PAGE采購管理流程及財務制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購管理流程，加強采購環(huán)節(jié)的財務控制，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，提高資金使用效益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有潛在供應商有平等機會參與競爭。4.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制機制，防范采購風險。二、采購管理流程（一）采購需求提出1.部門需求：各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等信息。2.需求審核：部門負責人對采購申請進行審核，確保需求合理、必要，并簽字確認。對于重大采購項目，需提交公司管理層審批。（二）采購計劃制定1.采購專員匯總：采購部門根據(jù)各部門提交的采購申請，進行匯總整理，制定采購計劃。2.采購計劃審核：采購計劃需經(jīng)采購部門負責人審核，確保采購計劃科學合理，與公司預算、庫存情況相匹配。審核通過后，報財務部門備案。（三）供應商選擇與管理1.供應商尋找：采購專員通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本情況、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等信息。2.供應商評估：采購部門會同相關(guān)部門對潛在供應商進行評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應商名單。3.供應商選擇：對于采購項目，從合格供應商名單中選擇合適的供應商進行采購。選擇過程應遵循公開、公平、公正原則，可采用招標、詢價、競爭性談判等方式確定供應商。4.供應商管理：定期對供應商進行評估和考核，建立供應商激勵和淘汰機制。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作機會；對于不符合要求的供應商，及時淘汰。（四）采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購項目情況，起草采購合同。合同內(nèi)容應明確雙方的權(quán)利義務、采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核：采購合同需經(jīng)采購部門負責人、法務部門、財務部門審核。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、合理性，以及對公司利益的保護等。審核通過后，報公司管理層審批。3.合同簽訂：采購合同經(jīng)公司管理層審批后，由授權(quán)代表與供應商簽訂。簽訂后的合同原件交財務部門存檔。（五）采購訂單下達1.訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單。采購訂單應明確采購物資或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等，并發(fā)送給供應商。2.訂單審核：采購訂單需經(jīng)采購部門負責人審核，確保訂單內(nèi)容與采購合同一致。審核通過后，發(fā)送給供應商。（六）采購驗收1.驗收準備：采購部門在采購物資或服務到貨前，通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。相關(guān)部門應制定驗收方案，明確驗收標準、驗收人員等。2.到貨驗收：采購物資或服務到貨后，由驗收人員按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。對于重要物資或服務，可邀請專業(yè)機構(gòu)或?qū)＜疫M行驗收。3.驗收報告：驗收人員驗收合格后，填寫《采購驗收報告》，詳細記錄驗收情況。驗收報告需經(jīng)驗收人員簽字確認，并報采購部門和財務部門備案。對于驗收不合格的物資或服務，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商采取整改措施或退換貨等。（七）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《采購付款申請表》，詳細說明采購項目、付款金額、付款方式等信息。付款申請表需經(jīng)采購部門負責人審核簽字。2.財務審核：財務部門對采購付款申請表進行審核，重點審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。審核通過后，報公司管理層審批。3.付款執(zhí)行：公司管理層審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。對于貨到付款的項目，在驗收合格后及時付款；對于預付款項目，按照合同約定的比例支付預付款；對于分期付款項目，按照合同約定的時間和金額支付款項。三、財務制度（一）采購預算管理1.預算編制：財務部門會同采購部門根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和采購計劃，編制采購預算。采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并報公司管理層審批。2.預算執(zhí)行：采購部門應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預算，需按照公司預算調(diào)整程序進行審批。3.預算監(jiān)控：財務部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行過程中存在的問題。對于超預算采購的項目，財務部門有權(quán)拒絕付款，并要求采購部門說明原因。（二）采購成本控制1.價格控制：采購部門應通過市場調(diào)研、供應商談判等方式，爭取合理的采購價格。財務部門應參與采購價格談判，提供價格分析和成本核算等支持。2.成本核算：財務部門對采購成本進行核算，包括物資采購成本、運輸成本、倉儲成本等。通過成本核算，分析采購成本的構(gòu)成和變化情況，為采購決策提供依據(jù)。3.成本分析與控制：定期對采購成本進行分析，找出成本控制的關(guān)鍵點和存在的問題。采取有效措施降低采購成本，如優(yōu)化采購流程、批量采購、選擇合適的供應商等。（三）采購付款管理1.付款審批：采購付款需按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批人員應嚴格審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。2.付款方式：根據(jù)采購合同約定和公司資金狀況，選擇合適的付款方式。常見的付款方式包括貨到付款、預付款、分期付款等。對于金額較大的采購項目，可采用銀行承兌匯票等方式支付。3.付款記錄：財務部門應建立采購付款記錄，詳細記錄每筆采購付款的時間、金額、付款方式、供應商等信息。付款記錄應妥善保管，以備查詢和審計。（四）采購財務審計1.定期審計：財務部門定期對采購活動進行財務審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、財務制度的遵守情況、采購成本的控制情況等。審計結(jié)果應形成審計報告，報公司管理層和相關(guān)部門。2.專項審計：對于重大采購項目或存在問題的采購活動，可進行專項審計。專項審計應深入調(diào)查采購過程中的各個環(huán)節(jié)，查找問題根源，提出整改建議。3.審計整改：采購部門和相關(guān)部門應根據(jù)審計報告提出的問題和建議，及時進行整改。整改情況應報財務部門和公司管理層。四、采購與財務部門的協(xié)作（一）信息共享1.采購部門及時向財務部門提供采購申請、采購合同、采購訂單、驗收報告等相關(guān)信息，確保財務部門能夠及時掌握采購活動的進展情況。2.財務部門定期向采購部門提供采購預算執(zhí)行情況、資金狀況等信息，為采購部門的采購決策提供支持。（二）溝通協(xié)調(diào)1.在采購需求提出、供應商選擇、合同簽訂、付款等環(huán)節(jié)，采購部門與財務部門應加強溝通協(xié)調(diào)，共同解決問題