尊重他人意見，積極協(xié)調(diào)解決問題。3.定期組織召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會議，會議前應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)資料，會議中應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容和決議，會后及時跟進(jìn)決議的執(zhí)行情況。（二）文件管理規(guī)范1.生產(chǎn)跟單文員應(yīng)妥善保管訂單相關(guān)的文件和資料，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。文件應(yīng)分類存放，便于查找和使用。2.對重要文件應(yīng)進(jìn)行備份，防止文件丟失或損壞。文件的備份應(yīng)定期進(jìn)行，并存放在安全可靠的地方。3.文件的借閱和使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司的文件管理制度進(jìn)行，辦理相關(guān)手續(xù)，確保文件的安全。（三）數(shù)據(jù)統(tǒng)計規(guī)范1.生產(chǎn)跟單文員應(yīng)及時、準(zhǔn)確地統(tǒng)計生產(chǎn)過程中的各項數(shù)據(jù)，如產(chǎn)量、質(zhì)量、物料消耗等。數(shù)據(jù)統(tǒng)計應(yīng)遵循相關(guān)的統(tǒng)計方法和標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。2.定期對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，繪制相關(guān)圖表，直觀地反映生產(chǎn)情況和問題。根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，提出改進(jìn)建議和措施，為公司決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，建立數(shù)據(jù)檔案，便于查詢和追溯。數(shù)據(jù)檔案應(yīng)包括統(tǒng)計報表、分析報告、相關(guān)圖表等。四、績效考核（一）考核指標(biāo)1.訂單按時完成率：考核生產(chǎn)跟單文員是否能夠按照訂單要求按時完成生產(chǎn)任務(wù)。訂單按時完成率=按時完成的訂單數(shù)量/總訂單數(shù)量×100%。2.產(chǎn)品質(zhì)量合格率：考核生產(chǎn)跟單文員在生產(chǎn)過程中對產(chǎn)品質(zhì)量的控制情況。產(chǎn)品質(zhì)量合格率=合格產(chǎn)品數(shù)量/總產(chǎn)品數(shù)量×100%。3.物料損耗率：考核生產(chǎn)跟單文員對物料采購和使用的控制情況。物料損耗率=（采購物料數(shù)量實(shí)際使用物料數(shù)量）/采購物料數(shù)量×100%。4.客戶滿意度：考核生產(chǎn)跟單文員與客戶溝通和服務(wù)的質(zhì)量?？蛻魸M意度通過客戶反饋和調(diào)查進(jìn)行評估。5.工作失誤率：考核生產(chǎn)跟單文員在工作過程中出現(xiàn)失誤的情況。工作失誤率=工作失誤次數(shù)/總工作任務(wù)次數(shù)×100%。（二）考核周期績效考核周期為每月一次，每月底對生產(chǎn)跟單文員的工作進(jìn)行考核評估。（三）考核方式1.由上級領(lǐng)導(dǎo)對生產(chǎn)跟單文員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評價，評價內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作態(tài)度等方面。2.收集客戶反饋意見和相關(guān)部門的評價意見，作為績效考核的參考依據(jù)。3.根據(jù)考核指標(biāo)的完成情況，計算各項考核指標(biāo)的得分，最終確定生產(chǎn)跟單文員的績效考核成績。（四）考核結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)績效考核成績，對生產(chǎn)跟單文員進(jìn)行相應(yīng)的獎勵和懲罰。績效考核成績優(yōu)秀的員工，給予獎金、晉升機(jī)會等獎勵；績效考核成績不合格的員工，給予警告、降職、辭退等懲罰。2.將績效考核結(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、培訓(xùn)發(fā)展等掛鉤，激勵員工不斷提高工作績效。五、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)需求分析1.根據(jù)生產(chǎn)跟單文員的崗位要求和工作實(shí)際情況，定期進(jìn)行培訓(xùn)需求分析。了解員工的技能水平、知識結(jié)構(gòu)和工作中存在的問題，確定培訓(xùn)的內(nèi)容和方式。2.與員工進(jìn)行溝通，了解他們的培訓(xùn)需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為個性化培訓(xùn)提供參考。（二）培訓(xùn)計劃制定1.根據(jù)培訓(xùn)需求分析結(jié)果，制定年度培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)師資等方面的內(nèi)容。2.將培訓(xùn)計劃發(fā)放給生產(chǎn)跟單文員，并組織召開培訓(xùn)動員會，讓員工了解培訓(xùn)計劃的內(nèi)容和意義，提高員工參與培訓(xùn)的積極性。（三）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計劃，組織開展各類培訓(xùn)活動。培訓(xùn)方式可以包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)踐操作等多種形式。2.培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重培訓(xùn)效果的評估。通過考試、作業(yè)、實(shí)踐操作、問卷調(diào)查等方式，了解員工對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和培訓(xùn)后的工作表現(xiàn)，及時調(diào)整培訓(xùn)方式和內(nèi)容。（四）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為生產(chǎn)