PAGE財務(wù)制度銷售下單流程一、總則1.目的本財務(wù)制度銷售下單流程旨在規(guī)范公司銷售業(yè)務(wù)中的下單操作，確保銷售活動的順利進行，保障公司財務(wù)安全，提高運營效率，明確各部門在銷售下單過程中的職責(zé)與權(quán)限，促進公司銷售業(yè)務(wù)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。2.適用范圍本流程適用于公司所有銷售業(yè)務(wù)的下單操作，包括但不限于產(chǎn)品銷售、服務(wù)銷售等各類銷售活動。3.相關(guān)部門職責(zé)銷售部門：負(fù)責(zé)與客戶溝通，了解客戶需求，促成銷售交易，并準(zhǔn)確填寫銷售訂單，確保訂單信息的完整性和準(zhǔn)確性。對銷售訂單的執(zhí)行情況進行跟蹤，及時反饋訂單執(zhí)行過程中的問題。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核銷售訂單的財務(wù)條款，包括價格、付款方式、結(jié)算周期等，確保符合公司財務(wù)政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。對銷售訂單的收款情況進行監(jiān)控，及時提醒相關(guān)部門跟進款項回收，進行賬務(wù)處理。倉庫部門：根據(jù)銷售訂單安排貨物的備貨、發(fā)貨等工作，確保貨物的及時供應(yīng)和準(zhǔn)確交付。對庫存情況進行管理，根據(jù)銷售訂單合理安排庫存，避免缺貨或積壓。其他相關(guān)部門：根據(jù)銷售訂單的要求，協(xié)同完成各自職責(zé)范圍內(nèi)的工作，如生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)安排生產(chǎn)任務(wù)（如涉及產(chǎn)品生產(chǎn)），質(zhì)量部門負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量檢驗等。二、銷售下單流程1.客戶需求溝通銷售部門業(yè)務(wù)人員通過電話、郵件、面談等方式與客戶進行溝通，詳細(xì)了解客戶的產(chǎn)品或服務(wù)需求、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等信息。對客戶提出的特殊要求進行記錄，并及時與相關(guān)部門（如生產(chǎn)部門、技術(shù)部門等）溝通協(xié)調(diào)，評估公司是否能夠滿足客戶需求。2.銷售訂單生成銷售業(yè)務(wù)人員根據(jù)與客戶溝通的結(jié)果，在公司銷售管理系統(tǒng)中準(zhǔn)確填寫銷售訂單。銷售訂單應(yīng)包含以下基本信息：客戶信息：包括客戶名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、地址等。產(chǎn)品或服務(wù)信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等；服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費用等。交貨信息：交貨時間、交貨地點、運輸方式等。付款方式及結(jié)算周期：明確客戶的付款方式（如現(xiàn)金、支票、銀行轉(zhuǎn)賬、信用證等）以及結(jié)算周期（如貨到付款、月結(jié)、季結(jié)等）。其他特殊要求：如包裝要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)要求等。銷售訂單填寫完成后，提交給銷售部門負(fù)責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括訂單信息的準(zhǔn)確性、完整性，客戶需求的合理性，以及與公司銷售政策的一致性等。3.財務(wù)條款審核銷售訂單審核通過后，流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)人員對訂單中的財務(wù)條款進行審核，重點審核以下內(nèi)容：價格：檢查銷售價格是否符合公司定價政策，是否經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟鞒?。對于特殊價格或優(yōu)惠價格訂單，需核實相關(guān)審批文件。付款方式：評估客戶付款方式的風(fēng)險，對于風(fēng)險較高的付款方式（如遠期支票、信用證等），需進行額外的風(fēng)險評估和防范措施。確保付款方式符合公司資金管理要求和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。結(jié)算周期：審核結(jié)算周期是否合理，是否與公司的資金回籠計劃相匹配。過長的結(jié)算周期可能影響公司資金周轉(zhuǎn)，需謹(jǐn)慎評估并與銷售部門溝通協(xié)商。其他財務(wù)條款：如折扣政策、違約金條款等，確保其符合公司財務(wù)政策和相關(guān)法律法規(guī)要求，不存在潛在的財務(wù)風(fēng)險。財務(wù)人員審核無誤后，在銷售訂單上簽字確認(rèn)，并注明審核意見。如發(fā)現(xiàn)財務(wù)條款存在問題，應(yīng)及時與銷售部門溝通，要求其進行修改或補充相關(guān)信息，直至審核通過。4.倉庫備貨安排銷售訂單經(jīng)財務(wù)審核通過后，倉庫部門根據(jù)訂單要求進行備貨。倉庫人員首先核對庫存系統(tǒng)，確認(rèn)所需貨物是否有足夠庫存。若庫存充足，倉庫人員按照訂單要求進行貨物分揀、包裝等準(zhǔn)備工作，并在庫存系統(tǒng)中記錄貨物的出庫情況，更新庫存數(shù)量。若庫存不足，倉庫人員及時通知銷售部門，銷售部門與客戶溝通協(xié)商，調(diào)整交貨時間或采取其他解決方案（如部分交貨、補貨等）。同時，倉庫人員將庫存短缺信息反饋給采購部門，采購部門及時安排采購計劃，確保貨物能夠及時補充庫存，滿足銷售訂單需求。5.發(fā)貨及運輸安排根據(jù)銷售訂單的交貨時間和運輸方式要求，倉庫部門安排發(fā)貨。對于自行運輸?shù)挠唵?，倉庫人員組織車輛進行貨物裝載，并安排專人負(fù)責(zé)運輸過程中的貨物安全和跟蹤。對于委托第三方物流運輸?shù)挠唵?，倉庫人員與選定的物流公司進行交接，提供準(zhǔn)確的貨物清單和發(fā)貨信息。物流公司負(fù)責(zé)將貨物按時、安全地運輸至客戶指定地點，并及時反饋運輸狀態(tài)信息。在發(fā)貨過程中，倉庫人員應(yīng)做好發(fā)貨記錄，包括發(fā)貨時間、發(fā)貨數(shù)量、運輸單號等信息，以便后續(xù)查詢和跟蹤。6.銷售訂單執(zhí)行跟蹤銷售部門業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)對銷售訂單的執(zhí)行情況進行全程跟蹤。定期與客戶溝通，了解貨物是否按時到達、客戶是否驗收合格等情況。如在訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題（如貨物損壞、交貨延遲、客戶拒收等），銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門進行處理。對于因公司原因?qū)е碌膯栴}，應(yīng)采取積極措施解決，減少對客戶的影響，并及時向客戶反饋處理進度和結(jié)果。倉庫部門負(fù)責(zé)跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，及時掌握貨物的在途情況。如發(fā)現(xiàn)運輸異常情況（如運輸延誤、貨物丟失等），應(yīng)及時與物流公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的補救措施，并通知銷售部門。財務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤銷售訂單的收款情況，定期與銷售部門核對款項回收進度。對于逾期未收款的訂單，及時提醒銷售部門采取措施催收款項，并協(xié)助銷售部門與客戶溝通協(xié)商解決付款問題。三、銷售訂單變更管理1.變更申請在銷售訂單執(zhí)行過程中，如因客戶需求變更、公司內(nèi)部原因等需要對銷售訂單進行變更，相關(guān)部門應(yīng)及時提出變更申請。變更申請應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、預(yù)計對訂單執(zhí)行和財務(wù)狀況的影響等。變更申請由提出部門填寫變更申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給銷售部門。2.變更審核銷售部門收到變更申請表后，對變更內(nèi)容進行初步審核，評估變更對銷售業(yè)務(wù)的影響。如變更涉及價格調(diào)整、交貨時間變更、產(chǎn)品規(guī)格型號更改等重要事項，需組織相關(guān)部門（如財務(wù)部門、倉庫部門、生產(chǎn)部門等）進行聯(lián)合審核。財務(wù)部門重點審核變更對財務(wù)條款的影響，包括價格變動對收入和利潤的影響、付款方式和結(jié)算周期變更對資金回籠的影響等。根據(jù)審核結(jié)果，提出財務(wù)方面的意見和建議。倉庫部門審核變更對庫存和發(fā)貨安排的影響，確認(rèn)庫存是否能夠滿足變更后的訂單需求，發(fā)貨時間和運輸方式是否需要調(diào)整等。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對變更內(nèi)容進行審核，確保變更后的訂單能夠順利執(zhí)行。3.變更審批銷售訂單變更申請表經(jīng)各部門審核通過后，提交給公司管理層進行審批。公司管理層根據(jù)變更的性質(zhì)、影響程度等因素進行綜合評估，做出審批決定。對于重大變更事項，需經(jīng)過公司高層會議討論決策。審批通過后的變更申請表作為銷售訂單變更的依據(jù)，相關(guān)部門按照變更后的訂單要求進行執(zhí)行。4.變更執(zhí)行與跟蹤銷售部門根據(jù)審批通過的變更申請表，及時通知相關(guān)部門進行變更后的訂單執(zhí)行工作。倉庫部門根據(jù)變更后的交貨時間和貨物需求，調(diào)整庫存和發(fā)貨安排；財務(wù)部門根據(jù)變更后的財務(wù)條款，調(diào)整賬務(wù)處理和收款跟蹤等工作。各部門在變更執(zhí)行過程中，應(yīng)做好相應(yīng)的記錄和跟蹤工作，確保變更后的訂單順利完成。銷售部門繼續(xù)對變更后的訂單執(zhí)行情況進行跟蹤，及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。四、銷售訂單結(jié)算管理1.收款管理財務(wù)部門根據(jù)銷售訂單約定的付款方式和結(jié)算周期，及時跟蹤客戶款項回收情況。在接近結(jié)算周期時，提前與銷售部門溝通，了解訂單執(zhí)行進度和客戶付款意向。銷售部門負(fù)責(zé)協(xié)助財務(wù)部門進行款項催收工作。對于逾期未付款的客戶，銷售業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時與客戶溝通，了解原因并催促客戶付款。如客戶存在付款困難，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決方案，如延長付款期限、調(diào)整付款方式等，并及時反饋給財務(wù)部門。財務(wù)部門收到客戶款項后，及時進行賬務(wù)處理。核對收款金額與銷售訂單金額是否一致，確認(rèn)收款來源，并按照公司財務(wù)制度進行入賬登記。同時，開具相應(yīng)的收款憑證給客戶。2.發(fā)票管理財務(wù)部門根據(jù)銷售訂單和實際收款情況，及時開具銷售發(fā)票。發(fā)票開具應(yīng)遵循相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，確保發(fā)票內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，包括客戶名稱、產(chǎn)品或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額、稅率、稅額等信息。銷售部門負(fù)責(zé)將發(fā)票及時交付給客戶。對于需要郵寄發(fā)票的情況，銷售部門應(yīng)選擇可靠的快遞公司，并跟蹤發(fā)票的送達情況，確?？蛻裟軌蚣皶r收到發(fā)票。財務(wù)部門對發(fā)票的開具、交付等情況進行記錄和管理，定期核對發(fā)票開具金額與銷售訂單金額、收款金額是否一致，確保發(fā)票管理的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.應(yīng)收賬款管理財務(wù)部門定期對應(yīng)收賬款進行清理和分析，編制應(yīng)收賬款賬齡分析表，及時掌握應(yīng)收賬款的分布情況和賬齡結(jié)構(gòu)。對于賬齡較長的應(yīng)收賬款，應(yīng)重點關(guān)注并與銷售部門共同制定催收措施。銷售部門負(fù)責(zé)對應(yīng)收賬款的催收工作進行具體實施。根據(jù)應(yīng)收賬款賬齡分析表，對不同客戶采取不同程度的催收措施，如發(fā)送催款函、電話催收、上門催收等。對于長期拖欠款項且催收無效的客戶，應(yīng)及時采取法律手段維護公司權(quán)益。公司建立應(yīng)收賬款考核制度，將應(yīng)收賬款回收率等指標(biāo)納入銷售部門和相關(guān)人員的績效考核體系，激勵銷售部門和員工積極催收款項，降低公司應(yīng)收賬款風(fēng)險。五、銷售訂單檔案管理1.檔案收集與整理銷售訂單執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括銷售訂單、變更申請表、發(fā)貨記錄、運輸憑證、收款憑證、發(fā)票等，均應(yīng)作為銷售訂單檔案進行收集和整理。銷售部門負(fù)責(zé)定期將上述檔案資料收集齊全，并按照時間順序、訂單編號等進行分類整理。確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要文件。2.檔案存儲與保管整理好的銷售訂單檔案應(yīng)妥善存儲保管。公司可設(shè)立專門的檔案庫或使用電子檔案管理系統(tǒng)進行存儲，確保檔案資料的安全和可查閱性。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案管理要求進行裝訂、編號，并存放于檔案柜中，防止檔案損壞、丟失或泄露。對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和查閱。3.檔案查閱與使用公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱銷售訂單檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，并注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交給檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，核實查閱人員的身份和權(quán)限，按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案資料。查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進行其他違規(guī)操作。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。對于涉及公司商業(yè)機密或敏感信息的銷售訂單檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱