PAGE衛(wèi)生院檔案工作管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是指衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、行政管理等活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和整理各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用和開(kāi)發(fā)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以衛(wèi)生院院長(zhǎng)為組長(zhǎng)，各分管副院長(zhǎng)為副組長(zhǎng)，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督衛(wèi)生院檔案工作，審定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理部門(mén)衛(wèi)生院設(shè)立專門(mén)的檔案管理科室（或指定專人負(fù)責(zé)），配備具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能的人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管衛(wèi)生院各類(lèi)檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期銷(xiāo)毀已失去保存價(jià)值的檔案，并做好登記和備案工作。5.開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（三）各科室兼職檔案員各科室指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、移交等工作，并協(xié)助檔案管理部門(mén)做好相關(guān)檔案管理工作。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本科室各類(lèi)文件材料的收集、積累和整理，確保文件材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本科室文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編目，定期移交檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好本科室檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)文件：包括黨和國(guó)家有關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生工作的方針政策、法律法規(guī)、規(guī)范性文件等。2.衛(wèi)生院文件：衛(wèi)生院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案：病歷、處方、檢查檢驗(yàn)報(bào)告、手術(shù)記錄、護(hù)理記錄、醫(yī)療糾紛處理文件等。4.預(yù)防保健檔案：疫苗接種記錄、傳染病報(bào)告卡、健康體檢檔案、健康教育資料等。5.教學(xué)科研檔案：教學(xué)計(jì)劃、教案、講稿、科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究成果報(bào)告等。6.行政管理檔案：人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、物資采購(gòu)檔案等。7.其他檔案：如榮譽(yù)證書(shū)、合同協(xié)議、宣傳資料、聲像資料等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本科室在工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保文件材料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)重要文件材料，應(yīng)實(shí)行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，不符合要求的應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或整理。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂和保管。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)、預(yù)防保健類(lèi)、教學(xué)科研類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、設(shè)備管理類(lèi)、基建管理類(lèi)等類(lèi)別。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)合理、便于記憶和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和管理。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥、吸塵器等，以保證檔案的質(zhì)量不受影響。（三）檔案上架檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放位置，方便快速查閱。（四）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限劃分如下：1.永久保管的檔案：黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)主管部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)視察衛(wèi)生院的重要講話、題詞、照片等。衛(wèi)生院重大改革、發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和總結(jié)等。衛(wèi)生院重要會(huì)議記錄、決議、決定等。衛(wèi)生院重要的規(guī)章制度、規(guī)范性文件等。衛(wèi)生院的歷史沿革、大事記等。衛(wèi)生院的財(cái)務(wù)決算、審計(jì)報(bào)告等。衛(wèi)生院的榮譽(yù)證書(shū)、錦旗等。涉及衛(wèi)生院重大權(quán)益的合同、協(xié)議等。其他具有重要保存價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：衛(wèi)生院的年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。衛(wèi)生院的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。衛(wèi)生院的醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、預(yù)防保健檔案等。衛(wèi)生院的教學(xué)科研檔案等。衛(wèi)生院的行政管理檔案中具有一定保存價(jià)值的文件材料。其他需要長(zhǎng)期保存的檔案。3.短期保管的檔案：衛(wèi)生院一般性的文件材料、臨時(shí)性的工作計(jì)劃、總結(jié)等。衛(wèi)生院的日常工作記錄、會(huì)議紀(jì)要等。衛(wèi)生院的一般性業(yè)務(wù)檔案、預(yù)防保健檔案等。衛(wèi)生院的行政管理檔案中保存價(jià)值較低的文件材料。其他需要短期保存的檔案。（五）檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)科室人員組成鑒定小組，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照檔案保管期限表進(jìn)行，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。（六）檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握檔案工作動(dòng)態(tài)。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)定期報(bào)送檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和上級(jí)主管部門(mén)。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案信息的合法使用。2.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞衛(wèi)生院中心工作，為醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等提供有效服務(wù)。3.方便利用原則：簡(jiǎn)化檔案利用手續(xù)，提高檔案利用效率，方便工作人員查閱和利用檔案。（二）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因辦案需要查閱檔案。4.其他經(jīng)衛(wèi)生院批準(zhǔn)的查閱檔案事項(xiàng)。（三）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱檔案，需填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.上級(jí)主管部門(mén)、有關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)提供查閱服務(wù)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等查閱檔案，需持相關(guān)法律文書(shū)或證明材料，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。4.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在科室（單位）、查閱內(nèi)容、利用目的等，以便于統(tǒng)計(jì)和分析檔案利用情況。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合衛(wèi)生院檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、檢索、利用等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.檔案管理人員應(yīng)具備計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理知識(shí)，熟悉檔案信息管理系統(tǒng)的使用。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案信息的錄入、存儲(chǔ)、檢索、利用等操作流程。4.定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。七、檔案工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組定期對(duì)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集整理情況、檔案的保管利用情況、檔案信息化建設(shè)情況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，限期整改。（二）考核