公司章子使用管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司章子的管理，規(guī)范章子的使用流程，確保章子使用的安全性、合法性和嚴(yán)肅性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)，涉及公司各類(lèi)章子的刻制、保管、使用、交接、廢止等相關(guān)事宜。3.章子種類(lèi)本制度所指章子包括但不限于：公司公章、法定代表人章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、部門(mén)章、項(xiàng)目章等。章子的刻制與啟用1.刻制申請(qǐng)因工作需要刻制章子的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)《章子刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明章子名稱(chēng)、用途、刻制數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至行政管理部門(mén)。2.刻制流程行政管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的《章子刻制申請(qǐng)表》，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行刻制?？讨仆瓿珊?，行政管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同申請(qǐng)部門(mén)對(duì)章子的規(guī)格、樣式、文字等進(jìn)行核對(duì)，確保與申請(qǐng)內(nèi)容一致。3.啟用通知章子刻制完成并核對(duì)無(wú)誤后，行政管理部門(mén)應(yīng)發(fā)布章子啟用通知，明確章子啟用日期、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。同時(shí)，將章子印模留存?zhèn)浒?，以便日后查閱。章子的保?.保管原則章子應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人保管制度，確保章子存放安全、使用規(guī)范。嚴(yán)禁將章子交由非保管責(zé)任人使用，嚴(yán)禁在空白紙張、文件上加蓋章子。2.保管責(zé)任人根據(jù)章子種類(lèi)和使用范圍，確定相應(yīng)的保管責(zé)任人。公司公章、法定代表人章由行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管；合同專(zhuān)用章由法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管；財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管；部門(mén)章、項(xiàng)目章由各部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人保管。保管責(zé)任人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉章子使用規(guī)定。3.保管要求章子應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。保管責(zé)任人應(yīng)定期對(duì)章子進(jìn)行檢查，確保章子完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)章子損壞、遺失等情況，應(yīng)立即向部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。章子的使用1.使用范圍章子的使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出授權(quán)范圍使用。具體使用范圍如下：公司公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等；代表公司簽署的各類(lèi)法律文件；公司內(nèi)部的重要文件、報(bào)告等。法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的各類(lèi)文件、合同、協(xié)議等；與公司財(cái)務(wù)相關(guān)的票據(jù)、憑證等。合同專(zhuān)用章：用于公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等。財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)。發(fā)票專(zhuān)用章：用于公司開(kāi)具的各類(lèi)發(fā)票。部門(mén)章：用于本部門(mén)內(nèi)部的文件、通知、報(bào)告等；與本部門(mén)業(yè)務(wù)相關(guān)的對(duì)外聯(lián)系函件等，但不得用于簽署合同、協(xié)議等重要文件。項(xiàng)目章：用于特定項(xiàng)目的文件、資料、報(bào)表等；與項(xiàng)目相關(guān)的對(duì)外聯(lián)系函件等，但不得用于簽署合同、協(xié)議等重要文件。2.使用流程申請(qǐng)：使用章子的部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《章子使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用章子的事由、文件名稱(chēng)、文號(hào)、使用時(shí)間、使用范圍等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。審批：根據(jù)章子使用的重要程度和涉及金額大小，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：使用公司公章、法定代表人章、合同專(zhuān)用章簽署重要合同、協(xié)議、法律文件等，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。使用財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章進(jìn)行重大財(cái)務(wù)結(jié)算、開(kāi)具重要發(fā)票等，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審批。使用部門(mén)章、項(xiàng)目章進(jìn)行一般性業(yè)務(wù)文件、資料等蓋章，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。蓋章：保管責(zé)任人在收到經(jīng)審批的《章子使用申請(qǐng)表》后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保與審批意見(jiàn)一致。核對(duì)無(wú)誤后，方可在文件或資料上加蓋章子，并在《章子使用登記表》上登記蓋章日期、文件名稱(chēng)、文號(hào)、蓋章人等信息。3.特殊情況處理如遇緊急情況或因特殊原因無(wú)法按照正常流程進(jìn)行章子審批時(shí)，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)電話(huà)請(qǐng)示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行蓋章，但事后必須及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。章子的交接1.交接情形保管責(zé)任人因工作調(diào)動(dòng)、離職、休假等原因無(wú)法繼續(xù)保管章子時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理章子交接手續(xù)。2.交接流程交接準(zhǔn)備：交接雙方應(yīng)提前對(duì)章子進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)章子數(shù)量、規(guī)格、樣式等信息，確保章子完好無(wú)損。同時(shí)，清理章子使用記錄，整理相關(guān)文件資料。填寫(xiě)交接清單：交接雙方應(yīng)填寫(xiě)《章子交接清單》，詳細(xì)記錄章子名稱(chēng)、數(shù)量、交接日期、交接雙方姓名等信息，并簽字確認(rèn)。交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，行政管理部門(mén)留存一份備案。監(jiān)交：章子交接過(guò)程應(yīng)由部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)交，確保交接過(guò)程規(guī)范、公正。章子的廢止1.廢止情形章子因損壞、遺失、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理廢止手續(xù)。2.廢止流程申請(qǐng)：使用部門(mén)或保管責(zé)任人應(yīng)填寫(xiě)《章子廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明章子廢止的原因、廢止日期等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交至行政管理部門(mén)。廢止處理：行政管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的《章子廢止申請(qǐng)表》，對(duì)廢止的章子進(jìn)行封存，并在《章子管理臺(tái)賬》上注明廢止日期、廢止原因等信息。同時(shí)，發(fā)布章子廢止通知，告知相關(guān)部門(mén)和人員。銷(xiāo)毀：對(duì)于廢止的章子，行政管理部門(mén)應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，并填寫(xiě)《章子銷(xiāo)毀登記表》，記錄銷(xiāo)毀日期、章子名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息，由銷(xiāo)毀人員和監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀登記表一式兩份，行政管理部門(mén)留存一份備案，另一份交財(cái)務(wù)部門(mén)作為賬務(wù)處理依據(jù)。監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)章子的使用和管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保章子使用符合規(guī)定。同時(shí)，設(shè)立舉報(bào)電話(huà)和郵箱，接受公司員工和外部單位的監(jiān)督舉報(bào)。2.檢查內(nèi)容監(jiān)督檢查內(nèi)容包括章子的保管情況、使用流程執(zhí)行情況、審批手續(xù)完備情況、使用記錄登記情況等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。3.違規(guī)處理對(duì)于違反本制度規(guī)定使用章子的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因違規(guī)使用章子給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或法律糾紛的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承