P物業(yè)分公司辦公環(huán)境管理制度P物業(yè)分公司辦公環(huán)境治理制度

1.目的：為加強(qiáng)分公司的治理建立、提高效率，形成“高度自律、積極務(wù)實(shí)、團(tuán)結(jié)協(xié)作、銳意進(jìn)取的行為標(biāo)準(zhǔn)，使職員與分公司的共同進(jìn)展。

2.范圍：適用于分公司全體。

3.職責(zé)

3.1各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)。

3.2總經(jīng)辦負(fù)責(zé)監(jiān)視實(shí)施。

4.方法及過(guò)程掌握

4.1安全治理

4.1.1安全治理工作以預(yù)防為主，總經(jīng)辦每月對(duì)分公司辦公區(qū)域進(jìn)展安全防范檢查，并做好相關(guān)質(zhì)量記錄，消退隱患，確保安全，各部門負(fù)責(zé)人須對(duì)部門的安全區(qū)域進(jìn)展安全防范檢查，并做好相關(guān)質(zhì)量記錄，消退隱患，確保安全。

4.1.2信息治理員對(duì)傳媒公布的公共預(yù)警信息，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)傳達(dá)至各部門并做好記錄，由各部門落實(shí)做好預(yù)防措施，各部門也可依據(jù)當(dāng)?shù)貍髅焦嫉墓差A(yù)警信息準(zhǔn)時(shí)處理。

4.1.3分公司辦公場(chǎng)地的各類緊急突發(fā)大事由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)安排人員處理并作好相關(guān)記錄，各部門辦公場(chǎng)地各類緊急突發(fā)大事由各部門負(fù)責(zé)人安排人員處理并作好相關(guān)記錄。

4.1.4消防治理工作參照當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)消防治理規(guī)定執(zhí)行。

4.1.5易燃、易爆、有毒等危急物品，嚴(yán)禁帶入辦公區(qū)域。

4.1.6前臺(tái)文員負(fù)責(zé)詢問(wèn)來(lái)訪人員來(lái)訪目的并做好引導(dǎo)工作，嚴(yán)禁各類與工作無(wú)關(guān)的推銷人員、衣冠不整者進(jìn)入辦公區(qū)域。

4.1.7消防安全系統(tǒng)

辦公區(qū)域內(nèi)的滅火器，不得隨便挪動(dòng)和使用，其維護(hù)工作由安全治理部實(shí)施，并做好相關(guān)質(zhì)量記錄。

防火門由安全治理部負(fù)責(zé)開(kāi)關(guān)，除緊急狀態(tài)下，不得隨便翻開(kāi)防火門。

不得將任何物品堵塞在消防通道上，確保消防通道隨時(shí)暢通無(wú)阻。

4.1.8治理效勞中心的安全治理工作：

工程部應(yīng)檢查辦公區(qū)的水、電設(shè)施設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常。

安全治理部應(yīng)檢查辦公區(qū)消防設(shè)施是否保管妥當(dāng)，滅火器材擺放是否標(biāo)準(zhǔn)，有無(wú)損壞、喪失現(xiàn)象。

各崗位職員應(yīng)加強(qiáng)安全防患意識(shí)，下班時(shí)應(yīng)將重要資料放入安全地點(diǎn)，鎖好抽屜，關(guān)好電源及門窗。

治理效勞中心實(shí)行24小時(shí)效勞制度，值晚班時(shí)應(yīng)與安全治理部協(xié)作留意防火、防盜工作。

分公司辦公區(qū)晚間的安全治理由安全治理部負(fù)責(zé)，值班安全人員應(yīng)定時(shí)巡查以下重要部位，并做好相應(yīng)的記錄：

.1消防設(shè)施、配電房;

.2領(lǐng)導(dǎo)辦公室、電腦室、檔案室、財(cái)務(wù)室;

.3水源、空調(diào)的關(guān)閉狀況;

.4加班狀況。

4.2辦公設(shè)備治理

4.2.1設(shè)備包括：照明系統(tǒng)、電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、空調(diào)系統(tǒng)和背景音樂(lè)、辦公桌椅、柜、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)、電話及其它設(shè)備。

4.2.2照明系統(tǒng)：工程主管負(fù)責(zé)每天檢查一次辦公區(qū)域及公用局部照明系統(tǒng)運(yùn)行狀況，如發(fā)覺(jué)特別應(yīng)準(zhǔn)時(shí)聯(lián)系、處理。

4.2.3電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)：

信息治理員(可兼任)為分公司電腦治理總責(zé)任人，信息治理員負(fù)責(zé)分公司每臺(tái)電腦的日常維護(hù)及治理，每周對(duì)電腦存貯內(nèi)容進(jìn)展抽檢，確保電腦內(nèi)信息的合理與有效性。各部門職員也本著節(jié)省能源的態(tài)度，在離開(kāi)辦公區(qū)域一個(gè)鐘以上者須將電腦顯示屏關(guān)閉。

經(jīng)分公司電腦培訓(xùn)合格或具有電腦操作證的職員方可單獨(dú)使用電腦，否則須在信息治理員的伴隨下使用;

啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序：

.1啟動(dòng)電源插座開(kāi)關(guān);

.2啟動(dòng)電腦主機(jī)開(kāi)關(guān);

.3啟動(dòng)顯示器開(kāi)關(guān)(電腦開(kāi)頭正常操作);

關(guān)閉電腦程序：

.1在“開(kāi)頭”欄選擇“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”對(duì)話框，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“關(guān)閉計(jì)算機(jī)”，

.2關(guān)閉電腦程序按開(kāi)啟程序的反方向操作。

電腦應(yīng)避開(kāi)頻繁的開(kāi)關(guān)程序，臨時(shí)不用時(shí)，可將電腦轉(zhuǎn)換為休眠狀態(tài);

正確使用電腦的具體程序按有關(guān)電腦操作工具書的指導(dǎo)進(jìn)展操作。

4.2.4空調(diào)系統(tǒng)

分公司辦公區(qū)域空調(diào)由總經(jīng)辦依據(jù)季節(jié)和氣溫的變化，合理安排定時(shí)開(kāi)關(guān)時(shí)間，治理效勞中心由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)。

每季度至少進(jìn)展一次空調(diào)設(shè)備保養(yǎng)工作，由工程部安排專業(yè)人員進(jìn)展，并做好記錄。

4.2.5背景音樂(lè)系統(tǒng)治理：為營(yíng)造一個(gè)輕松、和諧的辦公環(huán)境?？偨?jīng)辦每天早晨上班前五分鐘翻開(kāi)背景音樂(lè)系統(tǒng)，音量保持在標(biāo)識(shí)范圍內(nèi)，上班時(shí)間內(nèi)背景音樂(lè)只能播放無(wú)演唱的音樂(lè)，下班時(shí)間可以播放歌曲并略微調(diào)大音量。

4.2.6辦公桌、椅、柜治理：職員不得隨便變換辦公椅位置，確必要挪動(dòng)，使用后須按編號(hào)放回原位。

4.2.7打印機(jī)：

聯(lián)機(jī)。一般狀況下，打印機(jī)與電腦連通之后，無(wú)須再進(jìn)展聯(lián)機(jī);

打印機(jī)啟動(dòng)與關(guān)閉的一般程序：

.1啟動(dòng)打印機(jī)開(kāi)關(guān);

.2放好所需打印的紙張;

.3在電腦對(duì)話框進(jìn)展打印操作;

.4關(guān)閉程序按啟動(dòng)程序的反方向操作。

打印機(jī)應(yīng)避開(kāi)頻繁的開(kāi)關(guān)機(jī)操作;

正確使用打印機(jī)的具體程序按有關(guān)打印機(jī)操作說(shuō)明書的指導(dǎo)進(jìn)展操作;

打印文稿須進(jìn)展校對(duì)，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字前方可予以打印，非正式的資料須采納回收紙打印，避開(kāi)鋪張紙張;

4.2.8復(fù)印機(jī)：

復(fù)印機(jī)治理人員應(yīng)在開(kāi)頭上班時(shí)接通復(fù)印機(jī)插座電源;

開(kāi)啟復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān)，復(fù)印機(jī)需自動(dòng)預(yù)熱;

檢查復(fù)印紙是否放好(可以開(kāi)頭工作);

復(fù)印機(jī)治理人員下午下班時(shí)關(guān)閉復(fù)印機(jī)開(kāi)關(guān);

正確使用復(fù)印機(jī)的程序按復(fù)印機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書進(jìn)展操作。

復(fù)印程序：

.1復(fù)印人員做好登記，調(diào)定復(fù)印紙規(guī)格及復(fù)印的深淺度后，選定復(fù)印份數(shù)按“開(kāi)頭”鍵復(fù)印;

.2復(fù)印機(jī)治理人員檢查復(fù)印數(shù)量及登記記錄是否屬實(shí)，屬實(shí)的，在《打印/復(fù)印記錄表》上簽名確認(rèn);不屬實(shí)的，將狀況匯報(bào)總經(jīng)辦處理：一般狀況下，第一次違規(guī)賜予口頭警告;其次次或以上違規(guī)賜予書面警告處分;

.3假如復(fù)印機(jī)出錯(cuò)，應(yīng)將報(bào)廢紙張數(shù)量予以登記。

復(fù)印機(jī)一般狀況下每天開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)各一次，盡量避開(kāi)頻繁開(kāi)關(guān)。

4.2.9傳真機(jī)：傳真機(jī)一般狀況下保持24小時(shí)開(kāi)機(jī)。正確使用傳真機(jī)的程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書進(jìn)展操作。

接收傳真：

.1傳真機(jī)一般設(shè)置為自動(dòng)接收，治理人員應(yīng)留意檢查傳真紙是否用完及傳真機(jī)信號(hào)是否穩(wěn)定;

.2收到傳真件后，由傳真機(jī)治理人員準(zhǔn)時(shí)將傳真件取下，并將傳真的有關(guān)內(nèi)容登記在《收發(fā)傳真登記表》內(nèi);

.310分鐘以內(nèi)通知接收部門/人領(lǐng)取傳真件，并要求在《收發(fā)傳真登記表》中簽收，并注明簽收時(shí)間。

發(fā)送傳真：

.1傳真機(jī)治理人員依據(jù)傳真審批單的內(nèi)容在《收發(fā)傳真登記表》上登記;

.2傳真機(jī)治理人員放好傳真件并撥通對(duì)方傳真號(hào)碼將傳真件發(fā)送過(guò)去;

.3傳真機(jī)治理人員應(yīng)在3分鐘之內(nèi)致電對(duì)方確認(rèn)是否收到傳真件，直至對(duì)方收到為止，然后將實(shí)際發(fā)送的時(shí)間登記在《收發(fā)傳真登記表》內(nèi)。

傳真機(jī)的正確使用程序按傳真機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書進(jìn)展操作。

4.2.10碎紙機(jī)：

碎紙機(jī)是對(duì)分公司局部絕密、機(jī)密文件及草稿進(jìn)展銷毀的工具，一般文稿無(wú)須利用碎紙機(jī)進(jìn)展銷毀;

碎紙前應(yīng)將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出，以免損壞機(jī)器;

根據(jù)碎紙機(jī)要求，一次不得超過(guò)最大放入量，一般狀況下，不得超過(guò)三張復(fù)印紙的厚度;

操作人員按以上要求，翻開(kāi)碎紙機(jī)電源，將須切碎的紙張放入切紙口，讓碎紙機(jī)自動(dòng)切碎紙張;

當(dāng)碎紙機(jī)箱內(nèi)的碎紙裝滿后，操作人員須將碎紙清理出來(lái)前方能連續(xù)操作;

正確使用碎紙機(jī)的程序按碎紙機(jī)有關(guān)操作說(shuō)明書進(jìn)展操作。

4.2.11信息治理員負(fù)責(zé)每天上班后將最新的天氣預(yù)報(bào)、公司新聞、人員外出、會(huì)議通知等信息輸入條屏，知會(huì)分公司各部門。

4.2.12各崗位職員上班前需檢查所屬物品是否喪失及損壞，發(fā)覺(jué)喪失或損壞的應(yīng)準(zhǔn)時(shí)向直接上級(jí)報(bào)告，并實(shí)行相應(yīng)的補(bǔ)救措施。

4.2.13遇到雨天，治理效勞中心應(yīng)當(dāng)在門前惹眼位置放置公益?zhèn)?、防滑設(shè)施及標(biāo)識(shí)。

4.3燈光開(kāi)啟治理

4.3.1日常辦公燈光開(kāi)啟治理：總經(jīng)辦每天上班前五分鐘開(kāi)啟前臺(tái)射燈，重要客人來(lái)訪時(shí)，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)翻開(kāi)全部的燈光，人力資源主管負(fù)責(zé)監(jiān)視。

4.3.2分公司職員應(yīng)留意節(jié)省能源，無(wú)人辦公區(qū)域燈光要準(zhǔn)時(shí)關(guān)閉。

4.4機(jī)房治理

4.4.1信息治理員上班后須查看機(jī)房設(shè)備的運(yùn)行狀況，發(fā)覺(jué)問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)處理，確保不影響分公司正常辦公。

4.4.2信息治理員應(yīng)定時(shí)查看機(jī)房電源、室內(nèi)溫度、濕度，確保機(jī)房的安全、清潔保證正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4.4.3計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置系統(tǒng)日志，記錄開(kāi)關(guān)機(jī)、應(yīng)用程序的安裝和運(yùn)行等狀況

4.4.4非信息治理員要求，職員和外來(lái)人員均不得擅自進(jìn)入機(jī)房。

4.4.5分公司職員不得隨便移動(dòng)機(jī)房?jī)?nèi)的設(shè)備。

4.4.6機(jī)房門應(yīng)隨時(shí)保持關(guān)閉狀態(tài)。

4.4.7機(jī)房?jī)?nèi)若發(fā)生意外事故要準(zhǔn)時(shí)向分公司總經(jīng)理匯報(bào)，并作相應(yīng)處理。

4.5辦公秩序治理

4.5.1上班時(shí)間內(nèi)，分公司職員不得做與工作無(wú)關(guān)的事務(wù)。

4.5.2上班時(shí)間內(nèi)，分公司職員不得帶著與工作無(wú)關(guān)的人員進(jìn)入辦公區(qū)。

4.6辦公清潔維護(hù)

4.6.1總經(jīng)辦負(fù)責(zé)每周對(duì)各辦公環(huán)境進(jìn)展一次檢查，并對(duì)檢查狀況進(jìn)展通報(bào);

4.6.2治理效勞中心負(fù)責(zé)人指定專人對(duì)辦公區(qū)域的綠化、清潔衛(wèi)生狀況進(jìn)展檢查，并對(duì)檢查狀況進(jìn)展通報(bào);

4.6.3各部門職員在每次離開(kāi)座位或下班時(shí)均須將臺(tái)面整理潔凈，避開(kāi)資料喪失影響工作，總經(jīng)辦會(huì)不定期進(jìn)展檢查。

4.6.4分公司辦公區(qū)域內(nèi)制止享用一切食物，包括口香糖;職員吃下午茶時(shí)須保持臺(tái)面和地面的清潔，下午茶后立即進(jìn)展清理。

4.7形象治理

4.7.1上班時(shí)間內(nèi)女職員如長(zhǎng)發(fā)須統(tǒng)一用頭花束理、穿著工作服,鞋子不得露出腳趾;男職員上班須著工作服，系領(lǐng)帶;職員在治理區(qū)域內(nèi)統(tǒng)一佩帶工牌。

4.7.2上班時(shí)間內(nèi)不得在辦公區(qū)大聲喧嘩和使用不文明語(yǔ)言及動(dòng)作。

4.8資料刊物治理

4.8.1總經(jīng)辦每周對(duì)分公司所征訂的刊物和購(gòu)置的資料(書籍)進(jìn)展清查。

4.8.2職員須長(zhǎng)時(shí)間借閱(48小時(shí)以上)分公司的資料或刊物，須獲得總經(jīng)辦同意，并進(jìn)展登記。

4.8.3分公司報(bào)刊借閱一次不得超過(guò)2本且時(shí)間不得超過(guò)2天，分公司書籍借閱一次不得超過(guò)1本且時(shí)間不得超過(guò)1周，如需要連續(xù)借閱須到總經(jīng)辦處辦理續(xù)借手續(xù)。

4.8.4離職職員須準(zhǔn)時(shí)將所借報(bào)刊和書籍歸還，如有損毀或遺失須按當(dāng)前市場(chǎng)價(jià)賠償，從其工資中直接扣除。

4.9電話使用治理

4.9.1分公司電話一般不得處理個(gè)人私人事務(wù)，如有緊急狀況，使用時(shí)間以不超過(guò)5分鐘為宜。

4.9.2因工作需要使用長(zhǎng)途電話時(shí)，須在前臺(tái)文員處做好登記。

4.9.3總經(jīng)辦隨時(shí)了解或抽查電話的使用狀況，并做好記錄。

4.9.5接聽(tīng)電話要準(zhǔn)時(shí)，鈴響不應(yīng)超過(guò)三聲;如受話人不能接聽(tīng)，離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)，重要電話做好接聽(tīng)記錄。

4.10辦公區(qū)綠化治理

4.10.1辦公區(qū)的綠色盆栽均有固定位置的擺放、標(biāo)示，不得隨便挪動(dòng)，調(diào)換位置。

4.10.2