物業(yè)公司發(fā)票管理制度一、總則1.目的為加強物業(yè)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于物業(yè)公司及其所屬各部門、項目管理處。3.發(fā)票管理原則發(fā)票管理遵循依法依規(guī)、準(zhǔn)確及時、安全保密的原則。確保發(fā)票的開具、取得、使用符合國家稅收法律法規(guī)要求，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，防止發(fā)票丟失、被盜用等情況發(fā)生。二、發(fā)票的種類及適用范圍1.發(fā)票種類增值稅專用發(fā)票：適用于一般納稅人之間的商品交易、提供勞務(wù)等業(yè)務(wù)，購買方為一般納稅人且索取增值稅專用發(fā)票的，銷售方應(yīng)開具增值稅專用發(fā)票。增值稅普通發(fā)票：包括紙質(zhì)發(fā)票和電子發(fā)票，適用于向消費者個人銷售貨物、提供應(yīng)稅勞務(wù)或者發(fā)生應(yīng)稅行為以及增值稅小規(guī)模納稅人發(fā)生應(yīng)稅行為等情況。通用機打發(fā)票：根據(jù)不同地區(qū)稅務(wù)機關(guān)要求，用于特定業(yè)務(wù)的發(fā)票開具，如停車費、物業(yè)費等。2.適用范圍物業(yè)服務(wù)收入：包括物業(yè)管理費、車位管理費、特約服務(wù)費等，根據(jù)客戶需求及稅務(wù)規(guī)定開具相應(yīng)發(fā)票。代收代付費用：如水電費、燃?xì)赓M等，在為業(yè)主代收代付相關(guān)費用時，應(yīng)按照稅務(wù)規(guī)定開具發(fā)票或取得相應(yīng)的代收憑證。其他經(jīng)營收入：如房屋租賃收入、場地使用費收入等，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)開具相應(yīng)發(fā)票。三、發(fā)票的開具1.開具要求發(fā)票開具人員應(yīng)具備相應(yīng)的開票資格，熟悉發(fā)票管理規(guī)定和開票流程。開具發(fā)票時，應(yīng)按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。填寫發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，與實際業(yè)務(wù)相符?？蛻裘Q應(yīng)填寫全稱，不得填寫簡稱；貨物或應(yīng)稅勞務(wù)、服務(wù)名稱應(yīng)按照稅務(wù)規(guī)定的商品和服務(wù)稅收分類編碼填寫；金額、稅額應(yīng)計算準(zhǔn)確，大小寫一致。對于增值稅專用發(fā)票，購買方的開票信息（包括名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號）應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保發(fā)票認(rèn)證抵扣的順利進行。2.開具流程業(yè)務(wù)部門在確認(rèn)收入實現(xiàn)后，填寫《發(fā)票開具申請表》，詳細(xì)注明客戶名稱、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、發(fā)票類型等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。將《發(fā)票開具申請表》提交至財務(wù)部門。財務(wù)人員對申請表內(nèi)容進行審核，核實業(yè)務(wù)的真實性、金額的準(zhǔn)確性以及開票信息的完整性。審核無誤后，按照發(fā)票管理系統(tǒng)的操作流程開具發(fā)票。發(fā)票開具完成后，財務(wù)人員在發(fā)票登記簿上進行登記，記錄發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額等信息。將發(fā)票聯(lián)交付給客戶，對于增值稅專用發(fā)票，抵扣聯(lián)和記賬聯(lián)按照規(guī)定進行保管。3.特殊情況開具因客戶信息變更等原因需要重新開具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提交《發(fā)票重開申請表》，說明重開發(fā)票的原因及原發(fā)票的相關(guān)信息。財務(wù)部門審核通過后，按照原發(fā)票開具金額的負(fù)數(shù)開具紅字發(fā)票，再重新開具正確的藍(lán)字發(fā)票。對于跨月發(fā)票退回需要開具紅字發(fā)票的情況，應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。業(yè)務(wù)部門提交《紅字發(fā)票開具申請表》，經(jīng)財務(wù)部門審核后，在發(fā)票管理系統(tǒng)中申請開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票開具后，再重新開具正確的藍(lán)字發(fā)票。四、發(fā)票的取得1.取得要求公司在購買商品、接受勞務(wù)或服務(wù)時，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)具備發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)（適用于增值稅專用發(fā)票），并加蓋銷售方發(fā)票專用章。取得的發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際交易相符，包括商品或服務(wù)名稱、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，如發(fā)票內(nèi)容不完整、未加蓋發(fā)票專用章等，公司有權(quán)拒收，并要求銷售方重新開具。2.取得流程業(yè)務(wù)部門在發(fā)生采購業(yè)務(wù)時，應(yīng)主動向銷售方索取發(fā)票。采購人員應(yīng)確保取得的發(fā)票符合規(guī)定要求，并在發(fā)票開具之日起規(guī)定時間內(nèi)（一般為30天）將發(fā)票提交至財務(wù)部門。財務(wù)人員對取得的發(fā)票進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性。通過國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗平臺等方式對發(fā)票進行查驗，核實發(fā)票的真?zhèn)渭跋嚓P(guān)信息。審核無誤的發(fā)票，財務(wù)人員按照公司財務(wù)制度進行賬務(wù)處理，并將發(fā)票按照類別、日期等進行整理歸檔。對于增值稅專用發(fā)票，應(yīng)及時進行認(rèn)證抵扣，確保公司合法權(quán)益。3.特殊情況處理如因客觀原因無法取得發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《無發(fā)票情況說明》，詳細(xì)說明無法取得發(fā)票的原因、交易內(nèi)容、金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。財務(wù)部門根據(jù)實際情況進行賬務(wù)處理，但該部分支出在企業(yè)所得稅匯算清繳時可能不得在稅前扣除。取得發(fā)票后發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，如發(fā)票虛假、作廢等情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與銷售方聯(lián)系，要求其重新開具發(fā)票或采取其他補救措施。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)具體情況調(diào)整相應(yīng)賬務(wù)處理，并向稅務(wù)機關(guān)報告相關(guān)情況。五、發(fā)票的保管1.保管責(zé)任公司設(shè)立專門的發(fā)票保管崗位，由專人負(fù)責(zé)發(fā)票的保管工作。發(fā)票保管人員應(yīng)具備較強的責(zé)任心，熟悉發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票的安全。財務(wù)部門負(fù)責(zé)建立健全發(fā)票保管制度，明確發(fā)票保管的流程、要求及責(zé)任追究措施。2.保管方式發(fā)票應(yīng)存放在安全、干燥、防火、防盜的專用保險柜或文件柜中，并按照發(fā)票種類、號碼順序進行存放，便于查找和管理。對于電子發(fā)票，應(yīng)定期進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)中，如移動硬盤、光盤等。同時，應(yīng)建立電子發(fā)票的索引目錄，方便查詢和使用。發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)規(guī)定的保存期限進行保管，一般為5年。保存期滿后，報經(jīng)稅務(wù)機關(guān)查驗后銷毀。3.保管期間的檢查財務(wù)部門定期對發(fā)票保管情況進行檢查，每月至少進行一次自查，每季度進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括發(fā)票的存放是否安全、完整，發(fā)票號碼是否連續(xù)，發(fā)票開具與使用記錄是否準(zhǔn)確等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并記錄整改情況。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜用等重大問題，應(yīng)立即向公司管理層報告，并按照稅務(wù)機關(guān)的要求采取相應(yīng)的措施。六、發(fā)票的使用1.使用范圍公司發(fā)票僅限于在本公司經(jīng)營范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)活動中使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票。2.使用登記發(fā)票保管人員應(yīng)建立發(fā)票使用登記簿，詳細(xì)記錄發(fā)票的領(lǐng)用日期、號碼、用途、領(lǐng)用人等信息。領(lǐng)用人在領(lǐng)用發(fā)票時，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。3.作廢發(fā)票管理開具發(fā)票過程中，如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需要作廢發(fā)票的，應(yīng)在收回原發(fā)票并注明“作廢”字樣后，重新開具發(fā)票。作廢發(fā)票應(yīng)全聯(lián)次留存，并在發(fā)票上加蓋“作廢”戳記。發(fā)票保管人員應(yīng)在發(fā)票使用登記簿上記錄作廢發(fā)票的號碼、原因及作廢日期等信息。4.丟失發(fā)票處理如發(fā)生發(fā)票丟失情況，發(fā)票保管人員應(yīng)立即向財務(wù)部門負(fù)責(zé)人報告，并在發(fā)現(xiàn)丟失當(dāng)日書面報告主管稅務(wù)機關(guān)。同時，應(yīng)采取相應(yīng)的補救措施，如取得發(fā)票復(fù)印件、登報聲明作廢等。對于丟失增值稅專用發(fā)票的，還應(yīng)按照稅務(wù)機關(guān)的規(guī)定辦理掛失、補辦手續(xù)，確保發(fā)票的正常使用和稅務(wù)處理。七、發(fā)票的審核與監(jiān)督1.審核職責(zé)財務(wù)部門負(fù)責(zé)對發(fā)票的開具、取得、保管及使用情況進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。業(yè)務(wù)部門在發(fā)票相關(guān)業(yè)務(wù)活動中，應(yīng)配合財務(wù)部門進行審核，提供真實、準(zhǔn)確的業(yè)務(wù)信息和發(fā)票申請資料。2.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計部門定期對發(fā)票管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況、發(fā)票開具與取得的合規(guī)性、發(fā)票保管的安全性等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違反發(fā)票管理規(guī)定的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進行責(zé)任追究。3.稅務(wù)風(fēng)險管理財務(wù)部門應(yīng)加強對稅務(wù)政策的學(xué)習(xí)和研究，及時了解發(fā)票管理的最新要求和變化，確保公司發(fā)票管理符合稅務(wù)法規(guī)的規(guī)定。定期對公司發(fā)票管理情況進行稅務(wù)風(fēng)險評估，識別潛在的稅務(wù)風(fēng)險，并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票管理存在重大稅務(wù)風(fēng)險，應(yīng)及時向公司管理層報告，并積極與稅務(wù)機關(guān)溝通協(xié)調(diào)，妥善解決問題。八、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計劃財務(wù)部門制定年度發(fā)票管理培訓(xùn)計劃，定期組織公司員工參加發(fā)票管理相關(guān)知識培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括發(fā)票管理法律法規(guī)、發(fā)票開具與取得規(guī)范、發(fā)票真?zhèn)尾轵灧椒ǖ取Ｅ嘤?xùn)方式可采用集中授課、線上學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式，確保員工能夠熟練掌握發(fā)票管理的基本知識和技能。2.宣傳教育公司通過內(nèi)部宣傳欄、郵件、微信群等渠道，加強對發(fā)票管理重要性的宣傳教育，提高員工的發(fā)票管理意識和合規(guī)意識。及時傳達(dá)稅務(wù)機關(guān)關(guān)于發(fā)票管理的最新政策和要求，讓員工了解發(fā)票管理的動態(tài)變化，確保公司發(fā)票管理工作與稅務(wù)法規(guī)保持一致。九、責(zé)任追究1.違規(guī)行為界定公司員工在發(fā)票管理過程中，如有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：未按照規(guī)定開具、取得發(fā)票的；轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票的；虛開發(fā)票的；未按照規(guī)定保管發(fā)票，導(dǎo)致發(fā)票丟失、被盜用的；拒絕接受稅務(wù)機關(guān)檢查或隱瞞真實情況的。2.責(zé)任追究措施對于違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕