物業(yè)公司油卡管理制度一、總則（一）目的為加強物業(yè)公司車輛用油管理，規(guī)范油卡的申請、使用、充值、保管等流程，提高車輛使用效率，降低運營成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于物業(yè)公司所有配備油卡的車輛，包括公司自有車輛和外租車輛。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：油卡的申請、充值、使用等由公司指定部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保管理規(guī)范、流程順暢。2.節(jié)約高效原則：鼓勵合理用油，提高車輛使用效率，避免浪費，降低油耗成本。3.監(jiān)督考核原則：建立健全監(jiān)督考核機制，對油卡使用情況進(jìn)行定期檢查和考核，確保制度執(zhí)行到位。二、油卡管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)油卡的統(tǒng)一申請、領(lǐng)取、保管和發(fā)放工作。2.定期對油卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)異常情況并向相關(guān)部門反饋。3.配合財務(wù)部門做好油卡充值費用的核對和報銷工作。（二）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)油卡充值費用的審核、支付和賬務(wù)處理。2.定期與行政部門核對油卡充值金額和使用情況，確保賬目清晰。3.對油卡使用情況進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督，防止違規(guī)操作和費用浪費。（三）車輛使用部門1.負(fù)責(zé)本部門車輛油卡的日常使用和保管，嚴(yán)格按照規(guī)定使用油卡，確保加油記錄真實、準(zhǔn)確。2.定期將車輛行駛里程、油耗等信息反饋給行政部門，配合做好油卡使用情況的分析和統(tǒng)計工作。3.發(fā)現(xiàn)油卡丟失、被盜或異常使用情況時，及時向行政部門報告，并協(xié)助采取相應(yīng)措施。（四）駕駛員1.嚴(yán)格遵守油卡管理制度，憑公司發(fā)放的油卡加油，不得使用其他加油方式。2.在每次加油前，應(yīng)確認(rèn)車輛油箱剩余油量，合理安排加油時間和地點，避免不必要的加油行為。3.加油時，應(yīng)要求加油站工作人員在加油憑證上準(zhǔn)確填寫車輛牌號、加油時間、加油量、加油金額等信息，并簽字確認(rèn)。4.妥善保管加油憑證，定期將加油憑證交回車輛使用部門，由部門統(tǒng)一整理后交行政部門存檔。三、油卡申請與領(lǐng)?。ㄒ唬┥暾埩鞒?.車輛使用部門根據(jù)車輛行駛里程和油耗情況，預(yù)估油卡使用周期和金額，填寫《油卡申請表》，詳細(xì)注明車輛牌號、預(yù)計使用時間、預(yù)計加油金額等信息。2.《油卡申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報行政部門。3.行政部門對《油卡申請表》進(jìn)行審核，核實車輛信息和申請金額的合理性，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門根據(jù)審批意見辦理油卡申請手續(xù)。（二）領(lǐng)取方式1.行政部門持公司介紹信到指定加油站領(lǐng)取油卡，并將油卡妥善保管。2.油卡領(lǐng)取后，行政部門應(yīng)及時登記油卡卡號、初始密碼等信息，并建立油卡臺賬，記錄油卡的領(lǐng)取、發(fā)放、使用、充值、掛失、解掛等情況。（三）油卡初始密碼管理1.油卡領(lǐng)取后，行政部門應(yīng)及時將油卡初始密碼告知車輛使用部門負(fù)責(zé)人或駕駛員，并要求其妥善保管。2.駕駛員應(yīng)在首次加油時及時修改油卡密碼，修改后的密碼應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給他人。四、油卡充值（一）充值申請1.當(dāng)油卡余額不足時，車輛使用部門應(yīng)提前[X]個工作日填寫《油卡充值申請表》，詳細(xì)注明車輛牌號、油卡卡號、當(dāng)前余額、預(yù)計充值金額等信息。2.《油卡充值申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報行政部門。（二）充值審核1.行政部門對《油卡充值申請表》進(jìn)行審核，核實車輛信息和充值金額的合理性，審核通過后報財務(wù)部門。2.財務(wù)部門對充值申請進(jìn)行財務(wù)審核，確認(rèn)公司賬戶余額充足后，辦理充值手續(xù)。（三）充值操作1.財務(wù)部門根據(jù)審核通過的《油卡充值申請表》，通過銀行轉(zhuǎn)賬或其他指定方式將充值金額充值到油卡賬戶。2.充值成功后，財務(wù)部門應(yīng)及時將充值信息反饋給行政部門，行政部門更新油卡臺賬記錄。五、油卡使用（一）加油規(guī)定1.駕駛員必須憑公司發(fā)放的油卡到指定加油站加油，不得使用現(xiàn)金或其他加油方式。2.加油時，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員在加油憑證上準(zhǔn)確填寫車輛牌號、加油時間、加油量、加油金額等信息，并簽字確認(rèn)。加油憑證應(yīng)妥善保管，作為報銷和核算的依據(jù)。3.嚴(yán)禁駕駛員利用職務(wù)之便，通過虛開發(fā)票、多開加油量等方式套取油卡資金。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）加油地點1.原則上，車輛應(yīng)在公司指定的合作加油站加油，以確保油品質(zhì)量和優(yōu)惠政策的享受。2.因特殊情況需要在非指定加油站加油的，駕駛員應(yīng)提前向車輛使用部門負(fù)責(zé)人報告，并說明原因。經(jīng)批準(zhǔn)后方可在非指定加油站加油，但加油費用不予報銷。（三）加油記錄1.駕駛員每次加油后，應(yīng)及時在車輛行駛記錄中記錄加油時間、加油量、行駛里程等信息，以便統(tǒng)計車輛油耗情況。2.車輛使用部門應(yīng)定期將車輛行駛記錄和加油憑證整理匯總，交行政部門存檔。行政部門應(yīng)定期對加油記錄進(jìn)行檢查和分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時核實處理。六、油卡保管（一）保管責(zé)任1.油卡由行政部門統(tǒng)一保管和發(fā)放，車輛使用部門和駕駛員應(yīng)妥善保管油卡，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或丟失。2.駕駛員應(yīng)將油卡隨身攜帶，不得將油卡留置于車內(nèi)無人看管，防止油卡被盜或丟失。（二）丟失與掛失1.如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜，駕駛員應(yīng)立即向車輛使用部門負(fù)責(zé)人報告，并協(xié)助行政部門辦理掛失手續(xù)。2.行政部門接到掛失報告后，應(yīng)及時與加油站聯(lián)系，辦理油卡掛失業(yè)務(wù)，防止油卡被盜用。3.油卡掛失后，如找回油卡，駕駛員應(yīng)及時向行政部門報告，行政部門核實情況后辦理解掛手續(xù)。（三）損壞與更換1.如油卡出現(xiàn)損壞無法正常使用的情況，駕駛員應(yīng)及時向車輛使用部門負(fù)責(zé)人報告，并將損壞的油卡交回行政部門。2.行政部門核實油卡損壞情況后，辦理油卡更換手續(xù)，重新領(lǐng)取新的油卡，并將新油卡卡號等信息告知駕駛員。七、油卡使用監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對油卡使用情況進(jìn)行檢查，包括加油記錄的真實性、油卡保管情況、是否存在違規(guī)使用等。2.財務(wù)部門定期對油卡充值費用和使用情況進(jìn)行核對，檢查是否存在異常支出和費用浪費現(xiàn)象。3.公司審計部門不定期對油卡管理情況進(jìn)行審計，確保油卡管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（二）考核辦法1.建立油卡使用考核指標(biāo)體系，對車輛使用部門和駕駛員的油卡使用情況進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括百公里油耗、加油費用合理性、加油記錄完整性等。2.每月對車輛使用部門和駕駛員的油卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計和排名，對排名靠前的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對排名靠后的部門和個人進(jìn)行通報批評，并責(zé)令其分析原因，提出改進(jìn)措施。3.對于違反油卡管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、扣發(fā)績效