農(nóng)村檔案材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)村檔案材料的規(guī)范化管理，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為農(nóng)村各項(xiàng)工作的開展提供有力的支持和保障，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本農(nóng)村地區(qū)內(nèi)所有涉及的檔案材料管理工作，包括但不限于村務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化建設(shè)、社會(huì)保障等各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)村檔案材料由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案材料應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)村各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案材料的來源、內(nèi)容、形式等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找、利用和管理。4.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保檔案材料不被泄露、篡改或損壞，維護(hù)檔案的安全性和保密性。5.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮實(shí)際利用需求，提供便捷的查閱服務(wù)，提高檔案的利用效率。二、檔案材料的收集（一）收集范圍1.村務(wù)管理類包括村民會(huì)議記錄、村民代表會(huì)議記錄、村務(wù)公開資料、村規(guī)民約、各類合同協(xié)議、財(cái)務(wù)收支賬目等。2.經(jīng)濟(jì)發(fā)展類涵蓋農(nóng)村產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)資料采購與使用記錄、農(nóng)產(chǎn)品銷售記錄、農(nóng)村企業(yè)經(jīng)營資料等。3.文化建設(shè)類包含農(nóng)村文化活動(dòng)記錄、民間藝術(shù)傳承資料、歷史文化遺跡保護(hù)檔案等。4.社會(huì)保障類涉及農(nóng)村居民養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)參保資料、困難群眾救助記錄、就業(yè)培訓(xùn)檔案等。5.其他類與農(nóng)村工作相關(guān)的其他具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)于電子檔案材料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.收集的檔案材料應(yīng)附帶必要的說明和注釋，以便于理解和查閱。（三）收集時(shí)間1.定期收集各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間周期，如每月、每季度或每年，將本部門產(chǎn)生的檔案材料收集整理后移交檔案管理部門。2.即時(shí)收集對(duì)于一些重要的、時(shí)效性較強(qiáng)的檔案材料，如突發(fā)事件處理記錄、緊急會(huì)議紀(jì)要等，應(yīng)在事件結(jié)束或會(huì)議召開后即時(shí)收集并移交。三、檔案材料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案材料的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為村務(wù)管理、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、文化建設(shè)、社會(huì)保障等四大類一級(jí)類目。2.在一級(jí)類目下，根據(jù)檔案材料的具體內(nèi)容和形式，進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目和三級(jí)類目。例如，村務(wù)管理類可細(xì)分為會(huì)議記錄、村務(wù)公開、合同協(xié)議等二級(jí)類目；會(huì)議記錄二級(jí)類目下可再分為村民會(huì)議記錄、村民代表會(huì)議記錄等三級(jí)類目。3.對(duì)于一些具有特殊性質(zhì)或跨類別的檔案材料，可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立專門的類別進(jìn)行管理。（二）整理方法1.區(qū)分全宗將農(nóng)村形成的檔案材料按照不同的來源和職能范圍，劃分為不同的全宗，每個(gè)全宗內(nèi)的檔案材料相對(duì)獨(dú)立、完整。2.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙張類檔案材料，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。3.編目編號(hào)對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。同時(shí)，為每份檔案材料賦予唯一的編號(hào)，以便于查找和管理。4.數(shù)字化處理對(duì)重要的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案材料的信息化管理，方便遠(yuǎn)程查閱和利用。（三）整理流程1.初步篩選收集到檔案材料后，首先由檔案管理人員進(jìn)行初步篩選，剔除重復(fù)、無用的材料。2.分類排序按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)篩選后的檔案材料進(jìn)行分類，并按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目編號(hào)根據(jù)整理好的檔案材料，編制檔案目錄，賦予檔案編號(hào)，并將相關(guān)信息錄入檔案管理系統(tǒng)。4.裝訂成冊(cè)（數(shù)字化處理）對(duì)需要裝訂的檔案材料進(jìn)行裝訂，同時(shí)對(duì)需要數(shù)字化處理的檔案材料進(jìn)行掃描和圖像處理，確保電子檔案的質(zhì)量。5.審核歸檔整理好的檔案材料經(jīng)審核無誤后，移交檔案庫房進(jìn)行歸檔保存。四、檔案材料的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)過整理后的各類檔案材料，均應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔。歸檔范圍應(yīng)涵蓋本制度第二條規(guī)定的所有收集范圍。（二）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案材料，一般應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于一些特殊情況或有明確規(guī)定的檔案材料，應(yīng)按照相關(guān)要求及時(shí)歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案材料應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰、裝訂規(guī)范。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保歸檔質(zhì)量。3.歸檔的檔案材料應(yīng)編制詳細(xì)的歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案存入庫房，一份由檔案管理部門留存?zhèn)洳?。（四）歸檔流程1.整理好的檔案材料由檔案管理人員填寫歸檔清單，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.將檔案材料連同歸檔清單一并移交檔案庫房，檔案庫房管理人員按照歸檔清單進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，無誤后辦理入庫手續(xù)。3.檔案入庫后，應(yīng)按照分類存放的原則，將檔案材料放置在相應(yīng)的檔案架上，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案存放位置信息。五、檔案材料的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，確保檔案存放有序、便于查找。（二）保管期限1.農(nóng)村檔案材料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案材料主要包括涉及農(nóng)村根本利益、具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和法律憑證作用的文件材料，如村規(guī)民約、重要合同協(xié)議、土地權(quán)屬證書等。3.長期保管的檔案材料一般保管期限為15年至50年，主要包括反映農(nóng)村一定時(shí)期工作情況、具有重要查考價(jià)值的文件材料，如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.短期保管的檔案材料保管期限為5年至15年，主要包括一些時(shí)效性較強(qiáng)、利用價(jià)值相對(duì)較低的文件材料，如臨時(shí)性會(huì)議記錄、一般性工作文件等。（三）保管措施1.建立健全檔案庫房管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和操作流程，確保檔案保管工作的規(guī)范有序。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案發(fā)霉、蟲蛀、損壞等。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，防止病毒感染和黑客攻擊。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)登記手續(xù)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行操作。六、檔案材料的查閱（一）查閱范圍本農(nóng)村地區(qū)內(nèi)的相關(guān)部門、工作人員以及符合規(guī)定的外部單位和個(gè)人，因工作需要均可查閱農(nóng)村檔案材料。（二）查閱手續(xù)1.內(nèi)部查閱本農(nóng)村地區(qū)內(nèi)的部門和工作人員查閱檔案材料，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.外部查閱外部單位和個(gè)人查閱檔案材料，應(yīng)持有單位介紹信或有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)農(nóng)村相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，必要時(shí)可要求查閱人員提供相關(guān)證明材料。（三）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保查閱過程規(guī)范、有序。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。2.遠(yuǎn)程查閱對(duì)于已數(shù)字化的檔案材料，檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，為查閱人員提供遠(yuǎn)程查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)通過指定的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行查閱操作。檔案管理部門應(yīng)做好遠(yuǎn)程查閱的記錄和監(jiān)控工作，確保查閱過程的安全和可追溯。（四）查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、查閱目的、歸還日期等信息。查閱登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，并存檔備查。七、檔案材料的借閱（一）借閱范圍與查閱范圍相同，但借閱期限一般不得超過規(guī)定的時(shí)間。（二）借閱手續(xù)與查閱手續(xù)基本相同，但應(yīng)在《檔案查閱申請(qǐng)表》中明確注明借閱期限，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意。（三）借閱期限1.短期借閱一般不超過1周，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.長期借閱一般不超過1個(gè)月，特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長不得超過3個(gè)月。（四）借閱歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案材料，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案材料的完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案材料有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、檔案材料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案材料進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案材料的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、歷史文化價(jià)值等因素，綜合判斷檔案材料是否仍具有保存意義。2.對(duì)于已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案材料，可考慮進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案材料進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案材料進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案材料，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、鑒定意見等信息。4.《檔案銷毀清單》經(jīng)農(nóng)村相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意后，方可進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案材料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子檔案材料，應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進(jìn)行銷毀，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理破壞，防止數(shù)據(jù)泄露。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀日期、銷毀檔案清單、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息，并將銷毀記錄存檔備查。九、檔案材料的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容應(yīng)包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用情況等方面的信息，并形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，報(bào)送農(nóng)村相