1、公司公文（檔案資料）管理制度 1.目的公文、檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)公文、檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕 資料流失，特制定本管理辦法。2.適用范圍適用與公司的內(nèi)部呈文和外來(lái)公文。3.管理權(quán)限行政管理部是公司公文、檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公文、檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對(duì)公文、檔案室的業(yè)務(wù) 領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí) 行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。4.公文管理范圍公文管理主要包括公文的擬辦、核稿、登記、批辦、承辦、簽發(fā)、 印刷、用印、傳遞、歸檔等事項(xiàng)。4.1 計(jì)劃性文件資料包括公

2、司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。 4.2 批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。4.3 法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī) 定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件；公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。4.4 公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。 4.5 總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的 工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。4.6 憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營(yíng)活

3、動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、臺(tái)賬等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源 消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。4.7 匯報(bào)性材料包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等； 公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。4.8 勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識(shí)考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考 核、工資核定記錄等相關(guān)資料。4.9 調(diào)研性資料包括市場(chǎng)調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商 資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。4.10 聲像制品資料包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中、文化活動(dòng)中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄

4、下來(lái)的對(duì)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)產(chǎn)生作用的各種 資料。4.11 證件性文書資料包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車 使用和房屋建筑等批文證照。4.12 饋贈(zèng)行資料包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈(zèng)送的題詞、書畫、 文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。5.公文管理程序5.1 收文管理程序(1）公司收文的范圍：各級(jí)政府來(lái)文、行業(yè)管理部門來(lái)文以及其 他單位來(lái)文。(2）行政辦公室負(fù)責(zé)公司所有收文的簽收、登記造冊(cè)及統(tǒng)一管理，按照總經(jīng)理批準(zhǔn)及時(shí)交由相關(guān)部門承辦，并及時(shí)跟蹤、反饋承辦結(jié)果。(3）公司外來(lái)文件凡屬公司領(lǐng)導(dǎo)親收件，應(yīng)

5、及時(shí)送交收信人本人。(4）需承辦的公司收文，由辦公室交由承辦人，承辦人需按規(guī)定迅速辦理，不得拖延；如需兩個(gè)或兩個(gè)以上部門共同承辦的，部門間 應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作，盡快辦理。(5）如需進(jìn)行收文轉(zhuǎn)辦的，應(yīng)由第一承辦人及時(shí)轉(zhuǎn)辦和催辦，以確保公司收文的事項(xiàng)及時(shí)落實(shí)。(6）各部門因外出開會(huì)或通過(guò)其他渠道直接收到的收文性質(zhì)的文 件，應(yīng)及時(shí)送達(dá)辦公室登記存檔，并按上述程序閱辦。5.2 內(nèi)部呈文管理程序：(1）凡以公司名義的發(fā)文，均由行政辦公室統(tǒng)一登記管理，并填 寫統(tǒng)一的文頭紙。(2）所發(fā)公文原則上應(yīng)一文一事。(3）一般不可越級(jí)行文，確需越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄報(bào)被越級(jí)的 部門或人員。(4）發(fā)文文稿應(yīng)由主辦部門擬定，報(bào)

6、總經(jīng)理審批后，由行政辦公 室承辦。(5）公司內(nèi)部公文的發(fā)布，均由行政辦公室以規(guī)定格式統(tǒng)一發(fā)布。 下發(fā)給個(gè)別部門的公文，應(yīng)履行簽收手續(xù)。（6）超期檔案的銷毀對(duì)超過(guò)保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)正確無(wú)保留價(jià)值時(shí)， 再行銷毀，以免誤毀。銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上 簽字。6.公司公文的行文要求(1）擬定公文時(shí)，應(yīng)按公司規(guī)定文件擬定，文頭紙須符合公文規(guī)范，并使用電腦打印稿，做到用詞恰當(dāng)、標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，言簡(jiǎn)意賅。(2）公文格式：公司公文由發(fā)文的文號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、正文、 附件、印章、發(fā)文時(shí)間、主送單位等組成。(3）公司發(fā)文統(tǒng)一編