行政文件發(fā)放管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政文件的管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部行政文件的發(fā)放、傳遞、回收及存檔等管理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確及時(shí)原則：確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，及時(shí)發(fā)放至相關(guān)部門(mén)和人員，避免延誤工作。2.規(guī)范有序原則：文件發(fā)放、傳遞、回收等環(huán)節(jié)應(yīng)按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，保證管理工作規(guī)范有序。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守公司保密制度，確保文件在傳遞過(guò)程中的安全，防止文件內(nèi)容泄露。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.公司紅頭文件：以公司名義發(fā)布的重要文件，如決定、通知、通報(bào)等。2.部門(mén)文件：各部門(mén)自行印發(fā)的工作文件，如工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)等。3.會(huì)議文件：各類(lèi)會(huì)議形成的文件，如會(huì)議紀(jì)要、決議等。4.外來(lái)文件：上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)及相關(guān)單位發(fā)來(lái)的文件。（二）文件編號(hào)1.公司紅頭文件編號(hào)：由公司名稱縮寫(xiě)、年份、文件順序號(hào)組成，如[公司簡(jiǎn)稱]〔20xx〕xx號(hào)。2.部門(mén)文件編號(hào)：由部門(mén)名稱縮寫(xiě)、年份、文件順序號(hào)組成，如[部門(mén)簡(jiǎn)稱]〔20xx〕xx號(hào)。3.會(huì)議文件編號(hào)：由會(huì)議名稱縮寫(xiě)、年份、文件順序號(hào)組成，如[會(huì)議簡(jiǎn)稱]〔20xx〕xx號(hào)。4.外來(lái)文件編號(hào)：按照原文件編號(hào)進(jìn)行登記。三、文件發(fā)放流程（一）文件起草與審核1.文件起草：文件由相關(guān)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)起草，確保文件內(nèi)容符合公司政策和實(shí)際工作需要。2.文件審核：起草完成的文件應(yīng)提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。審核通過(guò)后，文件提交至行政部門(mén)。（二）文件編號(hào)與登記1.文件編號(hào)：行政部門(mén)根據(jù)文件分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)，并填寫(xiě)《行政文件發(fā)放登記表》。2.文件登記：詳細(xì)記錄文件的名稱、編號(hào)、起草部門(mén)、起草人、審核人、印發(fā)日期、發(fā)放范圍等信息。（三）文件印制1.確定印制份數(shù)：根據(jù)文件發(fā)放范圍和存檔需要，確定文件的印制份數(shù)。2.文件印制：行政部門(mén)將文件電子版交予指定的印制部門(mén)進(jìn)行印制，印制過(guò)程中應(yīng)確保文件格式正確、內(nèi)容清晰。3.質(zhì)量檢查：印制完成后，行政部門(mén)對(duì)文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保文件質(zhì)量符合要求。（四）文件發(fā)放1.發(fā)放準(zhǔn)備：行政部門(mén)按照文件發(fā)放登記表上的發(fā)放范圍，準(zhǔn)備好文件。2.發(fā)放方式：直接發(fā)放：對(duì)于發(fā)放范圍較小、文件數(shù)量較少的情況，行政部門(mén)可直接將文件發(fā)放至相關(guān)部門(mén)或人員手中，并要求收件人在《行政文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。郵寄發(fā)放：對(duì)于發(fā)放范圍較廣、文件數(shù)量較多的情況，行政部門(mén)可采用郵寄方式將文件發(fā)放至相關(guān)部門(mén)或人員手中，并保留郵寄憑證。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布：對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)、不需要紙質(zhì)文件的文件，行政部門(mén)可通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，相關(guān)人員可自行下載查閱。（五）文件簽收1.收件人簽收：收件人收到文件后，應(yīng)在《行政文件發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，注明簽收日期。2.特殊情況處理：如收件人無(wú)法簽收文件，可委托他人代收，并在《行政文件發(fā)放登記表》上注明代收人姓名及代收原因。四、文件傳遞管理（一）傳遞方式1.專(zhuān)人傳遞：對(duì)于重要、緊急的文件，可安排專(zhuān)人進(jìn)行傳遞，確保文件及時(shí)送達(dá)。2.內(nèi)部郵件傳遞：通過(guò)公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)傳遞文件，方便快捷。3.文件交接：在部門(mén)之間或人員之間傳遞文件時(shí)，應(yīng)進(jìn)行文件交接，填寫(xiě)《文件交接清單》，注明文件名稱、數(shù)量、交接時(shí)間、交接人等信息。（二）傳遞要求1.確保安全：文件傳遞過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)文件安全，防止文件丟失、損壞或泄露。2.及時(shí)傳遞：按照文件要求的時(shí)間和方式進(jìn)行傳遞，確保文件及時(shí)到達(dá)收件人手中。3.記錄傳遞情況：對(duì)文件傳遞過(guò)程進(jìn)行記錄，包括傳遞時(shí)間、傳遞方式、收件人等信息，以便查詢和追溯。五、文件回收管理（一）回收范圍1.已失效或廢止的文件：根據(jù)公司規(guī)定，對(duì)已失效或廢止的文件進(jìn)行回收。2.需更新或修訂的文件：對(duì)于需更新或修訂的文件，回收舊文件，發(fā)放新文件。（二）回收方式1.通知回收：行政部門(mén)發(fā)布文件回收通知，明確回收文件的范圍、時(shí)間和方式。2.定期回收：定期對(duì)公司內(nèi)部的文件進(jìn)行清理，回收已失效或廢止的文件。3.專(zhuān)項(xiàng)回收：針對(duì)某些特定的文件，進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)回收。（三）回收登記1.文件回收登記：行政部門(mén)對(duì)回收的文件進(jìn)行登記，填寫(xiě)《行政文件回收登記表》，注明文件名稱、編號(hào)、回收時(shí)間、回收人等信息。2.文件銷(xiāo)毀：對(duì)于已回收的已失效或廢止的文件，按照公司保密制度進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。六、文件存檔管理（一）存檔范圍1.公司紅頭文件：包括原件及相關(guān)的印發(fā)記錄。2.部門(mén)文件：各部門(mén)重要的工作文件。3.會(huì)議文件：各類(lèi)會(huì)議的重要文件。4.外來(lái)文件：對(duì)公司有重要參考價(jià)值的外來(lái)文件。（二）存檔方式1.紙質(zhì)存檔：將文件打印成冊(cè)，按照分類(lèi)和編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，存入檔案柜。2.電子存檔：將文件電子版進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立電子檔案目錄，方便查詢。（三）存檔要求1.分類(lèi)存放：按照文件分類(lèi)和編號(hào)，將文件分別存放，便于查找和管理。2.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案柜和存儲(chǔ)設(shè)備上標(biāo)明文件類(lèi)別、年份、編號(hào)等信息。3.定期整理：定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，清理過(guò)期文件，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。七、文件查閱與借閱管理（一）查閱管理1.查閱范圍：公司員工因工作需要可查閱公司內(nèi)部存檔的文件。2.查閱流程：?jiǎn)T工填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱原因等信息，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，員工可到行政部門(mén)查閱文件。查閱過(guò)程中，應(yīng)在行政部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出。3.查閱記錄：行政部門(mén)對(duì)文件查閱情況進(jìn)行記錄，填寫(xiě)《文件查閱登記表》，注明查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱文件名稱及編號(hào)等信息。（二）借閱管理1.借閱范圍：因特殊工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，員工可借閱公司內(nèi)部存檔的文件。2.借閱流程：?jiǎn)T工填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱原因等信息，提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，員工到行政部門(mén)辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取文件。3.借閱期限：文件借閱期限一般不超過(guò)[x]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，歸還時(shí)應(yīng)確保文件完好無(wú)損。行政部門(mén)對(duì)歸還的文件進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后，在《文件借閱登記表》上注明歸還時(shí)間。5.借閱記錄：行政部門(mén)對(duì)文件借閱情況進(jìn)行記錄，填寫(xiě)《文件借閱登記表》，注明借閱人姓名、部門(mén)、借閱時(shí)間、借閱文件名稱及編號(hào)、歸還時(shí)間等信息。八、文件保密管理（一）保密措施1.文件存儲(chǔ)保密：紙質(zhì)文件應(yīng)存放在安全的檔案柜中，電子文件應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，防止文件泄露。2.文件傳遞保密：在文件傳遞過(guò)程中，應(yīng)采取加密、密封等措施，確保文件安全。3.文件查閱保密：查閱文件時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出或泄露文件內(nèi)容。4.文件銷(xiāo)毀保密：對(duì)已失效或廢止的文件進(jìn)行銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式，確保文件內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)。（二）保密責(zé)任1.公司員工：公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的文件進(jìn)行保密。2.行政部門(mén)人員：行政部門(mén)人員在文件管理過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，確保文件安全。3.違反保密規(guī)定的處理：對(duì)于違反公司保密制度，泄露文件內(nèi)容的人員，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期檢查：行政部門(mén)定期對(duì)公司行政文件發(fā)放、傳遞、回收及存檔等管理工作進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作符合制度要求。2.不定期抽查：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)可對(duì)行政文件管理工作進(jìn)行不定期抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核內(nèi)容：對(duì)行政文件管理工作的考核內(nèi)容包括文件發(fā)放的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，文件傳遞的安全性、及時(shí)性，文件回收的完整性，文件存檔的規(guī)范性等。2.考核方式：采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、綜合評(píng)價(jià)等方式對(duì)