1、第4章 數(shù)據(jù)表視圖和數(shù)據(jù)記錄操作,主要內(nèi)容,4.1 數(shù)據(jù)表視圖 4.2 添加新紀(jì)錄 4.4 記錄定位 4.4 編輯數(shù)據(jù) 4.5 記錄排序 4.6 記錄篩選 4.7 顯示格式 4.8 打印輸出 4.9 子數(shù)據(jù)表,目的要求:,掌握數(shù)據(jù)表視圖概念及結(jié)構(gòu) 掌握記錄的輸入方法 掌握記錄的查找、排序和篩選 掌握定制視圖格式 掌握記錄打印 掌握子數(shù)據(jù)表概念,4.1數(shù)據(jù)表視圖 表、查詢和窗體對象都有一種共同的表現(xiàn)形式數(shù)據(jù)表視圖,數(shù)據(jù)表視圖特點：非常直觀；同時可以瀏覽大量的記錄；便于瀏覽修改記錄。打開一個表的數(shù)據(jù)表視圖方式操作方法有以下幾種： (1)在”數(shù)據(jù)庫”窗口中，雙擊一個表。 (2)表設(shè)計視圖中，單擊工具

2、欄中的數(shù)據(jù)表視圖按鈕：,圖4-3數(shù)據(jù)表視圖組成要素,數(shù)據(jù)表視圖最左邊一列是記錄選定器，用于選擇一條或連續(xù)多條記錄.根據(jù)對數(shù)據(jù)表的操作，記錄選定器也顯示當(dāng)前記錄操作狀態(tài)。記錄選定器顯示的狀態(tài)符號如下表4-1所示。,數(shù)據(jù)表視圖工具欄按鈕,4.2 添加新紀(jì)錄,添加新紀(jì)錄的方法 逐條手工輸入 復(fù)制粘貼輸入 用查詢命令批量輸入,1.自動編號字段 自動編號字段不用輸入，字段屬性“新值”是“遞增”時，自動編號字段是從1開始，自動累加。如果從表的后面刪除了一些記錄，再輸入新記錄時自動編號字段的新值還是按未刪除前的值累加。,手工輸入記錄,2.文本和備注字段 在文本框中直接輸入英文、數(shù)字、漢字和其它符號。如果在文

3、本型字段中輸入的字符超過字段長度，則光標(biāo)停止不動，數(shù)據(jù)表頭閃爍一次。 備注數(shù)據(jù)類型可以在專門的窗口顯示比例窗口中輸入。彈出顯示比例窗口的方法是：Shift+F2,手工輸入記錄,3 .數(shù)字字段 數(shù)字字段有許多數(shù)據(jù)類型，輸入時應(yīng)注意輸入后的顯示與輸入的差別，如字段是整型數(shù)據(jù)，輸入的數(shù)據(jù)如果帶小數(shù)，則自動進行四舍五入。 對于特別大或特別小的數(shù)，可以采用科學(xué)計數(shù)法直接輸入，例如，可以直接輸入：2.1e9，以代替輸入2100000000。,手工輸入記錄,4 .日期/時間字段 日期/時間字段輸入可以分為三類：純?nèi)掌?、純時間和日期時間混合。一般在設(shè)計日期/時間字段時要設(shè)計輸入掩碼，以方便用戶輸入數(shù)據(jù)。 純?nèi)?/p>

4、期輸入一般以格式：_年_月_日輸入數(shù)據(jù)，當(dāng)光標(biāo)移到日期/時間字段時并不顯示以上格式，只有按下第一個鍵，才出現(xiàn)以上格式提示(如圖4-7所示)，輸入的純?nèi)掌谄鋷в械臅r間是00:00:00。,手工輸入記錄,5 .貨幣字段 貨幣型精確到小數(shù)點左邊 15 位和小數(shù)點右邊4位，在數(shù)據(jù)前顯示一個貨幣符號￥。輸入數(shù)據(jù)說不用輸入貨幣符號，直接輸入數(shù)值即可。在內(nèi)部計算機只保4位小數(shù)，如果輸入超過4位，則四舍五入。,手工輸入記錄,6.超鏈接 可以在超鏈接字段直接輸入文本或數(shù)字，Access把輸入的內(nèi)容作為超鏈接地址。 另外一種輸入超鏈接地址的方法是插入方式，操作步驟如下： （1）選擇菜單項“插入”/“超鏈接”，彈出

5、插入超鏈接對話框，如圖4-11所示。 （2）用插入級鏈接對話框完成輸入超級鏈接?？梢钥吹剑溄拥膶ο蠓殖扇悾涸形募蚓W(wǎng)頁、新建頁和電子郵件地址。,手工輸入記錄,7.查閱向?qū)?用查閱向?qū)傻淖侄屋斎霐?shù)據(jù)的方式用組合框示選擇輸入，不必使用鍵盤輸入字符，單擊組合框下拉按鈕彈出下拉列表，從列表中用鼠標(biāo)選擇一數(shù)據(jù)項單擊即完成輸入,手工輸入記錄,8.插入OLE對象 數(shù)據(jù)表視圖中在OLE對象字段輸入數(shù)據(jù)的方法是插入OLE對象，操作方法如下： (1)將光標(biāo)移動到當(dāng)前記錄的OLE對象類型的字段中，例如學(xué)生基本情況表的照片字段。 (2)選擇菜單命令“插入”/“對象“，Access打開“插入對象”對話框，如圖

6、4-13所示。選擇由“文件創(chuàng)建選項”，然后單擊“瀏覽”按鈕找到存放照片的目錄，選擇對應(yīng)學(xué)生的照片。,手工輸入記錄,4.3 記錄定位,對記錄進行編輯前首先確定要編輯的記錄，把記錄指針移到目標(biāo)記錄上，即對記錄進行定位。 記錄定位的方法有三種類型： 直接定位 導(dǎo)航按鈕定位 記錄查找定位,記錄查找定位,查找定位的操作方法是單擊菜單“編輯”/“查找”菜單項，彈出查找和替換對話框，在“查找內(nèi)容”文本框中輸入要搜索的信息。 查找要經(jīng)常用到通配符，用于模糊信息的查詢。Access有兩個常用通配符：單個通配符和任意通配符。單個通配符的符號是一個問號 (?) ，匹配單個字符；任意通配符的符號是星號 (*)；可以匹

7、配任意個數(shù)的字符。例如，在學(xué)生基本情況表中，要找到姓名是：邵什么麗的人。輸入“邵？麗”，則找到邵麗麗并把記錄指針移到記錄上。如果輸入邵*，則會找到第一個姓邵學(xué)生。,4.4 編輯數(shù)據(jù),1.給表添加新數(shù)據(jù) 操作步驟如下： （1） 打開數(shù)據(jù)庫； （2） 在“數(shù)據(jù)庫”窗口，選擇要添加數(shù)據(jù)的表為操作對象，按“打開”按鈕； （3） 在“表”瀏覽窗口，在指示的記錄行中輸入新的數(shù)據(jù)； （4） 保存表。,2.修改表中的數(shù)據(jù) 操作步驟如下： （1） 打開數(shù)據(jù)庫； （2） 在“數(shù)據(jù)庫”窗口，選擇要修改數(shù)據(jù)的表為操作對象，按“打開”按鈕； （3） 在“表”瀏覽窗口，確定要修改數(shù)據(jù)的記錄行及字段，即可修改數(shù)據(jù)，同時在該

8、記錄行首顯示； （4） 保存表。,3.表中數(shù)據(jù)的復(fù)制 操作步驟如下： （1） 打開數(shù)據(jù)庫，打開表； （2） 選定要復(fù)制的內(nèi)容，擊右鍵，選擇快捷菜單中的“復(fù)制”選項； （3） 確定復(fù)制內(nèi)容的去向，擊右鍵，選擇快捷菜單中的“粘貼”選項； （4） 保存表。,4.表中數(shù)據(jù)的刪除 刪除表中記錄的方法有以下幾種： （1） 選定要刪除內(nèi)容，按鍵盤上的“Delete”鍵； （2） 選定要刪除內(nèi)容，打開“編輯”菜單，選擇“刪除記錄”選項； （3） 選定要刪除內(nèi)容，擊右鍵，選擇快捷菜單中的“刪除記錄”選項。,1.表中記錄的排序 操作步驟如下： （1） 打開數(shù)據(jù)庫，打開表； （2） 在“表”瀏覽窗口，選定要排序的字

9、段，再打開“記錄”菜單，選擇“排序”選項，再選擇“升序”或“降序”。,4.5記錄排序,2.表中記錄的篩選 操作步驟如下： （1） 打開數(shù)據(jù)庫，打開表； （2） 在“表”瀏覽窗口，選定用于篩選的字段及其字段名下的一個具體的數(shù)據(jù)項，打開“記錄”菜單，選擇“篩選”選項，將打開一個對應(yīng)的子菜單。 當(dāng)選擇“按選定內(nèi)容篩選”，則篩選出記錄是與“選定字段值”相等的記錄。 當(dāng)選擇“內(nèi)容排除篩選”，則篩選出記錄是與“選定字段值”不相等的記錄。 當(dāng)選擇“按窗體篩選”，打開“按窗體篩選”窗口，由用戶確定字段的篩選條件，滿足條件的記錄被篩選出來。,4.7顯示格式,1.表中列的顯示 操作步驟如下： （1） 打開數(shù)據(jù)庫，打開表； （2） 在“表”瀏覽窗口，選定需要凍結(jié)/解凍的列，再打開“格式”菜單，選擇“凍結(jié)列”或“取消對所有列的凍結(jié)”選項。,2.表中列的隱藏 隱藏表中列，其操作步驟如下： （1） 打開數(shù)據(jù)庫，打開表； （2） 在“表”瀏覽窗口，選定需要隱藏的列，再打開“格式”菜單，選擇“隱藏列”。 撤銷表中隱藏列，其操作步驟如下： （1） 打開數(shù)據(jù)庫，打開表； （2） 在“表”瀏覽窗口，打開“格式”菜單，選擇“撤銷隱藏列”選項，打開“撤銷隱藏列”窗口。 （3） 在“撤銷隱藏列”窗口，選擇隱藏列字段名。,4.9子數(shù)據(jù)表,操作