PAGE精神衛(wèi)生信息管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織精神衛(wèi)生信息管理，規(guī)范信息收集、存儲、使用、共享、披露和銷毀等流程，確保精神衛(wèi)生信息的安全、準確、完整和有效利用，保障員工及相關(guān)人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及精神衛(wèi)生信息的所有部門、崗位及人員，包括但不限于人力資源部門、醫(yī)療保健部門、心理咨詢服務機構(gòu)以及與精神衛(wèi)生信息管理相關(guān)的其他業(yè)務環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保精神衛(wèi)生信息管理活動合法合規(guī)，尊重和保護個人隱私及合法權(quán)益。2.保密性原則：對涉及的精神衛(wèi)生信息予以嚴格保密，防止信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得向任何第三方披露。3.準確性原則：確保精神衛(wèi)生信息的記錄、存儲和使用準確無誤，避免因信息錯誤導致的不良后果。4.完整性原則：全面、完整地收集和保存精神衛(wèi)生信息，不得遺漏重要信息，以保證信息的可用性和決策依據(jù)的充分性。5.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障精神衛(wèi)生信息的存儲、傳輸和使用安全，防止信息丟失、損壞或被非法獲取。二、精神衛(wèi)生信息的定義與范圍（一）定義本制度所稱精神衛(wèi)生信息，是指公司/組織內(nèi)員工及相關(guān)人員與精神健康狀況有關(guān)的各類信息，包括但不限于心理健康評估報告、心理咨詢記錄、精神疾病診斷證明、治療方案、康復進展等。（二）范圍1.員工主動提供的信息：員工因自身精神健康問題向公司/組織提交的相關(guān)資料，如就醫(yī)診斷書、心理咨詢預約記錄等。2.公司/組織內(nèi)部評估產(chǎn)生的信息：通過公司/組織安排的心理健康測評、心理咨詢服務等活動所獲取的員工精神衛(wèi)生信息。3.與第三方合作獲取的信息：在與外部醫(yī)療機構(gòu)、心理咨詢機構(gòu)等合作過程中，涉及員工精神衛(wèi)生狀況的相關(guān)信息。三、信息收集（一）收集渠道1.員工主動申報：鼓勵員工主動向公司/組織報告自身精神健康狀況及相關(guān)需求，提供真實、準確的精神衛(wèi)生信息。2.定期心理健康測評：公司/組織定期開展心理健康測評工作，通過專業(yè)的測評工具收集員工的精神衛(wèi)生信息。3.心理咨詢服務：員工接受公司/組織提供的心理咨詢服務時，心理咨詢師記錄相關(guān)信息。4.醫(yī)療保健部門：員工因精神健康問題就醫(yī)后，醫(yī)療保健部門根據(jù)醫(yī)院診斷及治療情況收集相關(guān)信息。（二）收集要求1.明確告知目的：在收集精神衛(wèi)生信息前，應向信息提供者明確說明收集信息的目的、用途及保密措施，征得其同意。2.確保自愿性：信息收集應遵循自愿原則，不得強迫員工提供精神衛(wèi)生信息。3.保證真實性：要求信息提供者如實提供信息，不得故意隱瞞或提供虛假信息。4.規(guī)范記錄格式：對收集到的精神衛(wèi)生信息，應采用規(guī)范的記錄格式進行詳細記錄，確保信息的完整性和準確性。四、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：采用安全可靠的電子存儲系統(tǒng)，對精神衛(wèi)生信息進行分類存儲，確保信息的可檢索性和易管理性。2.紙質(zhì)存儲：對于確需保存紙質(zhì)文檔的精神衛(wèi)生信息，應妥善保管在專門的文件柜中，確保存儲環(huán)境安全、干燥、通風。（二）存儲安全1.設(shè)置訪問權(quán)限：根據(jù)信息的敏感程度和使用需求，為不同人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，嚴格限制對精神衛(wèi)生信息的訪問。2.加密存儲：對電子存儲的精神衛(wèi)生信息進行加密處理，防止信息在存儲過程中被非法獲取或篡改。3.定期備份：定期對精神衛(wèi)生信息進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.存儲環(huán)境安全：確保存儲精神衛(wèi)生信息的場所具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全措施，并配備必要的監(jiān)控設(shè)備。（三）存儲期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，確定精神衛(wèi)生信息的存儲期限。一般情況下，員工離職后，其精神衛(wèi)生信息應按照規(guī)定的存儲期限繼續(xù)保存，期滿后按照規(guī)定進行銷毀。五、信息使用（一）使用目的1.員工關(guān)懷與支持：基于員工精神衛(wèi)生信息，為員工提供個性化的心理健康關(guān)懷和支持措施，幫助員工保持良好的精神狀態(tài)。2.工作安排與調(diào)整：根據(jù)員工精神衛(wèi)生狀況，合理調(diào)整工作任務、工作強度和工作崗位，確保員工能夠在適宜的工作環(huán)境中發(fā)揮最佳效能。3.預防與干預：通過對精神衛(wèi)生信息的分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在的精神健康問題，采取有效的預防和干預措施，降低精神疾病發(fā)生率。（二）使用原則1.合法合規(guī)使用：精神衛(wèi)生信息的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定，不得用于非法或不當目的。2.最小化使用原則：在滿足使用目的的前提下，盡量減少對精神衛(wèi)生信息的使用范圍和使用頻率，避免過度使用信息給員工帶來不必要的困擾。3.授權(quán)使用原則：未經(jīng)信息所有者明確授權(quán)，不得擅自使用員工的精神衛(wèi)生信息。（三）使用流程1.需求申請：各部門因工作需要使用精神衛(wèi)生信息時，應填寫信息使用申請表，詳細說明使用目的、使用范圍、使用期限等內(nèi)容。2.審批流程：申請表提交至信息管理部門進行審核，審核通過后報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。3.信息獲?。航?jīng)審批同意后，信息管理部門按照規(guī)定的流程為申請部門提供所需的精神衛(wèi)生信息。申請部門應指定專人負責接收和使用信息，并嚴格按照審批要求進行操作。4.使用記錄：對精神衛(wèi)生信息的使用情況進行詳細記錄，包括使用時間、使用人員、使用目的、使用內(nèi)容等，以備追溯和查詢。六、信息共享（一）共享范圍1.公司/組織內(nèi)部必要部門：在確保信息安全和員工隱私的前提下，為人力資源部門、醫(yī)療保健部門、心理咨詢服務機構(gòu)等與員工精神健康管理密切相關(guān)的部門提供必要的信息共享，以便協(xié)同開展工作。2.經(jīng)員工授權(quán)的第三方：如員工因治療需要，主動要求將其精神衛(wèi)生信息共享給外部醫(yī)療機構(gòu)或其他相關(guān)機構(gòu)，并簽署授權(quán)書的情況下，可按照規(guī)定進行信息共享。（二）共享原則1.嚴格授權(quán)原則：信息共享必須獲得信息所有者的明確授權(quán)，授權(quán)書應詳細說明共享的信息內(nèi)容、共享對象、共享期限等。2.安全保密原則：在信息共享過程中，應采取必要的安全措施，確保共享信息的安全，防止信息泄露。3.共享記錄原則：對信息共享的過程和結(jié)果進行詳細記錄，包括共享時間、共享對象、共享信息內(nèi)容、授權(quán)情況等，以便跟蹤和管理。（三）共享流程1.共享申請：申請信息共享的部門或第三方應填寫信息共享申請表，提交相關(guān)授權(quán)文件，并說明共享的必要性和共享計劃。2.審批流程：申請表提交至信息管理部門進行審核，審核通過后報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。3.信息共享：經(jīng)審批同意后，信息管理部門按照規(guī)定的方式和渠道將精神衛(wèi)生信息共享給申請方，并要求申請方簽署信息接收確認書。4.跟蹤監(jiān)督：信息管理部門對信息共享情況進行跟蹤監(jiān)督，并定期檢查共享信息的使用情況，確保信息共享符合規(guī)定要求。七、信息披露（一）披露情形1.法律法規(guī)要求：根據(jù)國家法律法規(guī)的規(guī)定，需要向有關(guān)部門披露精神衛(wèi)生信息的情況。2.司法程序需要：在司法訴訟、仲裁等法律程序中，應司法機關(guān)的要求披露相關(guān)精神衛(wèi)生信息。3.員工同意披露：經(jīng)員工書面同意，可按照員工要求披露其精神衛(wèi)生信息。（二）披露原則1.合法合規(guī)披露原則：精神衛(wèi)生信息的披露必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保披露行為合法合規(guī)。2.必要限度披露原則：在披露精神衛(wèi)生信息時，應遵循必要限度原則，僅披露與法律程序或其他合法目的相關(guān)的必要信息，避免過度披露給員工造成不必要的損害。3.保密措施原則：在披露精神衛(wèi)生信息過程中，應采取必要的保密措施，防止信息被不當使用或擴散。（三）披露流程1.披露申請：因法律法規(guī)要求或司法程序需要披露精神衛(wèi)生信息時，由相關(guān)部門填寫披露申請表，詳細說明披露的依據(jù)、目的、信息內(nèi)容等。2.審批流程：申請表提交至信息管理部門進行審核，審核通過后報公司/組織法律合規(guī)部門及相關(guān)領(lǐng)導審批。3.信息披露：經(jīng)審批同意后，按照法律法規(guī)規(guī)定的程序和方式進行信息披露，并要求接收方簽署保密承諾書。4.記錄備案：對精神衛(wèi)生信息的披露情況進行詳細記錄，包括披露時間、披露對象、披露信息內(nèi)容、審批情況等，以備后續(xù)查詢和追溯。八、信息銷毀（一）銷毀條件1.存儲期限屆滿：當精神衛(wèi)生信息的存儲期限達到規(guī)定要求時，應進行銷毀處理。2.信息不再需要：因工作原因不再需要保存的精神衛(wèi)生信息，經(jīng)審批后可提前進行銷毀。3.信息存在安全隱患：如精神衛(wèi)生信息存儲介質(zhì)損壞、信息面臨泄露風險等，應及時進行銷毀。（二）銷毀方式1.電子信息銷毀：采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對電子存儲的精神衛(wèi)生信息進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復。對于存儲介質(zhì)，可進行物理銷毀，如粉碎硬盤、格式化存儲設(shè)備等。2.紙質(zhì)信息銷毀：對紙質(zhì)精神衛(wèi)生信息進行粉碎處理，確保信息無法辨認和恢復。（三）銷毀流程1.銷毀申請：各部門或信息管理部門根據(jù)信息銷毀條件，填寫信息銷毀申請表，詳細說明銷毀信息的名稱、數(shù)量、存儲位置、銷毀原因等。2.審批流程：申請表提交至信息管理部門進行審核，審核通過后報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。3.銷毀實施：經(jīng)審批同意后，由信息管理部門指定專人負責實施信息銷毀工作，并對銷毀過程進行全程監(jiān)督。4.銷毀記錄：對信息銷毀的過程和結(jié)果進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等，以備存檔和查詢。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計部門定期對精神衛(wèi)生信息管理情況進行審計，檢查信息管理流程是否合規(guī)、信息安全措施是否落實等。2.信息管理部門自查：信息管理部門定期對精神衛(wèi)生信息管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.員工監(jiān)督反饋：鼓勵員工對精神衛(wèi)生信息管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和反饋，設(shè)立專門的舉報渠道，對員工的舉報進行及時處理。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查精神衛(wèi)生信息管理制度的各項規(guī)定是否得到有效執(zhí)行，包括信息收集、存儲、使用、共享、披露和銷毀等環(huán)節(jié)。2.信息安全狀況：檢查精神衛(wèi)生信息的存儲安全、訪問權(quán)限管理、加密措施等是否符合要求，確保信息安全。3.信息質(zhì)量：檢查精神衛(wèi)生信息的準確性、完整性和規(guī)范性，及時發(fā)現(xiàn)和糾正信息記錄中的錯誤和不規(guī)范之處。（三）問題整改對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。整改完成后，責任部門應提交整改報告，信息管理部門對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。十、培訓與教育（一）培訓對象1.信息管理相關(guān)人員：包括信息管理部門工作人員、涉及精神衛(wèi)生信息使用的各部門負責人及信息管理人員等。2.全體員工：開展面向全體員工的精神衛(wèi)生信息管理知識培訓，提高員工對精神衛(wèi)生信息管理的認識和自我保護意識。（二）培訓內(nèi)容1.法律法規(guī)培訓：組織學習國家關(guān)于精神衛(wèi)生信息管理的法律法規(guī)，明確法律責任和義務。2.制度流程培訓：詳細講解精神衛(wèi)生信息管理制度的各項規(guī)定和操作流程，確保相關(guān)人員熟悉信息管理工作要求。3.信息安全培訓：開展信息安全知識培訓，包括信息存儲安全、訪問權(quán)限管理、加密技術(shù)等，提高信息安全意識和防范能力。4.職業(yè)道德培訓：加強職業(yè)道德教育，強調(diào)精神衛(wèi)生信息管理工作中的保密原則和職業(yè)操守，防止因職業(yè)道德問題導致信息泄露。（三）培訓方式1.集中培訓：定期組織集中培訓課程，邀請專家或內(nèi)部專業(yè)人員進行授課，系統(tǒng)講解精神衛(wèi)生信息管理知識。