PAGE歸還款項財務(wù)制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司/組織內(nèi)部歸還款項的財務(wù)行為，確保資金流動的清晰、準確與合規(guī)，維護公司/組織的財務(wù)秩序，保障各方權(quán)益，提高資金使用效率，防范財務(wù)風(fēng)險。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及款項歸還的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于員工借款歸還、供應(yīng)商應(yīng)付款項歸還、客戶預(yù)付款項退還等各類資金往來的歸還款項操作。（三）基本原則1.合法性原則：歸還款項的操作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保每一筆款項的歸還都具有合法依據(jù)。2.準確性原則：財務(wù)部門應(yīng)準確記錄和核算歸還款項的金額、時間、來源與去向等信息，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實、完整與準確。3.及時性原則：款項歸還責(zé)任方應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點及時足額歸還相應(yīng)款項，避免逾期還款帶來的不利影響。4.清晰性原則：歸還款項的流程和相關(guān)手續(xù)應(yīng)清晰明確，便于操作和監(jiān)督，確保每一筆款項的歸還都能追溯和查詢。二、歸還款項的分類及操作流程（一）員工借款歸還1.借款申請與審批員工因工作需要借款時，應(yīng)填寫《員工借款申請表》，詳細注明借款事由、金額、預(yù)計還款時間等信息。借款申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核，確認借款用途合理、必要，并簽字批準。財務(wù)部門收到經(jīng)部門負責(zé)人審批后的借款申請表后，對借款金額、還款來源等進行審核，審核通過后報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.借款發(fā)放經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門按照審批金額將借款發(fā)放至員工指定的銀行賬戶或支付給員工現(xiàn)金（如符合現(xiàn)金支付規(guī)定）。財務(wù)部門應(yīng)在借款發(fā)放后及時登記《員工借款臺賬》，記錄借款日期、借款人姓名、借款金額、還款期限等信息。3.還款提醒與跟蹤在還款期限前[X]個工作日，財務(wù)部門應(yīng)通過郵件、短信或內(nèi)部通訊工具等方式向借款人發(fā)送還款提醒通知，告知其還款金額、還款日期及逾期后果等。財務(wù)人員應(yīng)定期跟蹤員工借款的歸還情況，對于臨近還款期限仍未還款的員工，及時與借款人溝通，了解原因并督促其按時還款。4.還款方式與記錄員工可通過現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬、工資代扣等方式歸還借款。員工歸還借款時，應(yīng)填寫《員工借款還款單》，注明還款金額、還款方式、還款日期等信息，并將還款憑證（如銀行轉(zhuǎn)賬回單、現(xiàn)金收據(jù)等）一并提交給財務(wù)部門。財務(wù)人員收到還款單及還款憑證后，應(yīng)認真核對還款金額、還款方式與還款日期等信息，確認無誤后在《員工借款臺賬》中進行還款記錄，并更新借款人的借款余額。對于通過工資代扣方式歸還借款的，財務(wù)部門應(yīng)在發(fā)放工資時按照規(guī)定的金額進行扣除，并在工資發(fā)放記錄中注明借款代扣情況。（二）供應(yīng)商應(yīng)付款項歸還1.應(yīng)付賬款確認采購部門在收到供應(yīng)商的發(fā)票及相關(guān)送貨清單等資料后，應(yīng)及時與采購合同核對，確認應(yīng)付賬款的金額、付款期限等信息。采購部門將核對無誤的發(fā)票及相關(guān)資料提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門據(jù)此進行應(yīng)付賬款的賬務(wù)處理，并登記《供應(yīng)商應(yīng)付賬款臺賬》，記錄供應(yīng)商名稱、應(yīng)付賬款金額、到期日期等信息。2.付款申請與審批在應(yīng)付賬款到期前，財務(wù)部門根據(jù)合同約定和資金安排情況，編制《付款申請單》，注明供應(yīng)商名稱、應(yīng)付賬款金額、付款方式、付款日期等信息?！陡犊钌暾垎巍沸杞?jīng)財務(wù)負責(zé)人審核，確認資金來源合理、付款金額準確后簽字批準。對于金額較大的付款申請，還需報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，確保付款決策符合公司/組織的整體利益和財務(wù)狀況。3.款項支付經(jīng)審批通過后，財務(wù)部門按照付款申請單上的付款方式進行款項支付。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，財務(wù)人員應(yīng)準確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，并確保轉(zhuǎn)賬金額與付款申請單一致。轉(zhuǎn)賬完成后，及時獲取銀行轉(zhuǎn)賬回單作為付款憑證。如采用支票支付，財務(wù)人員應(yīng)按照支票管理規(guī)定填寫支票信息，確保支票的真實性、完整性和有效性。支票交付給供應(yīng)商時，應(yīng)要求供應(yīng)商在支票存根上簽收，并留存相關(guān)簽收記錄。財務(wù)部門在款項支付后，應(yīng)及時在《供應(yīng)商應(yīng)付賬款臺賬》中更新付款記錄，注明付款日期、付款金額、付款方式等信息，并將付款憑證作為附件進行歸檔保存。4.付款差異處理如因發(fā)票金額與實際結(jié)算金額不符、質(zhì)量問題等原因?qū)е聦嶋H付款金額與應(yīng)付賬款金額存在差異，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，確定差異原因及解決方案。對于需要調(diào)整應(yīng)付賬款金額的情況，采購部門應(yīng)填寫《應(yīng)付賬款調(diào)整申請表》，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額等信息，并經(jīng)財務(wù)部門審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后進行賬務(wù)處理。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審批后的《應(yīng)付賬款調(diào)整申請表》，及時調(diào)整《供應(yīng)商應(yīng)付賬款臺賬》中的應(yīng)付賬款余額及相關(guān)記錄，確保應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)準確反映實際業(yè)務(wù)情況。（三）客戶預(yù)付款項退還1.預(yù)付款項確認與記錄銷售部門在收到客戶預(yù)付款項后，應(yīng)及時開具收款收據(jù)給客戶，并將收款信息傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)收款收據(jù)及相關(guān)銀行收款憑證等資料，確認客戶預(yù)付款項的金額、收款日期、客戶名稱等信息，并登記《客戶預(yù)付款項臺賬》，記錄客戶預(yù)付款項的增減變動情況。2.退款申請與審批當需要退還客戶預(yù)付款項時，銷售部門應(yīng)填寫《客戶預(yù)付款項退款申請表》，詳細說明退款原因、退款金額、退款方式等信息。《客戶預(yù)付款項退款申請表》需經(jīng)銷售部門負責(zé)人審核，確認退款原因合理且符合公司/組織相關(guān)規(guī)定后簽字批準。財務(wù)部門收到經(jīng)銷售部門負責(zé)人審批后的退款申請表后，對退款金額、退款來源等進行審核，審核通過后報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。3.款項退還經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財務(wù)部門按照審批金額將預(yù)付款項退還給客戶。如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式退還，財務(wù)人員應(yīng)準確填寫付款單位名稱（即公司/組織名稱）、賬號、開戶行等信息，并確保轉(zhuǎn)賬金額與退款申請表一致。轉(zhuǎn)賬完成后，及時獲取銀行轉(zhuǎn)賬回單作為退款憑證。如采用現(xiàn)金退還，財務(wù)人員應(yīng)按照現(xiàn)金管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，要求客戶在退款收據(jù)上簽字確認，并留存相關(guān)簽字記錄。財務(wù)部門在款項退還后，應(yīng)及時在《客戶預(yù)付款項臺賬》中更新退款記錄，注明退款日期、退款金額、退款方式等信息，并將退款憑證作為附件進行歸檔保存。4.特殊情況處理如客戶預(yù)付款項已用于部分業(yè)務(wù)支出，需要退還剩余款項時，銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商確定剩余款項的退還金額，并在《客戶預(yù)付款項退款申請表》中詳細說明已使用款項的情況及計算依據(jù)。財務(wù)部門在審核退款申請時，應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)情況核對已使用款項的合理性和準確性，并按照規(guī)定進行賬務(wù)處理。對于因客戶原因?qū)е骂A(yù)付款項無法退還或需要部分扣除的情況，銷售部門應(yīng)與客戶簽訂相關(guān)協(xié)議，明確扣除原因、扣除金額及后續(xù)處理方式等，并將協(xié)議副本提交給財務(wù)部門備案。財務(wù)部門根據(jù)協(xié)議進行相應(yīng)的賬務(wù)處理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)準確反映實際業(yè)務(wù)情況。三、財務(wù)核算與監(jiān)督（一）財務(wù)核算1.歸還款項的賬務(wù)處理財務(wù)部門應(yīng)按照會計準則和公司/組織財務(wù)制度的規(guī)定，對歸還款項進行準確的賬務(wù)處理。對于員工借款歸還，財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)還款憑證及時沖減員工借款余額，借記“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目，貸記“其他應(yīng)收款[員工姓名]”科目。對于供應(yīng)商應(yīng)付款項歸還，財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)付款憑證沖減應(yīng)付賬款余額，借記“應(yīng)付賬款[供應(yīng)商名稱]”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。對于客戶預(yù)付款項退還，財務(wù)人員應(yīng)根據(jù)退款憑證沖減預(yù)收賬款余額，借記“預(yù)收賬款[客戶名稱]”科目，貸記“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”科目。2.財務(wù)報表反映歸還款項的相關(guān)信息應(yīng)在公司/組織的財務(wù)報表中準確反映，確保財務(wù)報表能夠真實、完整地呈現(xiàn)公司/組織的財務(wù)狀況和資金流動情況。資產(chǎn)負債表中應(yīng)準確列示各項應(yīng)收、應(yīng)付賬款的期末余額，現(xiàn)金流量表中應(yīng)反映歸還款項所涉及的現(xiàn)金流入與流出情況。（二）財務(wù)監(jiān)督1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對歸還款項的財務(wù)制度執(zhí)行情況進行審計檢查，重點審查款項歸還的審批流程是否合規(guī)、財務(wù)核算是否準確、相關(guān)記錄是否完整等。審計部門應(yīng)根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對于發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實情況，確保歸還款項的財務(wù)操作符合公司/組織規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.財務(wù)部門自查財務(wù)部門應(yīng)定期對歸還款項的賬務(wù)處理和相關(guān)記錄進行自查，核對賬目與實際業(yè)務(wù)情況是否相符，檢查各項手續(xù)是否齊全、合規(guī)。財務(wù)人員在日常工作中應(yīng)加強對歸還款項的審核與監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確?？铐棜w還工作的順利進行和財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。3.信息披露與透明度公司/組織應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和監(jiān)管要求，及時、準確地披露歸還款項的相關(guān)信息，提高財務(wù)信息的透明度。在對外公布財務(wù)報表或其他財務(wù)信息時，應(yīng)確保歸還款項的內(nèi)容清晰、明確，便于投資者、債權(quán)人及其他利益相關(guān)者了解公司/組織的資金流動情況和財務(wù)風(fēng)險狀況。四、風(fēng)險防控與違規(guī)處理（一）風(fēng)險防控1.逾期風(fēng)險防控建立健全逾期款項預(yù)警機制，財務(wù)部門應(yīng)定期對歸還款項的到期情況進行梳理和分析，對于臨近還款期限的款項提前發(fā)出提醒通知，督促相關(guān)責(zé)任方按時還款。對于可能出現(xiàn)逾期還款的情況，如借款人資金周轉(zhuǎn)困難、供應(yīng)商存在爭議等，應(yīng)及時與相關(guān)方溝通協(xié)調(diào)，制定應(yīng)對措施，避免逾期還款帶來的信用風(fēng)險和財務(wù)損失。2.資金安全風(fēng)險防控加強對歸還款項資金支付過程的安全管理，嚴格執(zhí)行資金審批制度和支付流程，確保資金支付的準確性和安全性。對涉及大額款項歸還的業(yè)務(wù)，應(yīng)進行重點監(jiān)控和風(fēng)險評估，必要時可采取雙人復(fù)核、實地核實等措施，防止資金被盜用、挪用等風(fēng)險。3.法律合規(guī)風(fēng)險防控財務(wù)部門應(yīng)密切關(guān)注國家法律法規(guī)和行業(yè)政策的變化，確保歸還款項的操作符合最新規(guī)定。在處理各類歸還款項業(yè)務(wù)時，應(yīng)嚴格審查相關(guān)合同、協(xié)議等文件的合法性和有效性，避免因法律糾紛導(dǎo)致的財務(wù)風(fēng)險。（二）違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定對于違反本歸還款項財務(wù)制度的行為，包括但不限于未經(jīng)審批擅自借款或還款、逾期還款、虛報款項歸還情況等，均視為違規(guī)行為。2.違規(guī)處理措施對于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的責(zé)任人，公司/組織將給予警告處分，并要求其立即整改違規(guī)行為，確保后續(xù)操作符合制度規(guī)定。對于多次發(fā)生違規(guī)行為或情節(jié)嚴重的責(zé)任人，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，如扣發(fā)獎金、績效工資等，同時給予行政處分，如降職、撤職等。因違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。公司/組織將通過法律途徑追究責(zé)任人的法律責(zé)任，維護公司/組織的合法權(quán)益。3.違規(guī)行為記錄與跟蹤財務(wù)部門應(yīng)建立違規(guī)行為記錄檔案，對每一次違規(guī)行為的發(fā)生時間、責(zé)任人、違規(guī)事實、處理結(jié)果等信息進行詳細記錄。定期對違規(guī)行為記錄進行跟蹤分析，總結(jié)違規(guī)行為的特點和規(guī)律，為完善財務(wù)制度和加強內(nèi)部管理提供參考依據(jù)，不斷提高公司/組織的財務(wù)管理水平和風(fēng)險防控能力。五、附則（一）制