員工宿舍購置管理制度一、總則1.目的為加強公司員工宿舍管理，規(guī)范宿舍物品購置流程，保障員工的正常生活需求，提高員工滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司為員工提供的宿舍區(qū)域內各類物品的購置管理。3.基本原則按需購置原則：根據(jù)員工實際生活需求和宿舍設施配備情況，合理確定購置物品。預算控制原則：嚴格控制購置費用，確保在預算范圍內進行采購。質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、性價比高的產(chǎn)品。規(guī)范流程原則：遵循規(guī)定的購置流程，確保采購過程公開、公正、透明。二、職責分工1.人事部門負責制定和修訂員工宿舍購置管理制度。匯總員工宿舍物品需求，審核購置申請。參與供應商選擇和采購合同簽訂。監(jiān)督購置物品的驗收和發(fā)放。2.行政部門根據(jù)人事部門審核后的需求，負責具體的采購工作。選擇合格的供應商，建立供應商檔案。負責采購物品的運輸、保管和交付。3.財務部門負責審核購置預算，安排購置資金。對購置費用進行核算和報銷審核。4.使用部門（員工）提出宿舍物品購置需求，填寫購置申請表。參與物品驗收，對購置物品的質量和適用性進行反饋。三、購置需求管理1.需求提出員工根據(jù)宿舍實際情況和個人生活需求，填寫《員工宿舍物品購置申請表》，詳細注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。各宿舍推選宿舍長，負責收集本宿舍員工的購置需求，并統(tǒng)一提交至人事部門。2.需求審核人事部門收到購置申請表后，對需求的合理性、必要性進行審核。審核內容包括：是否符合宿舍實際需求、是否超出預算范圍、是否有可替代物品等。對于審核通過的需求，人事部門進行匯總整理；對于不符合要求的需求，及時反饋給使用部門并說明原因。四、預算管理1.預算編制人事部門根據(jù)以往宿舍物品購置情況、員工需求變化等因素，每年年底編制下一年度員工宿舍購置預算。預算內容包括各類物品的購置數(shù)量、預計單價、總預算金額等，并按季度進行分解。2.預算執(zhí)行行政部門在采購過程中應嚴格控制預算，確保實際采購費用不超過預算額度。如因特殊情況需要調整預算，需由人事部門提出申請，經(jīng)財務部門審核、公司領導批準后執(zhí)行。3.預算監(jiān)督財務部門定期對宿舍購置預算執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正預算執(zhí)行過程中的問題。人事部門配合財務部門做好預算監(jiān)督工作，對超預算采購的情況進行分析和處理。五、供應商管理1.供應商選擇行政部門通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對收集到的供應商進行篩選和評估，評估內容包括供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等。選擇至少三家合格的供應商作為候選對象，通過招標、詢價、談判等方式確定最終供應商。2.供應商檔案建立行政部門負責建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、產(chǎn)品質量情況等。定期對供應商檔案進行更新和維護，確保檔案信息的準確性和完整性。3.供應商考核人事部門會同行政部門定期對供應商進行考核，考核指標包括產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務等。根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。六、采購流程1.采購申請使用部門（員工）提出的購置需求經(jīng)人事部門審核通過后，由行政部門填寫《員工宿舍物品采購申請單》?！恫少徤暾垎巍窇⒚魑锲访Q、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、需求日期、供應商選擇建議等信息。2.采購審批《采購申請單》提交至公司領導進行審批，審批通過后方可進行采購。對于金額較大的采購項目，需按照公司相關規(guī)定進行集體決策或報上級主管部門批準。3.采購實施行政部門根據(jù)審批后的《采購申請單》，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。行政部門按照采購合同要求，跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保按時、按質、按量完成采購任務。4.驗收與入庫采購物品到貨后，行政部門通知人事部門、使用部門（員工）共同進行驗收。驗收內容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、質量、外觀等是否符合采購合同要求。對于驗收合格的物品，辦理入庫手續(xù)，填寫《員工宿舍物品入庫單》；對于驗收不合格的物品，及時與供應商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。5.報銷與付款行政部門憑《采購申請單》、采購合同、發(fā)票、《員工宿舍物品入庫單》等相關憑證，到財務部門辦理報銷手續(xù)。財務部門對報銷憑證進行審核，審核無誤后按照公司財務制度進行付款。七、物品發(fā)放與使用管理1.物品發(fā)放人事部門根據(jù)驗收合格的《員工宿舍物品入庫單》，安排將購置物品發(fā)放至各宿舍。物品發(fā)放時，應填寫《員工宿舍物品發(fā)放登記表》，由領取人簽字確認。2.使用管理員工應妥善使用宿舍購置物品，不得隨意損壞或丟失。如因個人原因造成物品損壞或丟失的，由員工負責賠償。宿舍長負責監(jiān)督本宿舍員工對物品的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向人事部門報告。3.維修與更換對于正常使用過程中出現(xiàn)故障或損壞的宿舍物品，由使用部門（員工）填寫《員工宿舍物品維修申請表》，提交至人事部門。人事部門審核后，安排行政部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修；如維修后仍無法正常使用的，經(jīng)批準后進行更換。八、盤點與清查1.定期盤點人事部門會同行政部門每年定期對員工宿舍物品進行盤點，盤點時間一般為年底。盤點內容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、使用狀況等，確保賬實相符。2.不定期清查根據(jù)工作需要，人事部門可組織不定期的宿舍物品清查工作，及時發(fā)現(xiàn)和處理物品管理中存在的問題。3.盤點結果處理盤點結束后，人事部門編制《員工宿舍物品盤點報告》，對盤點結果進行分析和總結。對于盤盈、盤虧的物品，應查明原因，按照公司相關規(guī)定進行處理。九、報廢管理1.報廢申請對于已損壞且無法維修或已達到使用年限的宿舍物品，由使用部門（員工）填寫《員工宿舍物品報廢申請表》，說明報廢原因和物品情況?！秷髲U申請表》提交至人事部門審核。2.報廢審批人事部門審核通過后，將《報廢申請表》提交至公司領導進行審批。經(jīng)批準后的報廢物品，方可進行后續(xù)處理