PAGE衛(wèi)生管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織的衛(wèi)生管理工作，規(guī)范衛(wèi)生管理檔案的建立、保存和使用，確保衛(wèi)生管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，保障員工的身體健康和工作環(huán)境的衛(wèi)生安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門(mén)、場(chǎng)所及人員的衛(wèi)生管理檔案工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家和地方有關(guān)衛(wèi)生管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.完整系統(tǒng)原則：全面涵蓋衛(wèi)生管理工作的各個(gè)方面，形成完整、系統(tǒng)的檔案體系。4.便于查詢(xún)?cè)瓌t：檔案的分類(lèi)、編號(hào)、存儲(chǔ)等應(yīng)便于查詢(xún)和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）衛(wèi)生管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定衛(wèi)生管理檔案的管理制度和工作流程。2.組織開(kāi)展衛(wèi)生管理檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)各部門(mén)的衛(wèi)生管理檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對(duì)衛(wèi)生管理檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為衛(wèi)生管理決策提供依據(jù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)衛(wèi)生管理檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并按規(guī)定及時(shí)移交衛(wèi)生管理部門(mén)。2.配合衛(wèi)生管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行衛(wèi)生管理檔案制度，確保本部門(mén)檔案的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)，做好登記工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）衛(wèi)生管理制度類(lèi)1.公司/組織衛(wèi)生管理工作的總體規(guī)定、方針政策、目標(biāo)計(jì)劃等文件。2.各部門(mén)衛(wèi)生管理職責(zé)分工、工作標(biāo)準(zhǔn)和考核辦法等制度。3.衛(wèi)生檢查、考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)制度。（二）環(huán)境衛(wèi)生檔案類(lèi)1.辦公區(qū)域、生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)、食堂、宿舍等場(chǎng)所的環(huán)境衛(wèi)生狀況記錄，包括清潔消毒記錄、通風(fēng)換氣記錄、垃圾處理記錄等。2.公共區(qū)域衛(wèi)生設(shè)施配備及維護(hù)記錄，如垃圾桶、清潔工具、消毒設(shè)備等的數(shù)量、使用情況和維修記錄。3.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告，如空氣、水質(zhì)、噪聲等環(huán)境指標(biāo)的檢測(cè)報(bào)告。（三）食品衛(wèi)生檔案類(lèi)1.食堂衛(wèi)生許可證、從業(yè)人員健康證等相關(guān)證件復(fù)印件。2.食品采購(gòu)索證索票記錄，包括供應(yīng)商資質(zhì)證明、食品檢驗(yàn)報(bào)告、進(jìn)貨票據(jù)等。3.食品加工過(guò)程衛(wèi)生記錄，如食品加工操作流程、食品添加劑使用記錄、食品留樣記錄等。4.食堂餐具消毒記錄，包括消毒方式、消毒時(shí)間、消毒效果檢測(cè)記錄等。（四）飲用水衛(wèi)生檔案類(lèi)1.飲用水水源衛(wèi)生狀況及檢測(cè)報(bào)告。2.飲用水處理設(shè)備運(yùn)行記錄，如消毒設(shè)備、過(guò)濾設(shè)備等的運(yùn)行參數(shù)、維護(hù)記錄。3.飲用水水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，包括定期抽檢和日常自檢報(bào)告。（五）職業(yè)衛(wèi)生檔案類(lèi)1.職業(yè)病危害因素檢測(cè)與評(píng)價(jià)報(bào)告，包括工作場(chǎng)所職業(yè)病危害因素種類(lèi)、濃度或強(qiáng)度檢測(cè)結(jié)果及評(píng)價(jià)結(jié)論。2.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，包括員工職業(yè)健康檢查表、職業(yè)病診斷證明書(shū)、職業(yè)健康培訓(xùn)記錄等。3.職業(yè)病防治措施落實(shí)情況記錄，如防護(hù)用品配備及使用記錄、職業(yè)衛(wèi)生宣傳教育記錄等。（六）突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案類(lèi)1.突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。2.事件發(fā)生時(shí)的報(bào)告記錄、應(yīng)急處置措施記錄、事件調(diào)查處理報(bào)告等。3.與突發(fā)公共衛(wèi)生事件相關(guān)的其他資料，如物資儲(chǔ)備情況、人員調(diào)配記錄等。（七）衛(wèi)生管理工作記錄類(lèi)1.衛(wèi)生管理工作會(huì)議記錄、培訓(xùn)記錄、活動(dòng)記錄等。2.衛(wèi)生管理工作的日常巡查記錄、整改記錄等。3.衛(wèi)生管理工作的投訴處理記錄、反饋記錄等。四、檔案建立與歸檔（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)的衛(wèi)生管理檔案資料，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.衛(wèi)生管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)的檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.對(duì)于外部獲取的與衛(wèi)生管理相關(guān)的文件、資料等，如政府部門(mén)的通知、行業(yè)協(xié)會(huì)的標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)及時(shí)收集并歸檔。（二）檔案整理1.收集到的檔案資料應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，確保同一類(lèi)檔案資料集中存放。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢(xún)和管理。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存入專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。3.建立檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行電子化錄入，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢(xún)和利用。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案保管期限1.衛(wèi)生管理制度類(lèi)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.環(huán)境衛(wèi)生檔案類(lèi)、食品衛(wèi)生檔案類(lèi)、飲用水衛(wèi)生檔案類(lèi)、職業(yè)衛(wèi)生檔案類(lèi)等與員工健康和工作環(huán)境密切相關(guān)的檔案，保存期限不少于[X]年。3.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案類(lèi)應(yīng)在事件處理結(jié)束后保存[X]年。4.衛(wèi)生管理工作記錄類(lèi)檔案保存期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但一般不少于[X]年。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，排列有序，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與檔案目錄一致，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄并處理。3.對(duì)破損、褪色、字跡模糊等有損壞的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（三）檔案保護(hù)措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、防潮設(shè)備等，確保檔案安全。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)、加密保護(hù)等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生管理檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案查閱登記表》上登記查閱情況。（三）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱衛(wèi)生管理檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，原則上不允許借閱，確需借閱的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱申請(qǐng)人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、用途等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員將檔案資料交借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還情況。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)衛(wèi)生管理檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、查閱借閱情況等。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)規(guī)范、清晰，并按時(shí)報(bào)送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)。（二）檔案分析1.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，對(duì)衛(wèi)生管理工作的開(kāi)展情況、存在問(wèn)題等進(jìn)行分析研究。2.通過(guò)檔案分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，為衛(wèi)生管理決策提供參考依據(jù)。3.定期撰寫(xiě)檔案分析報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括檔案統(tǒng)計(jì)情況、分析結(jié)果、改進(jìn)建議等，并報(bào)送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.檔案保管期限已滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.檔案內(nèi)容涉及機(jī)密信息，經(jīng)批準(zhǔn)可以銷(xiāo)毀的。3.檔案因損壞、變質(zhì)等原因無(wú)法繼續(xù)保存的。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)組織實(shí)