臺(tái)州采購(gòu)流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范臺(tái)州公司采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、高效性和經(jīng)濟(jì)性，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性和質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，維護(hù)公司利益。2.適用范圍本制度適用于臺(tái)州公司所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、辦公用品采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。3.基本原則合規(guī)性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足公司需求的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。公開(kāi)透明原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和審計(jì)。及時(shí)性原則：確保采購(gòu)物資和服務(wù)按時(shí)供應(yīng)，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要。質(zhì)量保證原則：所采購(gòu)的物資和服務(wù)應(yīng)符合公司規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部是公司采購(gòu)活動(dòng)的執(zhí)行部門(mén)，負(fù)責(zé)制定采購(gòu)計(jì)劃、尋找供應(yīng)商、組織采購(gòu)談判、簽訂采購(gòu)合同、跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況等工作。采購(gòu)部應(yīng)設(shè)采購(gòu)經(jīng)理、采購(gòu)專(zhuān)員等崗位，明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限。2.需求部門(mén)需求部門(mén)負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，提供采購(gòu)物資和服務(wù)的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等信息，并對(duì)采購(gòu)物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。需求部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人與采購(gòu)部溝通協(xié)調(diào)采購(gòu)事宜，確保采購(gòu)需求的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。3.財(cái)務(wù)部門(mén)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)合同付款條款，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期與采購(gòu)部核對(duì)采購(gòu)賬目，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。4.審計(jì)部門(mén)審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、采購(gòu)成本的合理性等。審計(jì)部門(mén)有權(quán)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)中的違規(guī)行為提出整改意見(jiàn)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》應(yīng)經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審?fù)ㄟ^(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后采購(gòu)部方可開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)。3.供應(yīng)商選擇與管理采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)信譽(yù)等方面的情況。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)情況、合作歷史、評(píng)價(jià)結(jié)果等，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判，談判內(nèi)容包括采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。4.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部起草采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)，采購(gòu)部根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后由采購(gòu)部與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。5.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字后，發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。6.采購(gòu)訂單跟蹤與催貨采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無(wú)法按時(shí)交貨或出現(xiàn)其他問(wèn)題，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商采取措施解決問(wèn)題，并向需求部門(mén)反饋相關(guān)情況。在交貨期臨近時(shí)，采購(gòu)部應(yīng)提前向供應(yīng)商催貨，確保采購(gòu)物資按時(shí)供應(yīng)。7.到貨驗(yàn)收采購(gòu)物資到貨前，需求部門(mén)應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。采購(gòu)物資到貨后，需求部門(mén)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的采購(gòu)物資，需求部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《驗(yàn)收單》，經(jīng)需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，將《驗(yàn)收單》提交給采購(gòu)部。驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部溝通，采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決問(wèn)題，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。8.采購(gòu)付款采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同和《驗(yàn)收單》，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式等信息。《付款申請(qǐng)單》經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《付款申請(qǐng)單》進(jìn)行審核，核實(shí)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收情況、發(fā)票情況等，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定的付款方式辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理1.采購(gòu)預(yù)算編制采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購(gòu)需求預(yù)測(cè)，編制年度采購(gòu)預(yù)算。年度采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)金額、采購(gòu)時(shí)間等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并提出改進(jìn)措施。2.采購(gòu)預(yù)算調(diào)整如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要等原因，導(dǎo)致采購(gòu)預(yù)算需要調(diào)整的，采購(gòu)部應(yīng)填寫(xiě)《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、調(diào)整的項(xiàng)目、調(diào)整的金額等信息。《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)調(diào)整的必要性和合理性，審核通過(guò)后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)部按照調(diào)整后的采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問(wèn)題、法律糾紛等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施對(duì)于市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部可以通過(guò)與供應(yīng)商簽訂長(zhǎng)期合同、套期保值等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)。對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，并在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任。對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的驗(yàn)收管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。對(duì)于法律糾紛風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同的合法性、合規(guī)性，如發(fā)生法律糾紛及時(shí)咨詢法務(wù)部門(mén)。六、采購(gòu)績(jī)效評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估指標(biāo)應(yīng)包括采購(gòu)成本、采購(gòu)質(zhì)量、采購(gòu)交貨期、采購(gòu)服務(wù)等方面。采購(gòu)成本指標(biāo)可以通過(guò)采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)費(fèi)用等進(jìn)行衡量；采購(gòu)質(zhì)量指標(biāo)可以通過(guò)驗(yàn)收合格率、退貨率等進(jìn)行衡量；采購(gòu)交貨期指標(biāo)可以通過(guò)按時(shí)交貨率進(jìn)行衡量；采購(gòu)服務(wù)指標(biāo)可以通過(guò)供應(yīng)商滿意度、需求部門(mén)滿意度等進(jìn)行衡量。2.評(píng)估方法采購(gòu)績(jī)效評(píng)估可以采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法。定性評(píng)估可以通過(guò)對(duì)采購(gòu)人員的工作態(tài)度、工作能力、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)；定量評(píng)估可以通過(guò)對(duì)采購(gòu)績(jī)效評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，得出評(píng)估結(jié)果。3.評(píng)估周期采購(gòu)績(jī)效評(píng)估周期可以根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為季度或年度。4.評(píng)估結(jié)