檔案質(zhì)量保障管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高檔案利用價(jià)值，特制定本檔案質(zhì)量保障管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)涵蓋公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、行政管理等各個(gè)方面的文件資料，保證檔案的全面性和完整性。4.準(zhǔn)確性原則檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，文字表述應(yīng)清晰規(guī)范。5.安全性原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、銷毀公司檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理日常工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理規(guī)定，定期向綜合管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門及員工在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等均應(yīng)納入檔案管理范圍。2.文件資料的形成應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)的原則，確保文件內(nèi)容能夠客觀反映工作實(shí)際情況。3.業(yè)務(wù)往來文件應(yīng)明確雙方名稱、事由、時(shí)間、內(nèi)容等要素，簽字蓋章齊全，確保文件的有效性。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求，定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行收集整理。2.在辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)收集，一般在次年一季度內(nèi)完成上一年度檔案的收集工作。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔，確保檔案的時(shí)效性。4.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)負(fù)責(zé)收回其個(gè)人保管的公司檔案資料，并移交綜合管理部門。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、排列有序、編號(hào)規(guī)范、裝訂整齊。（二）分類方法1.公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（部門）保管期限分類法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。3.機(jī)構(gòu)（部門）：按照公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或部門進(jìn)行分類。4.保管期限：根據(jù)檔案的價(jià)值和保存需要，將檔案劃分為永久、定期（[X]年、[X]年）保管。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：以公司為一個(gè)全宗，將公司各部門形成的檔案統(tǒng)一管理。2.分類：按照年度機(jī)構(gòu)（部門）保管期限進(jìn)行分類。3.排列：在每一類目中，按照文件形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列。4.編號(hào)：編制檔案編號(hào)，檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查找。檔案編號(hào)格式為：[年度代碼][機(jī)構(gòu)（部門）代碼][保管期限代碼][順序號(hào)]。5.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。6.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊或折疊，使其大小一致，并采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防污染等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管設(shè)施1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，能夠滿足檔案存放和保護(hù)的要求。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案分類方案，將檔案有序存放在檔案柜或貨架上，并在柜架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等標(biāo)識(shí)。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和查閱。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，異地存放。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（四）檔案盤點(diǎn)1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管狀況等，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并做好記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案保管期限表。2.檔案保管期限分為永久、定期（[X]年、[X]年）。3.對(duì)檔案的鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀實(shí)施1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息安全。2.檔案利用應(yīng)遵循方便快捷、服務(wù)至上的原則，為公司各項(xiàng)工作提供有效支持。3.對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和審批程序。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱事由、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合管理部門審批。綜合管理部門根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案供查閱人查閱，并做好查閱記錄。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，綜合管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。3.復(fù)制：根據(jù)工作需要，如需復(fù)制檔案的，復(fù)制人應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、綜合管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由綜合管理部門指定專人負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋綜合管理部門印章。（三）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用事由、查閱檔案名稱及編號(hào)、借閱期限、歸還日期、復(fù)制份數(shù)等內(nèi)容。3.檔案利用登記記錄應(yīng)保存完整，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。3.確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)選用適合公司實(shí)際情況的檔案信息管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)備份與安全管理定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同介質(zhì)上，并異地存放。加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程檔案整理：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。掃描錄入：使用專業(yè)掃描設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描圖像進(jìn)行圖像處理后，錄入電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)掛接：將錄入的電子檔案數(shù)據(jù)與對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行掛接，建立關(guān)聯(lián)關(guān)系。審核驗(yàn)收：對(duì)數(shù)字化后的檔案進(jìn)行審核驗(yàn)收，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案信息系統(tǒng)操作流程用戶登錄：檔案管理人員和授權(quán)用戶通過用戶名和密碼登錄檔案信息管理系統(tǒng)。檔案錄入：檔案管理人員按照檔案管理流程，將檔案信息錄入系統(tǒng)。檔案檢索：用戶根據(jù)需要，在系統(tǒng)中輸入檢索條件，查詢相關(guān)檔案信息。檔案利用：用戶根據(jù)系統(tǒng)授權(quán)，進(jìn)行檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用操作。系統(tǒng)維護(hù)：檔案管理人員定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)更新、安全檢查等工作。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理情況進(jìn)行評(píng)估和考核。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門檔案管理工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的配備和履職情況。3.檔案保管場(chǎng)所和設(shè)施設(shè)備的安全情況。4.檔案信息化建設(shè)及數(shù)據(jù)安全情況。