1、記賬、結(jié)賬和賬簿輸出,記賬,一、功能與作用 1. “記賬”也稱“過(guò)賬”、“登賬”，記過(guò)賬的憑證就可以在各種明細(xì)賬、日記賬出現(xiàn)。 2. “記賬”功能比較重要，憑證一旦記賬不能再修改。因此可將“記賬”功能限定為專人使用。建議由審核憑證人員做“記賬”工作。 3. 輸入的憑證存放在“記賬憑證庫(kù)”。記賬后已審核簽章的憑證從“記賬憑證庫(kù)”轉(zhuǎn)移到“各種賬冊(cè)數(shù)據(jù)庫(kù)”。所以已記賬的憑證在“記賬憑證庫(kù)”中不再存在，也就不能被修改、查詢、打印了。 4. 記賬的同時(shí)還對(duì)各科目的本月發(fā)生額進(jìn)行累加，產(chǎn)生各科目最新的本月發(fā)生額和累計(jì)發(fā)生額。根據(jù)期初余額也就能求出最新的余額。各科目的發(fā)生額和余額在計(jì)算機(jī)中用一個(gè)稱之為“科目

2、匯總、余額表（簡(jiǎn)稱“科目表”）”的數(shù)據(jù)庫(kù)存放。 5. 每月可多次使用記賬功能，分批地將憑證記入各種賬冊(cè)。業(yè)務(wù)多的企業(yè)可每天記一次賬。 6. 如果憑證中有銀行賬或往來(lái)賬科目，相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)將被轉(zhuǎn)移到“日記賬未達(dá)賬項(xiàng)”和“往來(lái)業(yè)務(wù)賬”中登記，可用銀行賬和往來(lái)賬管理中描述的方法核銷這些業(yè)務(wù)。 注意：如果核算單位參數(shù)設(shè)置時(shí)已設(shè)置為“實(shí)時(shí)記帳”，則本功能不能使用，只有設(shè)置為“成批記帳”時(shí)，本功能才有作用。,二、屏幕格式（P184圖8-2） 三、操作說(shuō)明 1. 選擇記哪年哪月的賬 選擇記賬后，就必須確定記哪個(gè)月的賬。由于安易會(huì)計(jì)軟件允許跨月輸憑證，因此就有選記哪個(gè)月賬的必要。選好記賬月份，計(jì)算機(jī)將進(jìn)一步提

3、問(wèn)“是否真的記賬？”，如果希望不記賬,可單擊“取消”鈕。 注意：這里選擇記帳的年份和月份指會(huì)計(jì)期間，而非日歷日期。 2. 記賬過(guò)程 （1）記賬過(guò)程由計(jì)算機(jī)在短時(shí)間里自動(dòng)完成，不需要人工干予。 （2）記賬開始時(shí)，屏幕顯示“正在保護(hù)數(shù)據(jù)，請(qǐng)稍候”。此時(shí)計(jì)算機(jī)自動(dòng)保護(hù)記賬前的各種憑證和賬簿，一旦記賬過(guò)程被非法中斷（如掉電），計(jì)算機(jī)能自動(dòng)根據(jù)保護(hù)的數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。 （3）保護(hù)完數(shù)據(jù)后，就開始轉(zhuǎn)移已審核的憑證，同時(shí)根據(jù)這些憑證進(jìn)行匯總 ，產(chǎn)生各科目最新的本月發(fā)生額等。此時(shí)屏幕將顯示正在記賬的憑證號(hào)和已記賬的憑證張數(shù)。 四、記完賬的憑證的查詢、打印和匯總,四、如何修改記帳后的憑證 憑證一經(jīng)記帳，就

4、不能通過(guò)“憑證輸入與修改”命令來(lái)修改了。所以要求在記帳前仔細(xì)檢查每一張憑證，確保準(zhǔn)確無(wú)誤后再進(jìn)行記帳。萬(wàn)一還存在錯(cuò)誤，則可用以下方法修改： 1. 紅字更正法（沖紅法） 這是對(duì)記帳憑證存在錯(cuò)誤的一種修改方法。其步驟為： （1）記下錯(cuò)誤憑證的內(nèi)容； （2）選擇“憑證輸入與修改”命令做一張反憑證； （3）再做一張正確的憑證； （4）將反憑證和正確憑證記帳。 也可在“憑證輸入與修改”時(shí)選擇“其他”按鈕，然后再選擇“沖銷已記帳憑證”功能來(lái)做反憑證。 注意：反憑證可將錯(cuò)誤憑證的借貸方互換或?qū)⒔痤~的正負(fù)號(hào)互換得到，但這兩種方法對(duì)當(dāng)月的累積發(fā)生額的影響是不同。見P186圖8-3(b)、8-4例。 2. 補(bǔ)充登

5、記法 對(duì)因借、貸金額均少輸入而產(chǎn)生錯(cuò)誤的記帳憑證可選擇此法來(lái)修改。具體方法為： 記下錯(cuò)誤憑證的內(nèi)容，然后選擇“憑證輸入與修改”命令再做一張憑證，將少輸入的金額補(bǔ)上，并將其審核、記帳。,結(jié) 賬,一、功能與作用 1. 結(jié)某個(gè)月的賬意味著該月有關(guān)憑證均已全部輸入完畢，并全部記賬，計(jì)算機(jī)在此基礎(chǔ)上產(chǎn)生結(jié)賬憑證。某個(gè)月結(jié)完賬后將不能再輸入該月的憑證。 2. 結(jié)賬必須逐月進(jìn)行，上月未結(jié)賬則不允許結(jié)本月的賬。 3. 結(jié)賬后產(chǎn)生的報(bào)表、打印的賬冊(cè)才是完整的。結(jié)賬前打印的賬冊(cè)、編制的報(bào)表不一定能反映該月的全部業(yè)務(wù)。 4. 系統(tǒng)根據(jù)核算單位參數(shù)設(shè)置中的月末自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益、自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)期間損益標(biāo)志完成會(huì)計(jì)月末的結(jié)轉(zhuǎn)功

6、能。對(duì)行政事業(yè)預(yù)算版期末結(jié)轉(zhuǎn)本期收支類科目的余額。 5. 第12期結(jié)賬時(shí)，將月末余額轉(zhuǎn)入下年年初。如果有13期時(shí)，當(dāng)13期結(jié)賬時(shí)，將更新下年年初余額。 建議：結(jié)賬前做一次數(shù)據(jù)備份。如果結(jié)賬不正確可以恢復(fù)重做。,二、屏幕格式（P188圖8-6） 三、操作說(shuō)明 1. 確認(rèn)結(jié)哪年哪月的賬 進(jìn)入結(jié)賬功能后，用戶首先要確認(rèn)結(jié)哪年的賬。輸入年號(hào)后，屏幕右邊列出該年各月結(jié)賬的情況并停留在允許結(jié)賬的月份上，此時(shí)用戶必須確認(rèn)“真的要結(jié)該月的賬嗎（Y/N）?”，單擊確認(rèn)，則表示允許結(jié)本月的賬，計(jì)算機(jī)將開始結(jié)賬。 注意：這里講的年月均指會(huì)計(jì)期間，而不是日歷日期。 2. 結(jié)賬過(guò)程 (1)結(jié)賬由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，無(wú)需人工

7、干予。 (2)結(jié)賬開始后先保護(hù)結(jié)賬前的數(shù)據(jù)，意外中斷（斷電）后能由計(jì)算機(jī)自動(dòng)恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)。 (3)如果設(shè)置了結(jié)賬用的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄，結(jié)賬時(shí)首先根據(jù)這些分錄逐張自動(dòng)編制憑證并登記入賬。如果編制的憑證金額全為0.00或借貸不平衡，則不存入。,(4)如果在核算單位參數(shù)設(shè)置時(shí)，設(shè)置了結(jié)帳時(shí)自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)匯兌損益和損益科目，則計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)編制匯兌損益和其它損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證并自動(dòng)記帳。 (5)如果結(jié)帳月份有沖回憑證，則結(jié)帳時(shí)自動(dòng)編制下月的反方向憑證。 (6)1 至 11 月份的結(jié)賬時(shí)間比較短，12月份的結(jié)賬時(shí)間較長(zhǎng), 12月份結(jié)賬相當(dāng)于年結(jié)。 (7)結(jié)完12月份的賬會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生下年度的空賬。 注意： 只有結(jié)完12

8、月的賬，才能將年底余額轉(zhuǎn)至下年初。結(jié)完12月份的賬后，請(qǐng)檢查下年度1月份的期初余額是否正確。 如果有13個(gè)會(huì)計(jì)期，則當(dāng)13期結(jié)賬后，會(huì)重新更新下年年初余額，此時(shí)也應(yīng)該檢查 1月份的期初余額是否正確。 (8)結(jié)完某月賬后系統(tǒng)彈出窗口請(qǐng)求確認(rèn)是否結(jié)賬，若選“是”則系統(tǒng)保存結(jié)賬結(jié)果，否則系統(tǒng)將恢復(fù)到未結(jié)賬的狀態(tài)。,賬簿輸出,一、日記賬 功能與作用：顯示及打印會(huì)計(jì)科目在一定期間的日記賬。 二、日?qǐng)?bào)單 功能與作用： 1. 顯示及打印會(huì)計(jì)科目在某幾日內(nèi)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，格式與日記賬相同。 2. 本功能主要用于“現(xiàn)金”或“銀行存款”等需要每天檢查余額的賬簿。如不需要每天檢查余額，則可用日記賬輸出。 3. 輸出格式分四種即三欄式、復(fù)幣式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式。與手工不同，安易賬務(wù)系統(tǒng)中任何科目均可輸出日?qǐng)?bào)單。 三、明細(xì)賬 明細(xì)賬操作方式與日記賬相同，不同點(diǎn)只是明細(xì)賬的格式中不含日小計(jì)。,四、多欄帳 功能與作用： 1. 凡是下帶明細(xì)科目的總賬科目，均可以將明細(xì)科目作為欄目，用多欄賬格式輸出。 2. 顯示、打印多欄賬。如果欄目太多自動(dòng)拆開分成多頁(yè)打印。多欄賬顯示不受欄目限制，但打印最多99欄，每頁(yè)打印的欄目數(shù)根據(jù)用戶所選紙張及縮放比例自動(dòng)排列。 五、總