公司禮品卡采購(gòu)管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司禮品卡采購(gòu)行為，確保禮品卡采購(gòu)過(guò)程的透明、公正、合規(guī)，有效控制采購(gòu)成本，提高禮品卡使用效率，滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)及員工福利等相關(guān)需求。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)因業(yè)務(wù)往來(lái)、員工福利、客戶(hù)關(guān)系維護(hù)等需要進(jìn)行的禮品卡采購(gòu)活動(dòng)。3.基本原則合規(guī)性原則：禮品卡采購(gòu)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照公司預(yù)算安排進(jìn)行禮品卡采購(gòu)，不得超預(yù)算采購(gòu)。質(zhì)量保證原則：所采購(gòu)的禮品卡應(yīng)具備良好的信譽(yù)和質(zhì)量保障，確保能夠正常使用。效益優(yōu)先原則：在保證禮品卡質(zhì)量和滿(mǎn)足需求的前提下，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。透明公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督，確保公平公正。采購(gòu)管理職責(zé)分工1.采購(gòu)需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出禮品卡采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)禮品卡的用途、數(shù)量、預(yù)算等信息。配合采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行禮品卡供應(yīng)商的選擇、采購(gòu)合同的簽訂及禮品卡的驗(yàn)收等工作。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)禮品卡采購(gòu)的具體實(shí)施，包括供應(yīng)商的尋找、篩選、談判、采購(gòu)合同的簽訂與執(zhí)行等。按照公司采購(gòu)流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的規(guī)范、高效進(jìn)行，控制采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量。定期向公司相關(guān)部門(mén)匯報(bào)禮品卡采購(gòu)進(jìn)展情況。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核禮品卡采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)資金的合理安排。參與采購(gòu)合同的審核，監(jiān)督采購(gòu)款項(xiàng)的支付，確保資金支付的合規(guī)性。對(duì)禮品卡采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行財(cái)務(wù)核算和監(jiān)督。4.審計(jì)部門(mén)對(duì)禮品卡采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)，采購(gòu)行為是否符合公司規(guī)定。對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為提出整改意見(jiàn)，并監(jiān)督整改落實(shí)情況。采購(gòu)預(yù)算管理1.預(yù)算編制各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度業(yè)務(wù)計(jì)劃和實(shí)際需求，在每年年底前向財(cái)務(wù)部門(mén)提交下一年度禮品卡采購(gòu)預(yù)算申請(qǐng)。財(cái)務(wù)部門(mén)結(jié)合公司年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)各部門(mén)的采購(gòu)預(yù)算申請(qǐng)進(jìn)行匯總、審核和平衡，編制公司年度禮品卡采購(gòu)預(yù)算草案，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)公司管理層審批后的年度禮品卡采購(gòu)預(yù)算，由財(cái)務(wù)部門(mén)下達(dá)給各部門(mén)執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整在預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要調(diào)整禮品卡采購(gòu)預(yù)算，相關(guān)部門(mén)應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，并詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、金額及對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況的影響。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核后，報(bào)公司管理層審批。經(jīng)批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，由財(cái)務(wù)部門(mén)下達(dá)給各部門(mén)執(zhí)行。3.預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)禮品卡采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期統(tǒng)計(jì)各部門(mén)的采購(gòu)金額和預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度。如發(fā)現(xiàn)部門(mén)采購(gòu)金額接近或超過(guò)預(yù)算時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向該部門(mén)發(fā)出預(yù)警通知，提醒其合理控制采購(gòu)支出。供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道尋找禮品卡供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、信譽(yù)狀況等方面的調(diào)查。建立供應(yīng)商評(píng)估體系，從產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)質(zhì)量、交貨期等方面對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為禮品卡采購(gòu)合作伙伴。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括禮品卡的種類(lèi)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。2.供應(yīng)商考核采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括禮品卡質(zhì)量、交貨期、價(jià)格執(zhí)行情況、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。3.供應(yīng)商信息管理采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。定期更新供應(yīng)商信息檔案，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，為公司禮品卡采購(gòu)決策提供依據(jù)。采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫(xiě)禮品卡采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購(gòu)禮品卡的用途、種類(lèi)、數(shù)量、預(yù)算等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)附上相關(guān)業(yè)務(wù)說(shuō)明或需求證明材料，以便采購(gòu)部門(mén)準(zhǔn)確理解采購(gòu)需求。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)需求的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。對(duì)于符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)提交給財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)公司實(shí)際情況和審批權(quán)限對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)返回采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行，未通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)由采購(gòu)部門(mén)反饋給申請(qǐng)部門(mén)并說(shuō)明原因。3.采購(gòu)實(shí)施采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，按照公司供應(yīng)商管理規(guī)定選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。采購(gòu)部門(mén)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保禮品卡按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。4.驗(yàn)收禮品卡交付后，采購(gòu)需求部門(mén)負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品卡的數(shù)量、種類(lèi)、規(guī)格、質(zhì)量、有效期等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)需求部門(mén)填寫(xiě)禮品卡驗(yàn)收單，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。驗(yàn)收單應(yīng)附上采購(gòu)合同、發(fā)票等相關(guān)資料。如發(fā)現(xiàn)禮品卡存在質(zhì)量問(wèn)題或與采購(gòu)合同不符的情況，采購(gòu)需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)溝通，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至問(wèn)題得到妥善處理。5.付款采購(gòu)部門(mén)將驗(yàn)收合格的禮品卡采購(gòu)相關(guān)資料提交給財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間支付采購(gòu)款項(xiàng)。財(cái)務(wù)部門(mén)在付款前應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息與采購(gòu)合同及驗(yàn)收單是否一致，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。禮品卡使用與管理1.使用范圍公司禮品卡主要用于業(yè)務(wù)往來(lái)饋贈(zèng)、員工福利發(fā)放、客戶(hù)關(guān)系維護(hù)等方面。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用禮品卡，不得擅自改變用途。2.領(lǐng)用管理因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品卡時(shí)，領(lǐng)用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)禮品卡領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明領(lǐng)用禮品卡的用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交給采購(gòu)部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放禮品卡，并做好禮品卡發(fā)放記錄，包括領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、禮品卡數(shù)量等信息。3.使用記錄禮品卡使用部門(mén)應(yīng)建立禮品卡使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品卡的發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間、使用金額等信息。定期對(duì)禮品卡使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保禮品卡使用的合理性和合規(guī)性。4.安全管理公司應(yīng)加強(qiáng)禮品卡的安全管理，妥善保管禮品卡，防止丟失、被盜用等情況發(fā)生。禮品卡應(yīng)存放在安全可靠的地方，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保管人員，并做好保管記錄。如發(fā)現(xiàn)禮品卡丟失或被盜用，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行掛失和處理，并及時(shí)向公司相關(guān)部門(mén)報(bào)告。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督審計(jì)部門(mén)定期對(duì)公司禮品卡采購(gòu)及使用情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)行為是否符合公司規(guī)定、禮品卡使用是否合理等。審計(jì)部門(mén)應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)禮品卡采購(gòu)及使用情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督，審核采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況、資金支付情況等。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期向公司管理層匯報(bào)禮品卡采購(gòu)及使用的財(cái)務(wù)狀況，確保公司財(cái)務(wù)活動(dòng)的規(guī)范和透明。3.日常監(jiān)督采購(gòu)部門(mén)和各使用部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)禮品卡采購(gòu)及使用過(guò)程的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正和處理。公司員工有權(quán)對(duì)禮品卡采購(gòu)及使用過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)情況進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并對(duì)舉報(bào)人給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的采購(gòu)行為，如未經(jīng)審批采購(gòu)、超預(yù)算采購(gòu)、采購(gòu)過(guò)程中謀取私利等