PAGE小企業(yè)采購(gòu)付款財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范小企業(yè)采購(gòu)付款流程，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性和資金使用的合理性，保障企業(yè)資產(chǎn)安全，提高資金使用效益，促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)所有采購(gòu)付款相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等各類(lèi)采購(gòu)事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)付款活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：采購(gòu)信息、付款金額、付款時(shí)間等必須準(zhǔn)確無(wú)誤，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。3.及時(shí)性原則：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提交采購(gòu)申請(qǐng)和相關(guān)文件，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)審核付款申請(qǐng)并安排資金支付，避免延誤影響業(yè)務(wù)進(jìn)展。4.審批流程明確原則：建立清晰的采購(gòu)付款審批流程，明確各環(huán)節(jié)審批權(quán)限和責(zé)任，確保每筆采購(gòu)付款業(yè)務(wù)都經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核。5.監(jiān)督與制衡原則：設(shè)置必要的監(jiān)督環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款全過(guò)程的監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)不相容崗位相互分離、相互制約，防止舞弊行為發(fā)生。二、采購(gòu)付款流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)提出申請(qǐng)：各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)價(jià)格、需求日期等信息，并說(shuō)明采購(gòu)的必要性和用途。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)內(nèi)容真實(shí)合理，符合部門(mén)業(yè)務(wù)需求和預(yù)算安排，簽字批準(zhǔn)后提交給采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)選擇供應(yīng)商：采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商評(píng)估等方式，選擇合適的供應(yīng)商。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.簽訂采購(gòu)合同：采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)物品或服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同必須經(jīng)法律合規(guī)部門(mén)審核，確保合同條款合法有效，避免潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。3.跟蹤采購(gòu)進(jìn)度：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇供應(yīng)商交貨延遲或產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）到貨驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購(gòu)物品到貨前，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)申請(qǐng)，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。2.實(shí)物驗(yàn)收：采購(gòu)物品到貨后，驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問(wèn)題等，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)驗(yàn)收不合格報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明問(wèn)題情況，并通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.入庫(kù)手續(xù)辦理：驗(yàn)收合格的采購(gòu)物品，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫(kù)日期等信息。入庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別傳遞給采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。（四）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門(mén)提交付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門(mén)在收到驗(yàn)收合格的入庫(kù)單后，根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，填寫(xiě)付款申請(qǐng)表。付款申請(qǐng)表應(yīng)包括采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款日期、付款方式等信息，并附上采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到付款申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容和相關(guān)憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收單的真實(shí)性、發(fā)票的合規(guī)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通核實(shí)，并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。（五）付款審批1.分級(jí)審批：付款申請(qǐng)根據(jù)金額大小和重要性實(shí)行分級(jí)審批制度。一般情況下，小額采購(gòu)付款由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；中等金額采購(gòu)付款由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；大額采購(gòu)付款需經(jīng)總經(jīng)理審批。特殊情況下，如涉及重大投資項(xiàng)目或特殊業(yè)務(wù)的采購(gòu)付款，可能還需經(jīng)過(guò)董事會(huì)或股東會(huì)審批。2.審批要點(diǎn)：審批人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、合理性以及資金支付的必要性和安全性。審核采購(gòu)合同條款是否履行、驗(yàn)收手續(xù)是否完備、發(fā)票是否合規(guī)、付款金額是否與合同約定一致等。對(duì)于不符合規(guī)定的付款申請(qǐng)，審批人員應(yīng)拒絕批準(zhǔn)，并說(shuō)明理由。（六）資金支付1.財(cái)務(wù)部門(mén)安排資金：經(jīng)審批通過(guò)的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)企業(yè)資金狀況和資金管理規(guī)定，安排資金支付。如企業(yè)資金充足，可直接支付；如資金緊張，需按照資金支付計(jì)劃和優(yōu)先順序進(jìn)行安排，確保重要采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。2.支付方式選擇：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)與供應(yīng)商的約定和企業(yè)實(shí)際情況，選擇合適的支付方式。常見(jiàn)的支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票、電子支付等。對(duì)于金額較大或風(fēng)險(xiǎn)較高的采購(gòu)付款，應(yīng)優(yōu)先選擇銀行轉(zhuǎn)賬等安全可靠的支付方式。3.支付記錄與核對(duì)：財(cái)務(wù)部門(mén)在完成資金支付后，及時(shí)記錄支付信息，包括支付日期、支付金額、支付方式、收款方信息等，并與付款申請(qǐng)表、采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)憑證進(jìn)行核對(duì)，確保支付信息準(zhǔn)確無(wú)誤。同時(shí)，定期對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)，保證財(cái)務(wù)賬目清晰、準(zhǔn)確。三、采購(gòu)付款相關(guān)文件管理（一）采購(gòu)合同管理1.合同簽訂：采購(gòu)合同由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法律合規(guī)部門(mén)審核后，與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)存檔。2.合同執(zhí)行跟蹤：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的交貨進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量等信息。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并將相關(guān)情況通知財(cái)務(wù)部門(mén)。3.合同變更與終止：如采購(gòu)合同需要變更或終止，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)，并簽訂變更或終止協(xié)議。變更或終止協(xié)議簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將相關(guān)文件提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)據(jù)此調(diào)整賬務(wù)處理。同時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將變更或終止情況通知相關(guān)部門(mén)，確保各部門(mén)工作協(xié)調(diào)一致。（二）驗(yàn)收單管理1.驗(yàn)收單填寫(xiě)：驗(yàn)收人員在完成采購(gòu)物品驗(yàn)收后，應(yīng)按照規(guī)定格式填寫(xiě)驗(yàn)收單，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收日期等信息。驗(yàn)收單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由驗(yàn)收人員、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等留存。2.驗(yàn)收單審核：采購(gòu)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)驗(yàn)收單進(jìn)行審核，檢查驗(yàn)收單填寫(xiě)是否完整、準(zhǔn)確，驗(yàn)收情況是否真實(shí)合理。如發(fā)現(xiàn)驗(yàn)收單存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與驗(yàn)收人員核實(shí)，并要求其更正或補(bǔ)充相關(guān)信息。3.驗(yàn)收單歸檔：驗(yàn)收單作為采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的重要憑證，應(yīng)按照時(shí)間順序和業(yè)務(wù)類(lèi)別進(jìn)行歸檔保存。歸檔期限應(yīng)符合企業(yè)檔案管理規(guī)定，以便日后查閱和審計(jì)。（三）發(fā)票管理1.發(fā)票取得：采購(gòu)部門(mén)應(yīng)要求供應(yīng)商按照合同約定及時(shí)開(kāi)具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，與采購(gòu)合同和實(shí)際交易相符。發(fā)票開(kāi)具日期應(yīng)符合稅務(wù)法規(guī)規(guī)定，不得提前或滯后開(kāi)具。2.發(fā)票審核：財(cái)務(wù)部門(mén)收到發(fā)票后，應(yīng)嚴(yán)格審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和合規(guī)性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的格式、內(nèi)容、印章是否齊全，發(fā)票金額是否與采購(gòu)合同和驗(yàn)收單一致，發(fā)票稅率是否正確等。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)拒絕接收，并要求供應(yīng)商重新開(kāi)具。3.發(fā)票認(rèn)證與抵扣：對(duì)于增值稅專(zhuān)用發(fā)票，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行認(rèn)證和抵扣操作。認(rèn)證期限應(yīng)符合稅務(wù)法規(guī)規(guī)定，避免因逾期未認(rèn)證而導(dǎo)致無(wú)法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額。同時(shí)，應(yīng)建立發(fā)票認(rèn)證與抵扣臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票認(rèn)證和抵扣情況。4.發(fā)票保管與歸檔：發(fā)票作為重要的財(cái)務(wù)憑證，應(yīng)妥善保管。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照發(fā)票號(hào)碼順序進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。發(fā)票保管期限應(yīng)符合稅務(wù)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求，以便日后查閱和審計(jì)。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.定期審計(jì)：企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)付款流程是否合規(guī)、內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是否真實(shí)準(zhǔn)確等。審計(jì)范圍包括采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同簽訂、到貨驗(yàn)收、付款申請(qǐng)、付款審批及資金支付等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)：針對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目或存在風(fēng)險(xiǎn)隱患的采購(gòu)付款業(yè)務(wù)，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)可開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)。專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)應(yīng)深入調(diào)查業(yè)務(wù)背景、操作流程、資金流向等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.審計(jì)報(bào)告與反饋：內(nèi)部審計(jì)部門(mén)完成審計(jì)工作后，應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，向企業(yè)管理層匯報(bào)審計(jì)結(jié)果。審計(jì)報(bào)告應(yīng)客觀、公正地反映采購(gòu)付款業(yè)務(wù)存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施和建議。企業(yè)管理層應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告及時(shí)進(jìn)行決策，督促相關(guān)部門(mén)落實(shí)整改工作，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計(jì)部門(mén)。（二）財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的日常財(cái)務(wù)監(jiān)督，定期核對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況、驗(yàn)收單與發(fā)票信息、付款記錄等，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。同時(shí)，對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的資金使用情況進(jìn)行監(jiān)控，合理安排資金，提高資金使用效益，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)異?；蛸Y金使用不合理等情況，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通核實(shí)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（三）采購(gòu)部門(mén)自查采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身采購(gòu)付款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、合同簽訂是否合規(guī)、供應(yīng)商管理是否有效等。自查發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)整改，并將自查情況和整改結(jié)果向企業(yè)管理層報(bào)告。通過(guò)加強(qiáng)采購(gòu)部門(mén)內(nèi)部自查，提高采購(gòu)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，確保采購(gòu)付款業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。五、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任界定1.采購(gòu)部門(mén)責(zé)任：采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)付款業(yè)務(wù)中存在以下違規(guī)行為的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任：未按照規(guī)定流程進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)、選擇供應(yīng)商、簽訂合同等操作，導(dǎo)致采購(gòu)業(yè)務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題；對(duì)采購(gòu)合同執(zhí)行情況跟蹤不力，未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等，給企業(yè)造成損失；提供虛假采購(gòu)信息或與供應(yīng)商串通舞弊，謀取不正當(dāng)利益。2.財(cái)務(wù)部門(mén)責(zé)任：財(cái)務(wù)部門(mén)在采購(gòu)付款業(yè)務(wù)中存在以下違規(guī)行為的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任：未嚴(yán)格審核采購(gòu)付款申請(qǐng)和相關(guān)憑證，導(dǎo)致錯(cuò)誤付款或資金損失；未按照規(guī)定安排資金支付，影響企業(yè)正常業(yè)務(wù)開(kāi)展；對(duì)采購(gòu)付款業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確、不完整，造成財(cái)務(wù)信息失真。3.驗(yàn)收部門(mén)責(zé)任：驗(yàn)收部門(mén)在采購(gòu)付款業(yè)務(wù)中存在以下違規(guī)行為的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任：未按照規(guī)定進(jìn)行到貨驗(yàn)收，驗(yàn)收結(jié)果不真實(shí)、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致不合格貨物入庫(kù)；對(duì)驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未及時(shí)報(bào)告和處理，給企業(yè)造成損失。4.其他部門(mén)責(zé)任：其他相關(guān)部門(mén)在采購(gòu)付款業(yè)務(wù)中存在以下違規(guī)行為的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任：未履行本部門(mén)在采購(gòu)付款流程中的職責(zé)，影響業(yè)務(wù)正常進(jìn)行；提供虛假信息或協(xié)助采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)商舞弊，導(dǎo)致企業(yè)利益受損。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)于情節(jié)較輕、未給企業(yè)造成重大損失的違規(guī)行為，給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育，責(zé)令其認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，立即改正。2.經(jīng)濟(jì)處罰：根據(jù)違規(guī)行為給企業(yè)造成的損失大小，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，包括扣發(fā)獎(jiǎng)金、績(jī)效工資等。3.崗位調(diào)整：對(duì)于嚴(yán)重違規(guī)或多次違規(guī)的責(zé)任人，可進(jìn)行崗位調(diào)整，調(diào)離原工作崗位，安排其