PAGE衛(wèi)生院檔案管理工作制度一、總則（一）目的為加強衛(wèi)生院檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項工作中的作用，根據國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合本衛(wèi)生院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室在醫(yī)療、教學、科研、行政管理等工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室歸口負責，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映衛(wèi)生院各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理衛(wèi)生院在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、醫(yī)療秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.便捷利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為衛(wèi)生院各項工作提供及時、有效的檔案服務。二、檔案管理機構及職責（一）綜合檔案室1.負責制定和完善衛(wèi)生院檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院各類檔案，包括紙質檔案、電子檔案等，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整與安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀，并做好相關記錄。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院的醫(yī)療、教學、科研、管理等工作提供檔案資料支持和服務。7.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高全院職工的檔案意識和檔案管理水平。（二）各科室兼職檔案員1.負責本科室檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保本科室檔案的齊全完整。2.按照檔案管理要求，對本科室形成的文件材料進行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并定期向綜合檔案室移交。3.協助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時提供本科室相關檔案資料。4.負責本科室檔案的日常保管和安全保密工作，發(fā)現問題及時向綜合檔案室報告。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括衛(wèi)生院制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結、會議記錄、文件收發(fā)、人事檔案、財務檔案、設備檔案等。2.醫(yī)療業(yè)務類檔案：包括病歷檔案、處方檔案、檢查檢驗報告檔案、醫(yī)療統(tǒng)計報表檔案、醫(yī)療糾紛處理檔案等。3.教學科研類檔案：包括教學計劃、教學大綱、教案、實習資料、科研項目申報材料、科研成果檔案等。4.其他類檔案：如基建檔案、設備采購合同檔案、捐贈檔案等。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應及時收集本科室在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的時效性。2.收集的文件材料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對破損、褪色的文件材料應進行修復或復制，保持檔案的原始風貌。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，一般分為行政管理類、醫(yī)療業(yè)務類、教學科研類等一級類目，再根據具體情況設置二級及以下類目。2.編號：對每一份檔案或一組檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等內容，以便于檢索和統(tǒng)計。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.行政管理類檔案：一般在次年上半年歸檔。2.醫(yī)療業(yè)務類檔案：病歷檔案應在患者出院后[X]天內歸檔，其他醫(yī)療業(yè)務檔案應在次年上半年歸檔。3.教學科研類檔案：教學檔案應在學期結束后歸檔，科研檔案應在項目結題后歸檔。4.其他類檔案：根據實際情況及時歸檔。（二）歸檔程序1.各科室兼職檔案員將整理好的檔案按照歸檔時間要求移交至綜合檔案室。2.綜合檔案室對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映衛(wèi)生院主要職能活動和基本歷史面貌的，對衛(wèi)生院有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為[X]年、[X]年兩種。定期保管的檔案在保管期滿后，經鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進行銷毀。（四）保管措施1.檔案庫房應保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾等。3.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應建立檔案存放位置索引，注明檔案的存放架號、柜號、層號等信息。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數量、保管狀況等，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則：檔案利用應遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.服務優(yōu)先原則：以服務衛(wèi)生院各項工作為宗旨，積極為醫(yī)療、教學、科研、管理等工作提供檔案信息支持。3.規(guī)范有序原則：建立健全檔案利用管理制度，規(guī)范利用流程，確保檔案利用工作的安全、有序進行。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復印件供利用者查閱，查閱時應在指定地點進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、用途等，并按時歸還。借閱期間應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（三）利用審批1.內部利用：本院職工因工作需要查閱、借閱檔案的，應填寫《檔案利用申請表》，經所在科室負責人簽字同意后，到綜合檔案室辦理利用手續(xù)。2.外部利用：外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應出具單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、范圍等，經衛(wèi)生院分管領導簽字同意后，到綜合檔案室辦理利用手續(xù)。涉及國家機密、醫(yī)療秘密等重要檔案的利用，應報上級主管部門批準。（四）利用登記綜合檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數量等信息，以便于統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負責人、相關業(yè)務科室負責人、檔案管理人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關規(guī)定和本衛(wèi)生院檔案管理實際情況，制定檔案鑒定標準。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進行清理，逐卷逐件地審查檔案內容，確定其保管期限和存毀價值。2.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。3.將《檔案銷毀清冊》報衛(wèi)生院分管領導審批，經批準后進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用安全、可靠的方式進行，一般采用焚燒或粉碎等方法，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各科室在工作中形成的電子文件應及時收集，確保電子文件的完整性和真實性。2.對收集的電子文件按照檔案分類要求進行分類整理，建立電子文件目錄數據庫。3.電子文件應采用通用格式存儲，如PDF、DOC、XLS等，確保在不同設備和軟件環(huán)境下能夠正常讀取。（二）電子檔案的歸檔與保管1.電子檔案應定期進行歸檔，歸檔時間與紙質檔案歸檔時間一致。2.采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質對電子檔案進行備份，備份數據應異地存放，確保數據安全。3.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、檢索查詢、統(tǒng)計分析等管理，實現電子檔案的信息化管理。（三）電子檔案的利用與安全1.電子