1、第 文件管理制度(15篇)文件管理制度1 一、竣工資料編制的主要措施 1、項目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規(guī)定和按公司質(zhì)量記錄控制工作程序進行竣工驗收資料的收集，匯總組卷工作。2、在進行施工前，認真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范。3、施工技術(shù)資料隨施工進度及時匯集整理。4、按施工技術(shù)文件、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件、設(shè)計變更依據(jù)文件等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責(zé)任人。5、上級主管部門的有關(guān)文件，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續(xù)、文件等。6、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同。7、設(shè)計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。8、施工組織

2、設(shè)計方案。二、施工過程中檔案資料收集1、做好甲方、設(shè)計單位、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作，并保留原件一套存檔。2、根據(jù)工程進度和施工情況，聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p（原件）：與技術(shù)部聯(lián)系，收集施工技術(shù)文件資料。與材料部聯(lián)系，收集施工材料質(zhì)量保證文件。與設(shè)計部聯(lián)系，收集設(shè)計變更依據(jù)性文件。3、所有資料必須符合要求，做到齊全。4、根據(jù)建設(shè)單位需要，隨時拍攝有關(guān)工程照片或錄像。三、施工過程后檔案資料的收集整理1、根據(jù)竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。2、施工中、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，并根據(jù)建設(shè)單位需要，收集拍攝建筑物有

3、關(guān)照片。四、竣工資料1、施工日志。2、工程例會記錄及工程整改意見聯(lián)系單。3、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。4、隱蔽工程驗收報告。5、自檢報告。6、竣工驗收申請報告。文件管理制度2 1目的 運用科學(xué)有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的控制，從而保證質(zhì)量體系的有效運行。2適用范圍適用于上海分公司、各管理處對質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。3職責(zé)3.1管理部質(zhì)量主管負責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。3.2分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由部門內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書由相關(guān)人員編制。3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促

4、改進工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。3.4分公司經(jīng)理負責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準。4實施程序4.1質(zhì)量體系文件的建立4.1.1質(zhì)量手冊和程序文件。質(zhì)量手冊和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。4.1.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書4.1.2.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書由管理處各部門相關(guān)人員編寫、排版、打印。4.1.2.2相關(guān)部門主管需要對作業(yè)指導(dǎo)書進行會審，分管副總經(jīng)理負責(zé)復(fù)審，總經(jīng)理負責(zé)審批。4.1.2.3質(zhì)量主管對文件進行編號及排版檢查，并辦理作業(yè)指導(dǎo)書審批單。a.編號方法為:wi-sh(_)-_-_順序號文件類別號上海分公司_管理處

5、代碼作業(yè)指導(dǎo)書代碼文件類別號有九類，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶服務(wù)、社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營、財務(wù)管理)、bm(部門工作指導(dǎo))、st(食堂)。b.排版格式見總公司體系文件控制程序。4.1.2.4對于分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務(wù)部，33-06為凱迪克大廈管理處。4.1.3物業(yè)管理方案4.1.3.1物業(yè)管理方案由各項目管理處負責(zé)編寫。4.1.3.2管理者分代表負責(zé)物業(yè)管理方案的審核，總經(jīng)理復(fù)審后報總公司

6、主管領(lǐng)導(dǎo)批準。4.1.3.3質(zhì)量主管對物業(yè)管理方案進行編號、排版和打印。4.2質(zhì)量體系文件的修改4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過程中，對審核和批準不通過的質(zhì)量體系文件要進行修改或重新編寫。4.2.2對投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過審批，審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。4.2.3文件修改時，由提出人填寫體系文件修改申請單，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。4.2.4文件內(nèi)容修改后，對修改某頁要將修改狀態(tài)在文件修改狀態(tài)頁中注明。4.2.5當(dāng)文件修改超過5次或修改內(nèi)容較多時，應(yīng)換版。4.3質(zhì)量體系文件的使用4.3.1作業(yè)指導(dǎo)書的編制人員負責(zé)向文件執(zhí)行人員進行文件解讀和培訓(xùn)

7、，并對文件實施的情況進行檢查，質(zhì)量主管負責(zé)建立體系文件目錄。4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門時，質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的文件，而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門。4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的受控文件發(fā)放記錄表，由領(lǐng)用人簽名登記。4.4.3除外來文件以外，發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件需在文件每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。4.5質(zhì)量體系文件的借閱4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過質(zhì)量主管的

8、批準，并填寫文件借閱登記表。4.5.2借出和歸還文件時，必須辦理清點手續(xù)，由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對清楚。4.5.3未經(jīng)批準不得對質(zhì)量體系文件進行復(fù)制。4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應(yīng)措施，并追究當(dāng)事者責(zé)任。4.6質(zhì)量體系文件的保存4.6.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書保存一份原件，作業(yè)指導(dǎo)書的電子文檔要做備份。4.6.2質(zhì)量手冊、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書原件存放于管理部文件架內(nèi)，應(yīng)排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門的質(zhì)量體系文件由各部門自行保存，不得遺失。4.6.3文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。4.6.4作廢的質(zhì)量手冊、程序文件要交還總公司質(zhì)量部，不得自行銷毀。4.6.5分公司

9、、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷毀，但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對作廢文件保存2年后可銷毀，并建立作廢文件保存清單。5質(zhì)量要求所有質(zhì)量體系文件都必須按照體系文件控制程序的規(guī)定進行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書還需按照本文件的規(guī)定進行控制。6監(jiān)督檢查總經(jīng)理負責(zé)按照體系文件控制程序和本文件的要求對質(zhì)量體系文件的控制進行監(jiān)督和檢查。7改進分析本文件的使用過程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時修改，以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。8記錄、標識8.1 作業(yè)指導(dǎo)書審批單8.2 文件借閱登記表8.3 受控文件發(fā)放記錄表8.4 作廢文件保存清單8.5 文件修改狀態(tài)頁8.6 體系文件目錄8.7

10、 體系文件修改申請單文件管理制度3 1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發(fā)機動車維修竣工出廠合格證。 2、合格證由資料管理員負責(zé)保管，視生產(chǎn)情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領(lǐng)。3、合格證由總檢員向資料管理員領(lǐng)取，資料管理員須建立合格證領(lǐng)用、簽發(fā)臺帳。4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名并加蓋本單位公章，簽發(fā)后合格證存根交由資料管理員保存。文件管理制度4 文件管理內(nèi)容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內(nèi)部上報下發(fā)的各種文件、資料。按照統(tǒng)一收發(fā)集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內(nèi)發(fā)統(tǒng)一由總經(jīng)辦歸口管理 一、收文的管理與公文的簽收1.公司所有文件(除董事長、總經(jīng)理訂啟的外)均由總

11、經(jīng)辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。2.對政府部門發(fā)來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應(yīng)立即報告上級部門并登記差錯文件的文號。二、公文的編號保管1.文件拆封和簽收后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”作分類登記編號、保管。2.本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時送交總經(jīng)辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。三、公文的閱批與分轉(zhuǎn)1.凡正式文件均需由總經(jīng)辦主任或行政主管根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后由收發(fā)員分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急電應(yīng)立刻呈送主管領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免

12、文件積壓誤事一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。2.一般性質(zhì)的函、電郵、單據(jù)等可由總經(jīng)辦直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個部門會辦的文件應(yīng)同各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。3.為加速文件運轉(zhuǎn)收發(fā)員應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門如關(guān)系到兩個以上部門應(yīng)按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。四、文件的傳閱與督辦。1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交收發(fā)員，閱批文件一般不得超過兩天閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”總經(jīng)辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按

13、文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件如確系工作需要要辦理借閱手續(xù)以防止丟失泄密。 4.文件閱完后應(yīng)交收發(fā)員切忌橫傳。5.總經(jīng)辦對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得總經(jīng)辦同意后，予以復(fù)印或摘抄原件應(yīng)及時歸檔保存。6.按照閱文范圍。一線員工。一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)文件?；蛴煽偨?jīng)辦通知到單位閱文。五、發(fā)文的規(guī)定1.公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中總經(jīng)辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。2.各下屬公司、部門需要向上

14、反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向總經(jīng)辦、行政辦公室提出發(fā)文申請并將文件底稿分別交總經(jīng)辦、行政辦公室審核?？偨?jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文方可按公司發(fā)文規(guī)定設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以密_字、政_字發(fā)文。各分公司團體文件由總經(jīng)辦批轉(zhuǎn)。3.對公司影響較大，涉及多個以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)。六、發(fā)文的范圍1.凡是以公司名義、總經(jīng)辦、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。2.總經(jīng)辦、行政辦公室下發(fā)文件主要用于：(1)公布公司規(guī)章制度(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制

15、訂的文件(3)公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項(4)公布單位重大建設(shè)、技術(shù)、管理、政治工作、生活福利等工作的決定(5)發(fā)布相關(guān)獎懲決定和通報(6)其他相關(guān)重大事項3.總經(jīng)辦、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于：(1)對上級機關(guān)呈報、請示報告、處理決定(2)同兄弟公司聯(lián)系有關(guān)重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。4.日常工程、技術(shù)、管理、建設(shè)工作中有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行一般不用發(fā)文。5.各部門如會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以部門名義用工

16、作簡訊發(fā)會議紀要。七、發(fā)文程序規(guī)定1.總經(jīng)辦、行政辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿2.草擬文稿必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫3.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿部門與擬稿人，并簽名、蓋章、標定日期和密級4.總經(jīng)辦應(yīng)根據(jù)董事長和總經(jīng)理有關(guān)指示精神，相關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿部門重新擬稿5.經(jīng)總經(jīng)辦審查修改后的文稿

17、，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé)6.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚7.文稿審核總經(jīng)辦簽署后，按批準權(quán)限的規(guī)定分別呈送董事長、總經(jīng)理處審定批準簽發(fā)8.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準簽發(fā)后的文稿交總經(jīng)辦收發(fā)員統(tǒng)一編號送打字室打印9.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名10.文件打字后，由總經(jīng)辦派專人按數(shù)印刷，再由收發(fā)員分發(fā)并檢查落實情況。八、文件的借閱和清退各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人同意，對有密級的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)辦主任同意后方可借閱。借閱文件應(yīng)嚴格旅行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許

18、拆卷和在文件上勾劃等?？偨?jīng)辦收發(fā)員對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。文件的立卷與歸檔范圍1.凡下列文件統(tǒng)一分別由總經(jīng)辦收發(fā)員負責(zé)歸檔(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批復(fù)(2)總經(jīng)辦、行政辦公室發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等(3)高層會議、行政辦公會議、中層干部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經(jīng)理辦公會議所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡

19、報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上匯報表言材料等(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料(8)反映本單位生產(chǎn)活動、先進人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品(9)單位日志和大事記(10)單位向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。九、立卷要求1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。2.立卷時要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時

20、立卷歸檔。4.上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。十、文件的銷毀1、對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，總經(jīng)辦應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定辦理申請銷毀手續(xù)。2、經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在總經(jīng)辦收發(fā)員文書和正副主任以及分管領(lǐng)導(dǎo)的共同監(jiān)督下銷毀。文件管理制度5 一、檔案人員崗位責(zé)任制 1、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平。忠于職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并經(jīng)考核取得崗位資格證書。2、認真貫徹執(zhí)行中華人民共和國檔案法及其實施辦法和湖北省檔案工作條例，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)(行業(yè))有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章，認真履行本單位各項檔案管理規(guī)章

21、制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時向領(lǐng)導(dǎo)報告，并根據(jù)檔案法及有關(guān)規(guī)定，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。3、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔范圍和保管期限。4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，力爭達到標準化、規(guī)范化的要求，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。5、同鑒定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑒定，對已到保管期限的檔案資料認真鑒定分析，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，造具銷毀清冊，寫出鑒定分析報告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準后，和有關(guān)人員一起進行認真負責(zé)地銷毀。6、保持庫房的整潔

22、衛(wèi)生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作。定期檢查檔案保管情況，經(jīng)常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。7、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴格執(zhí)行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實例和檔案信息。8、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業(yè)務(wù)工作的需要。9、做好檔案的統(tǒng)計工作，建立統(tǒng)計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關(guān)檔案工作統(tǒng)計年報及

23、其他調(diào)查統(tǒng)計表。10、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時，還要對單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。二、檔案保管制度1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內(nèi)容及存放位置等情況。3、科學(xué)管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結(jié)合年代排列存放，資料按類別排列存放。4、檔案箱、櫥進行統(tǒng)一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，并放置防霉去蟲劑。6、檔案人員調(diào)動工作時，應(yīng)在離職前辦理交接手續(xù)。三、檔案保密制度：1、檔案工作人員必須嚴格遵守

24、紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用范圍，不得泄露檔案內(nèi)容。2、嚴格檔案借閱制度，健全手續(xù)，做到萬無一失。3、不利于保密的地方不得存放機密文件和資料。4、不得擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，不得私自將機密文件和檔案帶回家中和公共場所查閱。5、不在普通電話、明碼電報、通信中涉及檔案機密。四、檔案移交制度：1、檔案室應(yīng)按有關(guān)規(guī)定向上級檔案館移交檔案。2、應(yīng)移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。3、檔案移交時應(yīng)將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、文件匯編、參考資料等隨同一起移交。4、交接雙方必須根據(jù)移交目錄清點核對，并在交接文據(jù)上簽字蓋章。5、檔案人員調(diào)動

25、工作時，也必須辦理上述移交手續(xù)，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)繁體字認證后方可離開崗位。五、檔案立卷歸檔制度1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關(guān)材料、錄章錄像帶、照片、文電等應(yīng)立卷歸檔。2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度”和文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，分類準確，合理組卷。4、立卷要做到書面材料規(guī)范，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關(guān)規(guī)定按期歸檔。文書檔案應(yīng)在第

26、二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。檔案室對接帳的案卷要進行質(zhì)量檢查，及時登記，編目上架。7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導(dǎo)幫助。六、檔案統(tǒng)計制度：1、建立、健全科學(xué)的檔案統(tǒng)計工作，準確地反映本單位檔案數(shù)量質(zhì)量及其管理狀況。2、建立檔案、資料、設(shè)備等實物統(tǒng)計工作和登記臺帳，做到數(shù)字準確。3、堅持做好檔案資料統(tǒng)計的基礎(chǔ)工作，做好平時原始數(shù)據(jù)登記工作，注意積累統(tǒng)計資料。4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，并做詳細記錄。5、逐步實現(xiàn)統(tǒng)計工作完整性，統(tǒng)計分類標

27、準化，統(tǒng)計基礎(chǔ)工作規(guī)范化。七、檔案的開發(fā)利用1、充分利用檔案為教育教學(xué)服務(wù)。2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁涂改。3、對檔案的利用要及時登記。八、檢查與考核1、檔案工作應(yīng)列入學(xué)校和各部門工作計劃，并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍及工作標準。2、本標準由市社區(qū)服務(wù)中心辦公室每年進行一次全面檢查，并作為考核有關(guān)部門、有關(guān)人員的依據(jù)。文件管理制度6 1.目的：為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用山西四建網(wǎng)站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。 2.適用范圍：適用于公司、分公司、項目部文件

28、管理過程。3.職責(zé)3.1董事長負責(zé)批準企業(yè)綜合管理手冊。3.2總經(jīng)理負責(zé)批準各系統(tǒng)管理分手冊。3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責(zé)審核各管理手冊中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關(guān)內(nèi)容。3.4公司辦公室負責(zé)對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責(zé)對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。3.5企業(yè)管理部負責(zé)組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責(zé)山西四建網(wǎng)站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。3.6公司各職能部門負責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的

29、管理手冊、負責(zé)本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求，盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到山西四建網(wǎng)站，資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。3.8公司職能部門、分公司、項目部設(shè)專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理；3.9分公司辦公室負責(zé)收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。文件管理制度7 為了加強學(xué)校檔案的科學(xué)管理，保

30、證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為學(xué)校管理服務(wù)，結(jié)合本校實際情況，特制定本制度。 一、總則第一條學(xué)校成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，負責(zé)協(xié)調(diào)、解決檔案工作中存在的問題。第二條學(xué)校設(shè)立綜合檔案室，隸屬教導(dǎo)處領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一管理學(xué)校各部門形成的各種門類和載體的檔案，并負責(zé)指導(dǎo)其他各部門做好當(dāng)年的檔案管理工作。第三條根據(jù)檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責(zé)檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設(shè)兼職檔案人員，負責(zé)部門文件材料的形成、積累、整理，并按規(guī)定向綜合檔案室移交。二、立卷、歸檔第四條各部門平時要做好文件、資料的收集、整理，文件、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要

31、任務(wù)，必須認真做好。第五條各類文件、資料由綜合檔案室負責(zé)整理立卷、歸檔。第六條文件、資料立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括上級文件，內(nèi)部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔范圍。第七條立卷的原則。遵循文件、資料的自然形成規(guī)律，保持文件、資料之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件、資料的保存價值，便于保管和利用。第八條立卷方法。學(xué)校檔案按文書、教學(xué)（含學(xué)籍和教師業(yè)務(wù)檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計文件材料分別排列，由

32、財務(wù)室整理歸檔。3、學(xué)籍檔案，按教學(xué)年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學(xué)生處負責(zé)收集、整理歸檔。4、教師業(yè)務(wù)檔案，以人為單位分類、整理，由教務(wù)處負責(zé)收集、整理歸檔。5、基建檔案，按基建項目組卷，由總務(wù)處收集、整理，工程竣工后移交檔案室。6、聲像檔案，按載體性質(zhì)、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。7、學(xué)校各部門每學(xué)期工作計劃、總結(jié)及制定的各種規(guī)章制度等年終移交綜合檔案室。第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。1、永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。2、長期保存。凡是在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。3、短期保

33、存。凡是在較短時間內(nèi)需要查考的各種文件、資料，劃為短期保存。短期保存為15年以下。第十條文件的組合。組合的基本作法如下：1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。2、會議文件應(yīng)單獨組合。3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應(yīng)組合在一起。4、工作計劃、總結(jié)等文件，一般可按部門名稱組合。5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。第十一條檔案盒內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結(jié)在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材

34、料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。第十二條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重復(fù)文件，需要辦理銷毀手續(xù)。第十三條歸檔時間。1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的文件、材料，在任務(wù)完成后，相關(guān)部門一個月內(nèi)要將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責(zé)人審定后，交綜合檔案室歸檔。2、隨時歸：上級文件、通知，人事調(diào)動材料，在落實好文件精神或辦好調(diào)動手續(xù)后交綜合檔案室歸檔。3、年度歸：各項管理中形成的文件、材料，各部門一律在次年第一季度內(nèi)，將應(yīng)歸檔的文件、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責(zé)人審定后，向綜合檔案室移交。第十四條

35、歸檔文件案卷的要求。各部門移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：1、歸檔的文件、材料必須準確地反映學(xué)校各項活動的真實情況和歷史過程。2、歸檔文件、材料必須系統(tǒng)齊全、完整。3、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或打印，字跡要工整、清晰。4、檔案盒的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。第十五條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份以電子文檔保存。三、檔案的管理和利用第十六條綜合檔案室按照學(xué)校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。第十七條綜合檔案室的管

36、理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復(fù)制，保護檔案的安全與完整。第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時歸還。第十九條借用檔案人員必須做到：1、調(diào)閱人員應(yīng)自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。2、調(diào)閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用后應(yīng)及時歸還，歸還時要進行清查、核對和注銷。3、調(diào)閱一般檔案由教導(dǎo)處主任批準。調(diào)閱帶密級或重要的管理檔案，須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)同意

37、方可進行。只有在上一級黨政領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或司法機關(guān)必須以檔案原件作為證據(jù)或者學(xué)校某項工作必須的特殊情況下，經(jīng)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準，方可將檔案原件借出室外使用。4、調(diào)閱人員摘抄、復(fù)制檔案時，應(yīng)征得檔案管理人員同意。第二十條檔案室工作人員應(yīng)做到：1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。2、要仔細檢查歸還檔案，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)報告，按有關(guān)規(guī)定處理。3、確保文件、材料的安全，做好保密工作。4、平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應(yīng)及時請求補發(fā)或取得復(fù)印件，以便存

38、檔和查閱。四、檔案的鑒定與銷毀第二十一條建立由分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、主要部門負責(zé)人員參加的鑒定銷毀領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)學(xué)校檔案鑒定、銷毀。第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑒定銷毀的依據(jù)。第二十三條銷毀檔案程序1、對已到保管期限的檔案，經(jīng)鑒定確無保存價值的要擬寫銷毀報告并登記造冊。2、會計檔案的銷毀，應(yīng)經(jīng)上級主管部門的批準。3、其他檔案銷毀應(yīng)由學(xué)校鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組簽字，兩人以上參加銷毀，密件按規(guī)定要求銷毀。4、銷毀的文件要造冊存檔備查。五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全第二十四條檔案管理員要認真學(xué)習(xí)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保密法及有關(guān)法規(guī)，嚴格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有

39、關(guān)保密規(guī)章制度。第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機密守口如瓶。第二十六條非檔案人員未經(jīng)許可，不得進入檔案庫房。第二十七條借閱檔案必須嚴格執(zhí)行保密制度，認真履行借閱手續(xù)。第二十八條利用檔案中的密件，必須經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準，在調(diào)閱室內(nèi)閱讀，不準帶走。文件管理制度8 為了更進一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。 一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:1、行政類:本公司對內(nèi)和對外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復(fù)、函件、會議紀要。公司各類證照

40、。2、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計劃、經(jīng)營情況、委托書、協(xié)議書、合同、項目方案等。3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。4、財務(wù)類:各種財務(wù)票證、票據(jù),財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料等。5、音像類:公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。二、公司文件、資料歸檔的編制及編號公司文件、資料的歸檔編制和編號應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進行編號。1、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第個字母, S_K冠以編號之首。2、公司文件、資料的歸檔分

41、類按本制度第一條進行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財務(wù)類; 5音像類。3、公司文件、資料的歸檔編號按照入檔時間的先后,以百位數(shù)進行歸編。4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級?！癆”一般級文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會議紀錄等?！癆A”重要級文檔包含:公司重要會議紀要、重要經(jīng)營項目及決策、經(jīng)營合同、公司經(jīng)營情況、重要項目資料、項目合同協(xié)議等,人事

42、檔案薪資性檔案、勞動合同,技術(shù)資料,財務(wù)資料等。“AAA”機密級文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號為: S_JKG-類別-發(fā)布年號-歸檔序號-受密級。例如:將20_年第份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號為: S_K-1-20_-001-A三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號后形成文件檔案,并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監(jiān)事會專項文檔由董事會秘書負責(zé)保管;人事專項文檔由人力資

43、源部負責(zé)保管;財務(wù)專項文檔由財務(wù)會計部負責(zé)保管;其它文檔均由總經(jīng)辦指定專人負責(zé)保管。2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負責(zé)填寫文檔管理登記冊,并按指定專柜分類進行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級別進行調(diào)閱。調(diào)閱時須填寫文檔調(diào)閱申請單。一般級公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準方可調(diào)閱。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱。4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。5、公司文件、資料檔案移交時必須填寫文檔移交清冊,文檔移交清冊一式三份,供移交

44、雙方、總經(jīng)辦留存。四、公司文件、資料的歸檔保存期限1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監(jiān)事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑒、規(guī)章制度、不動產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計劃、年度經(jīng)營總結(jié)、技術(shù)資料、長期項目合同、年度財務(wù)會計報表、年度統(tǒng)計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財務(wù)審計檔案,會計檔案,統(tǒng)計資料各種財務(wù)票證、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。4、一年保存:部門工作計劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請示報告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要

45、保存的文檔。五、公司文件、資料檔案的銷毀1、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價值的文檔進行清理并銷毀。2、待銷毀的文檔由專管員填報文檔銷毀申請單,并經(jīng)相應(yīng)批準人批準后,方可進行銷毀。重要級以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。機密級公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準后方可銷毀。3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫文檔銷毀登記表。4、文檔銷毀申請單和文檔銷毀登記表各式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。六、其它本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴格遵照執(zhí)行。各關(guān)

46、聯(lián)公司可參照執(zhí)行。本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。文件管理制度9 一、編制目的 為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。三、相關(guān)職責(zé)1.公司員工必須嚴格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。2.綜合辦公室負責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。四、文件收發(fā)程序1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負責(zé)開拆、登記。2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。3.各類文件送閱前由綜合辦公室負責(zé)人擬

47、辦,并提出擬辦意見。4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負責(zé)及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負責(zé)人審稿,交辦公室負責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。五、文件輪閱程序1.文件輪閱由辦公室專人負責(zé)。各部門輪閱文件一般不

48、超過兩天。因故不能及時輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補閱。2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。六、其他1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。文件管理制度10 行政辦公用品管理制度 第一章總則第一條目的為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要，推進行政辦公物品的規(guī)范化管理，控制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則，特制訂本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦公所用文具（文件夾、檔

49、案袋），辦公自動化所需用的耗材（含U盤、數(shù)碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機、打印機、傳真機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。第二章辦公用品的分類第三條行政辦公物品的分類行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態(tài)，單位價值在20_元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。2、辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20_元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。第三章行政辦公物品的管理職責(zé)第四條行政部的主

50、要職責(zé)：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責(zé)對行政辦公物品支出情況進行監(jiān)督、控制，其管理職責(zé)主要包括：1、供應(yīng)商選擇及管理；2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控；3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執(zhí)行；4、行政辦公用品的分配、調(diào)撥、維修和報廢；5、配合財務(wù)部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責(zé)日常維護和修理。第五條部門資產(chǎn)負責(zé)人的主要職責(zé)：認真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；各部門有專人負責(zé)本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn)移、維護、報廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部門室內(nèi)的辦公設(shè)備等資產(chǎn)；第六條資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛護公司財產(chǎn)，合理使用辦公設(shè)備，由人力資源部協(xié)助負責(zé)培訓(xùn)員工愛護

51、國有資產(chǎn)意識，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng)，人為破壞，由使用人自行付費維修，并報送人行部門進行維修登記。第四章行政辦公物品采購第七條辦公用品采購1、行政部每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購計劃、編制資金使用計劃，納入公司的全面預(yù)算，報公司財務(wù)部列入每月全公司資金計劃。2、行政部持相關(guān)票據(jù)根據(jù)公司相關(guān)財務(wù)規(guī)定報銷，費用計入各部門的年度預(yù)算執(zhí)行臺賬。3、辦公耗材文具的領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購買，并由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)批準后購進。購進消耗材料統(tǒng)一保管。第八條辦公類服務(wù)采購辦公類服務(wù)采購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務(wù)類的采購。1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價后按程序選擇服務(wù)供應(yīng)商

52、。2、各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后在公司行政部公布的服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。第九條辦公資產(chǎn)采購1、辦公資產(chǎn)采購計劃各部門歷史需要置辦辦公資產(chǎn)時，填寫辦公物品申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過并簽字后，提交行政部實施采購。2、實施采購行政部進行貨比三家的辦法進行詢價后，連同采購申請表和詢價后的采購報價單上報公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后方可到財務(wù)部領(lǐng)取支票進行購買。3、驗收行政部匯總使用根據(jù)采購計劃或申請表、購物發(fā)票、購物明細驗收采購辦公資產(chǎn)，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺賬。財務(wù)部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進行賬務(wù)處理。辦公物品申請表和購物明細復(fù)印件由行政部統(tǒng)

53、一保管。第五章辦公物品的管理第十條辦公用品的配發(fā)1、各部門指定一名專人負責(zé)本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā)放。2、辦公用品按需領(lǐng)用，行政部負責(zé)辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù)，認真填寫文具領(lǐng)用登記單，并進行臺賬登記，寫明物品名稱、規(guī)格、使用人及數(shù)量等。3、員工在公司內(nèi)部調(diào)動，其使用的辦公用品可以隨職位轉(zhuǎn)移帶走。第十一條辦公資產(chǎn)的管理1、資產(chǎn)調(diào)撥部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫資產(chǎn)調(diào)撥單。必須嚴格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào)出部門負責(zé)人調(diào)入部門負責(zé)人行政部確認簽字后，方可轉(zhuǎn)移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。2、資產(chǎn)報廢由部門負責(zé)人填寫資產(chǎn)報廢申請單，報行政部。行政部會同財務(wù)部門進行資

54、產(chǎn)損壞鑒定后，由行政部主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后方可報廢。行政部和財務(wù)部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統(tǒng)一維修、保管、再分配，資產(chǎn)臺賬做相應(yīng)調(diào)整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。3、資產(chǎn)的租用、出租和外借（1）公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用部門必須報公司行政部審批，行政部應(yīng)盡量考慮在公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配的確有困難而且購買不經(jīng)濟合算的情況下，經(jīng)總經(jīng)理批準方可租用，租用手續(xù)由行政部統(tǒng)一辦理。（2）公司長期不使用的行政辦公資產(chǎn)可以考慮對外出租和外借。行政部定期對所有閑置的辦公資產(chǎn)進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關(guān)制度辦理報

55、廢手續(xù)，對長期閑置的物品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。4、辦公資產(chǎn)的日常維護、維修（1）行政部是辦公資產(chǎn)日常維護、維修的責(zé)任部門。（2）行政部編制辦公資產(chǎn)維修計劃，并納入預(yù)算和經(jīng)營計劃。根據(jù)維修計劃對各部門辦公資產(chǎn)進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。（3）各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時，由部門負責(zé)人填寫辦公設(shè)備維修申請表報送行政部。不經(jīng)部門資產(chǎn)負責(zé)人而私自維修的，相關(guān)費用行政部不予受理。（4）行政部接到申請單后，需對報修設(shè)備進行鑒定，進行相應(yīng)的維修、更換，一般性維修理應(yīng)在三個工作日內(nèi)修理完畢，其他較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后及時登記辦公設(shè)備維修記錄表

56、，資產(chǎn)使用部門負責(zé)人簽字確認。（5）若聘請外部單位進行維修，相關(guān)付款事項執(zhí)行資金支付程序。文件管理制度11 1.主題內(nèi)容與適用范圍 本標準規(guī)定了產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的版本及文件編制、會簽、歸檔、保存、發(fā)放、更改、收回等管理要求。目的是對文件和資料進行有效的控制。本標準適用于本公司產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用文件SJ/T 207.131999 設(shè)計文件的管理制度第13部分SJ/T 207.41999 設(shè)計文件管理制度第4部分：設(shè)計文件的分類編號 QB/YT KF 7.7.9-20_ 更改控制程序QB/YT KF 7.03-20_ 項目

57、（設(shè)計/開發(fā)）控制程序 GB/T 19017-20_質(zhì)量管理體系技術(shù)狀態(tài)管理指南Q/YTD 1002-20_ 企業(yè)檔案分類編號及標識 3.產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件的編制要求3.1產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件所包含的信息構(gòu)成了產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)基線。必須以產(chǎn)品為單位，提出明確的產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)信息。它包括產(chǎn)品的定義和使用信息，即:要求/規(guī)范（技術(shù)指標）、設(shè)計圖樣、零件清單、軟件清單、模型、試驗規(guī)范、維護和操作手冊及文件版本號。3.2在產(chǎn)品實現(xiàn)過程中的關(guān)鍵件、重要件，應(yīng)在文件中進行標識，確保關(guān)鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏感器件、濕度敏感器件等，應(yīng)予以標識，以便加強防護。3.3產(chǎn)品圖樣及技術(shù)文件應(yīng)以產(chǎn)品或整件為單位成套，

58、歸檔圖樣文件需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規(guī)定。產(chǎn)品成套設(shè)計文件、工藝文件資料的編制明細要求見附錄A。 3.4產(chǎn)品定型鑒定文件的編制要求（見附錄B）。 4.各部門職責(zé)技術(shù)開發(fā)部：負責(zé)產(chǎn)品研制過程中的產(chǎn)品實現(xiàn)策劃，設(shè)計、工藝圖紙文件及定型文件、資料的擬制、審核、齊套、會簽及更改，并對產(chǎn)品圖樣的正確性、現(xiàn)行有效性負責(zé)。對應(yīng)用軟件工具，研發(fā)過程中的電子文件及其修改狀態(tài)、文件的版本、流轉(zhuǎn)進行掌控，對電子文件的質(zhì)量負責(zé)。生產(chǎn)管理部及車間：負責(zé)產(chǎn)品在試制、生產(chǎn)過程中形成的文件、記錄、資料的收集、整理，對所領(lǐng)用的產(chǎn)品圖樣完整、安全和回收負責(zé)；質(zhì)量控制部：負責(zé)產(chǎn)品在

59、試制、生產(chǎn)過程中形成的有關(guān)質(zhì)量文件、記錄資料的收集、整理。銷售服務(wù)部：負責(zé)收集、整理、提供有關(guān)產(chǎn)品銷售合同、技術(shù)協(xié)議、來自顧客的產(chǎn)品圖樣和技術(shù)文件。技術(shù)管理部：負責(zé)收集、整理有關(guān)產(chǎn)品研制合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)計任務(wù)書、設(shè)計評審、驗證、確認、定型鑒定文件。負責(zé)產(chǎn)品圖樣、技術(shù)文件資料的歸檔、分類保管和借閱、發(fā)放、登記、控制。5.會簽5.1會簽的產(chǎn)品圖樣由設(shè)計師負責(zé)提供，未經(jīng)會簽的圖樣不得歸檔和投入生產(chǎn)。 5.2會簽路線產(chǎn)品圖樣按下列規(guī)定逐級會簽：擬制審核工藝（需要時）標準化批準研發(fā)試制階段加工所需圖樣的會簽可簡化為：擬制審核批準文件管理制度12 1、醫(yī)院內(nèi)部文件由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發(fā),辦公室同意行文。 2、上級下發(fā)的文件由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關(guān)職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統(tǒng)一登記。3、凡收文、發(fā)文、文電、公函等文件及外出開會、檢查工作