PAGE衛(wèi)生所建立檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生所檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于衛(wèi)生所的各項(xiàng)工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生所各科室及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生所檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生所的工作實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生所工作中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便工作人員查閱和利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)衛(wèi)生所設(shè)立檔案管理室，負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，如檔案柜、電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理工作，提高檔案管理的信息化水平。6.開(kāi)展檔案利用效果的跟蹤和反饋工作，為衛(wèi)生所的決策提供參考依據(jù)。7.對(duì)各科室檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高全體工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)衛(wèi)生所檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括衛(wèi)生所的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)：包括病歷檔案、醫(yī)療文書(shū)、檢驗(yàn)檢查報(bào)告、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)報(bào)表、醫(yī)療質(zhì)量控制檔案等。3.預(yù)防保健類(lèi)：包括預(yù)防接種檔案、健康教育檔案、傳染病防治檔案、慢性病管理檔案、婦幼保健檔案等。4.藥品管理類(lèi)：包括藥品采購(gòu)計(jì)劃、藥品驗(yàn)收記錄、藥品庫(kù)存清單、藥品不良反應(yīng)報(bào)告等。5.設(shè)備管理類(lèi)：包括設(shè)備購(gòu)置合同、設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)及審批文件等。6.后勤管理類(lèi)：包括物資采購(gòu)檔案、房屋租賃合同、水電維修記錄、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄等。7.科研教學(xué)類(lèi)：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、科研成果報(bào)告、教學(xué)計(jì)劃與教案、教學(xué)評(píng)估資料等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度類(lèi)別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由衛(wèi)生所統(tǒng)一制定，用于標(biāo)識(shí)衛(wèi)生所檔案的整體范圍。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.類(lèi)別：根據(jù)檔案分類(lèi)設(shè)置相應(yīng)的類(lèi)別代碼，如“XZ”表示行政管理類(lèi)，“YL”表示醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)等。5.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從“001”開(kāi)始。例如：一份2023年形成的行政管理類(lèi)文件，其編號(hào)為“012023XZ001”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各科室應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)本科室檔案的收集工作，按照檔案管理制度的要求，及時(shí)將工作中形成的各類(lèi)文件材料收集齊全。2.檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音錄像等各種載體形式的資料。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，確保檔案的完整性和安全性。4.各科室在向檔案管理室移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、形成時(shí)間、移交時(shí)間等信息。（二）檔案整理（以紙質(zhì)檔案為例）1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.裝訂：將每份檔案材料按照一定的順序排列，去除金屬物，采用線(xiàn)裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。3.編頁(yè)：對(duì)裝訂好的檔案進(jìn)行編頁(yè)，編寫(xiě)頁(yè)碼應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、備注等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)保存。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限、起止卷號(hào)等信息。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案管理室對(duì)各科室移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)于不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交科室進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.審核通過(guò)的檔案，按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行排列上架，歸入相應(yīng)的檔案類(lèi)別和保管期限。3.建立檔案歸檔臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的歸檔時(shí)間、檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、移交科室等信息，便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。（二）檔案保管1.檔案管理室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放，排列整齊有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。如檔案有破損、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；如發(fā)現(xiàn)檔案丟失，應(yīng)立即查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案安全。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，應(yīng)做好登記記錄。6.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限管理制度，防止電子檔案被非法篡改或泄露。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.衛(wèi)生所工作人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.檔案管理室工作人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的查閱需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記記錄，包括查閱日期、查閱人姓名、所在科室、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出室外。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地為利用者提供服務(wù)，幫助利用者查找所需檔案，解答利用過(guò)程中遇到的問(wèn)題。（二）檔案借閱1.外單位人員因工作需要借閱衛(wèi)生所檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)衛(wèi)生所主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)，并對(duì)借閱的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，雙方簽字確認(rèn)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理室，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.檔案管理室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人和檔案管理人員等組成。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和歷史意義等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面、客觀的評(píng)估，確定檔案的保管期限。3.鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》，注明檔案名稱(chēng)、檔號(hào)、形成時(shí)間、保管期限、鑒定理由等信息。鑒定意見(jiàn)應(yīng)經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀前，檔案管理室應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、檔號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間等信息?！稒n案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)一式兩份，一份隨檔案一同銷(xiāo)毀，一份留存檔案管理室備查。3.檔案銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)在檔案管理室