公司紀(jì)念品管理制度?總則目的本制度旨在規(guī)范公司紀(jì)念品的管理，確保紀(jì)念品的采購、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)合理有序，充分發(fā)揮紀(jì)念品在企業(yè)文化建設(shè)、員工激勵、客戶關(guān)系維護(hù)等方面的作用，同時(shí)保證公司資源的有效利用。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門以及與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、客戶等相關(guān)人員。定義1.公司紀(jì)念品：指公司為特定目的采購、制作或獲得的具有紀(jì)念意義的物品，包括但不限于禮品、獎品、活動紀(jì)念品等。2.采購渠道：包括但不限于與供應(yīng)商直接采購、通過招標(biāo)采購、線上平臺采購等方式獲取紀(jì)念品。3.發(fā)放對象：涵蓋公司員工、退休員工、合作伙伴、重要客戶等。管理職責(zé)行政管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司紀(jì)念品管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌公司紀(jì)念品的預(yù)算編制、采購計(jì)劃安排以及采購流程的實(shí)施。3.建立公司紀(jì)念品庫存管理體系，定期盤點(diǎn)庫存，確保紀(jì)念品的安全存儲和數(shù)量準(zhǔn)確。4.根據(jù)公司需求和活動安排，協(xié)調(diào)紀(jì)念品的發(fā)放工作，制定發(fā)放方案并組織實(shí)施。各部門1.根據(jù)本部門實(shí)際工作需要，提前向行政管理部門提交紀(jì)念品需求申請，明確需求數(shù)量、用途、發(fā)放對象等信息。2.配合行政管理部門做好紀(jì)念品的發(fā)放工作，確保發(fā)放過程的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)對本部門領(lǐng)用的紀(jì)念品進(jìn)行合理使用和管理，不得擅自挪用或違規(guī)處理。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核公司紀(jì)念品的預(yù)算申請，確保預(yù)算安排合理合規(guī)。2.對紀(jì)念品采購費(fèi)用進(jìn)行審核和報(bào)銷，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度和審批流程。3.協(xié)助行政管理部門做好紀(jì)念品成本核算和財(cái)務(wù)分析工作。紀(jì)念品采購管理采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)于每年末向行政管理部門提交下一年度紀(jì)念品需求預(yù)測，內(nèi)容包括但不限于活動類型、預(yù)計(jì)參與人數(shù)、所需紀(jì)念品種類及數(shù)量等。2.行政管理部門根據(jù)各部門需求預(yù)測及公司整體規(guī)劃，匯總編制年度紀(jì)念品采購計(jì)劃，明確采購預(yù)算、采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)、采購種類及數(shù)量等，并提交公司管理層審批。3.如遇特殊情況需要臨時(shí)采購紀(jì)念品，相關(guān)部門應(yīng)提前填寫《紀(jì)念品臨時(shí)采購申請表》，詳細(xì)說明采購原因、紀(jì)念品種類及數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政管理部門審核，再由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可實(shí)施采購。供應(yīng)商選擇1.行政管理部門應(yīng)建立公司紀(jì)念品供應(yīng)商名錄，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查和實(shí)地考察。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮其產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、供貨能力、售后服務(wù)等因素，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)和口碑的供應(yīng)商。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保采購過程的合法性和規(guī)范性。采購流程1.采購人員根據(jù)審批后的采購計(jì)劃或臨時(shí)采購申請表，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)或供貨，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)。采購人員負(fù)責(zé)對到貨物品進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否與采購訂單一致。3.對于驗(yàn)收合格的紀(jì)念品，采購人員填寫《紀(jì)念品入庫單》，詳細(xì)記錄紀(jì)念品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并辦理入庫手續(xù)。對于驗(yàn)收不合格的紀(jì)念品，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商更換或處理。4.采購人員根據(jù)《紀(jì)念品入庫單》及采購發(fā)票等相關(guān)憑證，填寫費(fèi)用報(bào)銷單，按照公司財(cái)務(wù)審批流程進(jìn)行報(bào)銷。紀(jì)念品庫存管理庫存設(shè)置1.行政管理部門應(yīng)設(shè)立專門的紀(jì)念品倉庫或存儲區(qū)域，用于存放公司采購的各類紀(jì)念品，并配備必要的倉儲設(shè)備，如貨架、貨柜、防潮防蟲設(shè)施等，確保紀(jì)念品的安全存儲。2.對庫存紀(jì)念品進(jìn)行分類存放，建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄紀(jì)念品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、存放位置等信息，做到賬物相符。庫存盤點(diǎn)1.定期對庫存紀(jì)念品進(jìn)行盤點(diǎn)，原則上每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)工作由行政管理部門組織，相關(guān)部門人員參與。2.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)填寫《庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，包括實(shí)際庫存數(shù)量、賬存數(shù)量、差異數(shù)量及原因等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《庫存差異報(bào)告》，報(bào)公司管理層審批后進(jìn)行處理。3.根據(jù)庫存盤點(diǎn)結(jié)果，調(diào)整庫存臺賬，確保庫存信息的準(zhǔn)確性。對于積壓、損壞或過期的紀(jì)念品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，避免資源浪費(fèi)。庫存安全1.加強(qiáng)對紀(jì)念品倉庫的安全管理，制定安全管理制度，明確倉庫管理人員職責(zé)，確保倉庫安全。2.倉庫應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫，做好倉庫的日常巡查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。紀(jì)念品發(fā)放管理發(fā)放原則1.公平公正原則：紀(jì)念品發(fā)放應(yīng)基于客觀事實(shí)和明確標(biāo)準(zhǔn)，確保發(fā)放過程公平、公正，避免人為因素干擾。2.按需發(fā)放原則：根據(jù)公司實(shí)際需求和活動安排，合理確定紀(jì)念品的發(fā)放對象和數(shù)量，避免不必要的浪費(fèi)。3.及時(shí)發(fā)放原則：對于已確定發(fā)放的紀(jì)念品，應(yīng)及時(shí)組織發(fā)放，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)發(fā)放對象手中。發(fā)放對象及標(biāo)準(zhǔn)1.員工入職周年紀(jì)念：為入職滿1年、3年、5年、10年、15年、20年、25年、30年及以上的員工發(fā)放相應(yīng)的入職周年紀(jì)念品，以表彰員工為公司做出的貢獻(xiàn)。優(yōu)秀員工獎勵：根據(jù)年度績效考核結(jié)果，對評選出的優(yōu)秀員工發(fā)放榮譽(yù)證書及相應(yīng)的獎品。退休員工紀(jì)念：為退休員工發(fā)放退休紀(jì)念品，表達(dá)公司對退休員工的關(guān)懷和感謝。其他特殊情況：如員工獲得重大榮譽(yù)、為公司做出突出貢獻(xiàn)等，可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定發(fā)放紀(jì)念品。2.合作伙伴重要合作項(xiàng)目完成：對于與公司合作完成重要項(xiàng)目的合作伙伴，發(fā)放項(xiàng)目紀(jì)念禮品，以維護(hù)良好的合作關(guān)系。節(jié)日或特殊活動：在重要節(jié)日或公司舉辦的特殊活動時(shí)，向合作伙伴贈送節(jié)日禮品或活動紀(jì)念品。3.客戶重要客戶拜訪：在拜訪重要客戶時(shí)，贈送具有公司特色的紀(jì)念品，以增進(jìn)客戶對公司的了解和好感?？蛻艋仞伝顒樱憾ㄆ谂e辦客戶回饋活動，向參與活動的客戶發(fā)放紀(jì)念品，提高客戶滿意度和忠誠度。發(fā)放流程1.行政管理部門根據(jù)紀(jì)念品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)活動安排，制定紀(jì)念品發(fā)放方案，明確發(fā)放對象、發(fā)放時(shí)間、發(fā)放方式等信息，并提前通知相關(guān)部門和人員。2.各部門按照發(fā)放方案要求，組織本部門員工或相關(guān)合作對象進(jìn)行紀(jì)念品領(lǐng)取。領(lǐng)取時(shí)，領(lǐng)取人應(yīng)在《紀(jì)念品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取日期、紀(jì)念品名稱及數(shù)量等信息。3.對于需要郵寄或送達(dá)指定地點(diǎn)的紀(jì)念品，行政管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)，確保紀(jì)念品安全、準(zhǔn)確送達(dá)。紀(jì)念品使用管理使用原則1.合規(guī)使用原則：紀(jì)念品的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)或損害公司利益的行為。2.合理使用原則：根據(jù)紀(jì)念品的性質(zhì)和用途，合理安排使用場景和方式，充分發(fā)揮紀(jì)念品的作用。3.節(jié)約使用原則：在使用紀(jì)念品過程中，應(yīng)注重節(jié)約，避免浪費(fèi)，確保公司資源得到有效利用。使用范圍1.企業(yè)文化活動：用于公司組織的各類文化活動，如年會、團(tuán)建活動、節(jié)日慶典等，增強(qiáng)員工凝聚力和歸屬感。2.員工激勵：作為對員工優(yōu)秀表現(xiàn)、突出貢獻(xiàn)的獎勵，激發(fā)員工工作積極性和創(chuàng)造力。3.客戶關(guān)系維護(hù)：向合作伙伴和客戶贈送紀(jì)念品，增進(jìn)合作關(guān)系，提升公司形象和品牌知名度。4.其他特殊用途：根據(jù)公司實(shí)際情況，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，可將紀(jì)念品用于其他特殊用途。使用審批1.各部門如需使用紀(jì)念品，應(yīng)提前填寫《紀(jì)念品使用申請表》，詳細(xì)說明使用原因、紀(jì)念品名稱及數(shù)量、使用時(shí)間和地點(diǎn)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政管理部門審核。2.行政管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，結(jié)合公司紀(jì)念品庫存情況和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，對于符合規(guī)定的申請，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，申請部門方可按照申請表中注明的用途和方式使用紀(jì)念品。如遇特殊情況需要變更使用內(nèi)容，應(yīng)重新提交申請并經(jīng)審批后方可實(shí)施。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對公司紀(jì)念品的采購、庫存、發(fā)放及使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查紀(jì)念品采購流程的合規(guī)性、庫存管理的準(zhǔn)確性、發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況以及使用用途的合理性等方面，確保公司紀(jì)念品管理工作規(guī)范有序。日常監(jiān)督行政管理部門負(fù)責(zé)對公司紀(jì)念品管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查庫存紀(jì)念品的存儲情況、發(fā)放記錄的完整性以及使用申請的審批情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向公司管理層匯報(bào)。違規(guī)處理對于在紀(jì)念品管理過程中