1、,-讓我們高效的溝通,電子郵件禮儀及郵件管理,如果你是初用郵箱新人。,回復(fù)？全部回復(fù)？,抄送？密送？,請(qǐng)問(wèn)有哪位同事知道被稱(chēng)為中國(guó)“史上最牛女秘書(shū)”的是誰(shuí)？,答：原美國(guó)易安信公司(簡(jiǎn)稱(chēng)emc)職員瑞貝卡(秘書(shū)的英文名) emc公司是全球最大的網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)商，總部在美國(guó)。,職場(chǎng)故事：女秘書(shū)pk老板事件,職場(chǎng)故事：女秘書(shū)pk老板事件,職場(chǎng)故事：女秘書(shū)pk老板事件,職場(chǎng)故事：女秘書(shū)pk老板事件,本來(lái)，這封咄咄逼人的回信已經(jīng)夠令人吃驚了，但是瑞貝卡選擇了更加過(guò)火的做法。她回信的對(duì)象選擇了“emc(北京)、emc(成都)、emc(廣州)、emc(上海)”。這樣一來(lái)，emc中國(guó)公司的所有人都收到了這封郵件

2、。 瑞貝卡這種做法看上去十分過(guò)癮，其實(shí)相當(dāng)不職業(yè)。她今后找工作會(huì)很難。一封郵件抄送那么多人，這種方式必然造成不和睦。難道沒(méi)有其他方式 可以溝通嗎？這種方式對(duì)當(dāng)事人沒(méi)有任何好處，職場(chǎng)中也無(wú)人會(huì)接受。,召集公司舞蹈隊(duì)開(kāi)會(huì)要抄送給誰(shuí)？,郵件主題,？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎,1、無(wú)主題 2、*關(guān)于您*年*月*日提出的*問(wèn)題的回復(fù) 3、王先生收 4、關(guān)于*和*等相關(guān)問(wèn)題的回復(fù) 5、re,？這些標(biāo)題恰當(dāng)嗎, 1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的 2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要才能顯示完你的標(biāo)題 3、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題 4、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談多件事情，以便

3、于日后整理 5、可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符(如“*!”等)來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。 6、回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題 7、標(biāo)題千萬(wàn)不要出現(xiàn)錯(cuò)別字,-簡(jiǎn)明、扼要,某某,？這樣的郵件恰當(dāng)嗎,1、直呼收信人全名 2、“前一封郵件有遺漏，請(qǐng)以此次發(fā)送郵件為準(zhǔn)” 3、郵件中文字拼寫(xiě)錯(cuò)誤,？這樣的郵件恰當(dāng)嗎,1、email正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通暢； 2、要用論述的語(yǔ)氣； 3、email正文多用（一、（一）、1、（1）、 a、a）之類(lèi)的列表； 4、一次郵件交待完整信息； 5、盡可能避免拼寫(xiě)錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫(xiě)檢查這是對(duì)別人的尊重，

4、也是自己態(tài)度的體現(xiàn)； 6、合理提示重要信息； 7、合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述； 8、不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 :) 之類(lèi)的笑臉字符，在商務(wù)信件中會(huì)顯得輕佻。,？這樣處理客戶(hù)郵件恰當(dāng)嗎,1、現(xiàn)在忙，抽時(shí)間集中回復(fù) 2、工作中交流的問(wèn)題比較復(fù)雜，等等再說(shuō) 3、出差或休假中，不能回復(fù)郵件 4、同一問(wèn)題，反復(fù)回復(fù)郵件,？這樣處理郵件恰當(dāng)嗎,回復(fù)郵件是我們與別人溝通交流的重要方式， 及時(shí)準(zhǔn)確是要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。,(1) 收到重要郵件后， 應(yīng)即刻回復(fù)對(duì)方，因?yàn)檫@是對(duì)他人的尊重； (2) 理想的回復(fù)時(shí)間是2小時(shí)內(nèi)，特別是對(duì)一些緊急重要的郵件； (3) 對(duì)每一份郵件都進(jìn)行立即處理是很占用時(shí)間的，對(duì) 于一些優(yōu)先 級(jí)低

5、的郵件可集中在一特定時(shí)間處理， 但一般不要超過(guò)24小時(shí)； (4) 如果事情復(fù)雜，你無(wú)法及時(shí)確切回復(fù)，那至少應(yīng)該及時(shí)的回復(fù) 說(shuō)：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會(huì)及時(shí)回復(fù)，等等”； 重要：及時(shí)作出回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。如果你正在出差或休假，應(yīng)設(shè)定自動(dòng)回復(fù)功能。,當(dāng)回件答復(fù)問(wèn)題的時(shí)候，最好把相關(guān)的問(wèn)題抄到 回件中，然后附上答案。不要太簡(jiǎn)單，那樣太生硬 了，應(yīng)該進(jìn)行必要的闡述，讓對(duì)方一次性理解，避 免再反復(fù)交流，浪費(fèi)資源。,回復(fù)不得少于10個(gè)字,對(duì)方給你發(fā)來(lái)一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、 “對(duì)”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。,3、簽名字體規(guī)格,進(jìn)行針對(duì)性回復(fù),如果收發(fā)雙方就

6、同一問(wèn)題的交流回復(fù)超過(guò)3次，這只能說(shuō)明交流不暢，說(shuō)不清楚。此時(shí)應(yīng)采用電話溝通等其他方式進(jìn)行交流后再做判斷。 對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越re越高，這將導(dǎo)致郵件過(guò)于冗長(zhǎng)笨拙而不可閱讀。,4、不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓,要區(qū)分單個(gè)回復(fù)和全部回復(fù),(1)如果只需要單獨(dú)一個(gè)人知道的事，單獨(dú)回復(fù)給他一個(gè)人就行了； (2)如果你對(duì)發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應(yīng)，應(yīng)該“全部回復(fù)”，讓大家都知道；不要讓對(duì)方幫你完成這件事情； (3)如果你對(duì)發(fā)件人提出的問(wèn)題不清楚，或有不同的意見(jiàn)，應(yīng)該與發(fā)件人單獨(dú)溝通，不要當(dāng)著所有人的面，不停的re來(lái)re去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告

7、訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒(méi)有確定結(jié)果的郵件。 點(diǎn)擊“回復(fù)全部”前，請(qǐng)三思而后行！,為避免無(wú)謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文 中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添 上以下語(yǔ)句：“全部辦妥”、“無(wú)需行動(dòng)”、 “僅供參考，無(wú)需回復(fù)”。,主動(dòng)控制郵件的來(lái)往,郵件主題,稱(chēng)呼與問(wèn)候,正文,附件,結(jié)尾簽名,正確使用發(fā)送、抄送與密送,回復(fù)技巧,你的郵箱是這個(gè)樣子的嗎？,初始狀態(tài),若干日月年后。,(1836),郵件文件夾分類(lèi),1、單擊“其他4個(gè)文件夾”下拉框,-以163郵箱為例,2、單擊下拉框中的“新建文件夾”,3、對(duì)話框中輸入文件夾名稱(chēng),九 鼎,技巧：收件箱手動(dòng)清空,太好了，沒(méi)有郵件需要處理,你清空的不是收件箱，

8、是你身上的猴子 你清空的不是收件箱，是解放你的大腦 將看過(guò)的郵件存檔到對(duì)應(yīng)的文件夾 將需要繼續(xù)跟蹤的郵件存檔到“需要處理”文件夾,通訊錄的管理,-添加聯(lián)系人,1、單擊“通訊錄”,2、單擊“新建聯(lián)系人”,3、填寫(xiě)相關(guān)資料，單擊“保存”,通訊簿的管理,-聯(lián)系人分組,九 鼎,1、單擊“通訊錄”,2、單擊“新建聯(lián)系組”,3、填寫(xiě)相關(guān)資料，單擊“保存”,設(shè)置姓名,-自己的姓名,3、填寫(xiě)姓名,2、選中“郵箱設(shè)置”，單擊“個(gè)人資料”,1、單擊“設(shè)置”,設(shè)置姓名,-發(fā)信人的姓名,1、單擊“設(shè)置”,2、選中“郵箱設(shè)置”，單擊“常規(guī)設(shè)置”,3、選中“優(yōu)先顯示通訊錄中對(duì)應(yīng)的姓名”,電子郵件禮儀的一個(gè)重要方面就是節(jié)省他人時(shí)間，只把有價(jià)值的信息提供給需要的人。,你作為發(fā)信人寫(xiě)每封email的時(shí)候，要想到收信人會(huì)怎樣看這封email，時(shí)刻站在對(duì)方立場(chǎng)考慮，將心比心。同時(shí)勿對(duì)別人回答過(guò)度期望，當(dāng)然更不應(yīng)對(duì)別人