財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用登記管理制度一、總則為加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的管理，規(guī)范財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的使用與登記流程，確保公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的安全、有序進(jìn)行，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部管理要求，特制定本制度。本制度適用于公司及所屬各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)涉及財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用的各項(xiàng)活動(dòng)。二、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的保管1.保管人員公司財(cái)務(wù)專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉財(cái)務(wù)工作流程和相關(guān)規(guī)定。保管人員必須為財(cái)務(wù)部門(mén)正式員工，且經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的背景審查和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。2.保管要求財(cái)務(wù)專(zhuān)用章應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜中，保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼由保管人員分別保管。保險(xiǎn)柜應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的房間內(nèi)，房間應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，確保24小時(shí)監(jiān)控?zé)o死角。保管人員應(yīng)定期檢查保險(xiǎn)柜的運(yùn)行狀況，如發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.交接規(guī)定若保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接財(cái)務(wù)專(zhuān)用章時(shí)，必須辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。交接過(guò)程應(yīng)由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人監(jiān)督，填寫(xiě)《財(cái)務(wù)專(zhuān)用章交接登記表》，詳細(xì)記錄交接時(shí)間、交接雙方姓名、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的狀況等信息。交接雙方和監(jiān)督人應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。三、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的使用范圍1.對(duì)外使用銀行結(jié)算業(yè)務(wù)：在辦理各類(lèi)銀行結(jié)算業(yè)務(wù)時(shí)，如支票、匯票、本票的開(kāi)具，銀行賬戶(hù)的開(kāi)戶(hù)、銷(xiāo)戶(hù)、變更等，必須加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。稅務(wù)申報(bào)與繳納：在向稅務(wù)機(jī)關(guān)報(bào)送納稅申報(bào)表、繳納稅款等稅務(wù)相關(guān)文件上，需加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。財(cái)務(wù)報(bào)表與審計(jì)報(bào)告：公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件，應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，以確認(rèn)其真實(shí)性和有效性。合同簽訂：涉及財(cái)務(wù)條款的合同、協(xié)議等文件，在需要公司確認(rèn)財(cái)務(wù)責(zé)任和義務(wù)時(shí)，可加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。2.對(duì)內(nèi)使用內(nèi)部財(cái)務(wù)審批文件：如費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單、借款申請(qǐng)單、資金調(diào)撥單等內(nèi)部財(cái)務(wù)審批文件，在審核通過(guò)后需加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，以表明財(cái)務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)和確認(rèn)。財(cái)務(wù)檔案管理：在財(cái)務(wù)檔案的裝訂、封存等環(huán)節(jié)，可加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，以保證檔案的完整性和保密性。四、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的使用流程1.申請(qǐng)使用部門(mén)或人員需填寫(xiě)《財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的事由、文件名稱(chēng)、份數(shù)、使用時(shí)間等信息。申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，涉及重大財(cái)務(wù)事項(xiàng)的，還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。對(duì)于緊急情況下需要使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的，使用人員應(yīng)先通過(guò)電話(huà)等方式向財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后可先使用，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。2.審核財(cái)務(wù)部門(mén)收到《財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)認(rèn)真審核申請(qǐng)事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性。審核內(nèi)容包括申請(qǐng)事由是否符合公司規(guī)定、相關(guān)文件是否齊全、審批手續(xù)是否完備等。如發(fā)現(xiàn)申請(qǐng)事項(xiàng)存在問(wèn)題或不符合規(guī)定，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與使用部門(mén)或人員溝通，要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)資料。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.用印保管人員根據(jù)審核通過(guò)的《財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用申請(qǐng)表》，在規(guī)定的文件上加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，避免模糊或重疊。對(duì)于多頁(yè)文件，應(yīng)加蓋騎縫章，以保證文件的完整性和真實(shí)性。用印完成后，保管人員應(yīng)在申請(qǐng)表上注明用印時(shí)間，并留存一份申請(qǐng)表作為使用記錄。4.登記財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立《財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用登記簿》，對(duì)每一次使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)日期、使用部門(mén)、使用人、申請(qǐng)事由、文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、用印時(shí)間、審批領(lǐng)導(dǎo)等信息。登記工作應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便日后查詢(xún)和審計(jì)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)使用登記簿進(jìn)行整理和歸檔，妥善保存。五、特殊情況的處理1.異地用印因業(yè)務(wù)需要在異地使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出申請(qǐng)，并詳細(xì)說(shuō)明異地用印的原因、地點(diǎn)、時(shí)間、預(yù)計(jì)使用次數(shù)等情況。申請(qǐng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門(mén)可采取以下方式處理：由財(cái)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人攜帶財(cái)務(wù)專(zhuān)用章前往異地辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。在異地使用期間，攜帶人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的各項(xiàng)規(guī)定，確保財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的安全。如無(wú)法派人前往，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，可采用授權(quán)委托的方式，委托當(dāng)?shù)氐暮戏ù砣耸褂秘?cái)務(wù)專(zhuān)用章。授權(quán)委托書(shū)應(yīng)明確委托事項(xiàng)、委托期限、代理人的權(quán)限等內(nèi)容，并由公司法定代表人簽字蓋章。代理人在使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)范圍和要求辦理，并及時(shí)向公司反饋用印情況。2.文件修改與重新用印如已加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的文件需要進(jìn)行修改，使用部門(mén)或人員應(yīng)重新填寫(xiě)《財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用申請(qǐng)表》，說(shuō)明修改原因和內(nèi)容，并經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)再次審批。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，方可在修改后的文件上重新加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。對(duì)于因文件錯(cuò)誤或其他原因需要作廢已用印文件的，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)將作廢文件交回財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)在文件上注明“作廢”字樣，并在使用登記簿上進(jìn)行相應(yīng)記錄。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的使用情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括使用流程是否合規(guī)、登記記錄是否完整、保管措施是否到位等。自查頻率至少每月一次，并形成自查報(bào)告，報(bào)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的管理和使用情況進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)，審計(jì)周期為每年一次。審計(jì)內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、用印審批手續(xù)、文件檔案管理等方面。審計(jì)結(jié)束后，應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改建議。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等部門(mén)的檢查和審計(jì)工作，如實(shí)提供財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的使用情況和相關(guān)資料。對(duì)于外部監(jiān)督部門(mén)提出的意見(jiàn)和建議，公司應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改。七、責(zé)任追究1.保管人員責(zé)任保管人員如因保管不善導(dǎo)致財(cái)務(wù)專(zhuān)用章丟失、被盜或損壞，應(yīng)立即向財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。同時(shí)，保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。保管人員如違反本制度規(guī)定，擅自使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章或?yàn)樗诉`規(guī)用印提供便利，將視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職等處分，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.使用人員責(zé)任使用人員如提供虛假申請(qǐng)資料、未經(jīng)審批擅自使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章或超越審批范圍使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，將視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、辭退等處分，造成公司經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。3.審批人員責(zé)任審批人員如未嚴(yán)格履行審批職責(zé)，對(duì)不符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，視情節(jié)輕重給予警告、記過(guò)、降職等處分。八、附則1.本制度由公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本制度自發(fā)布之日起施行，原相關(guān)制度同時(shí)廢止。九、相關(guān)表格1.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章交接登記表|交接時(shí)間|交接人|接交人|監(jiān)督人|財(cái)務(wù)專(zhuān)用章?tīng)顩r|備注||---|---|---|---|---|---||||||||2.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章使用申請(qǐng)表|申請(qǐng)日期|使用部門(mén)|使用人|申請(qǐng)事由|文件名稱(chēng)|文件編號(hào)|份數(shù)|使用時(shí)間|審批領(lǐng)導(dǎo)||---|---|---|---|---|-