保利工程材料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)保利工程材料管理，規(guī)范材料采購、驗收、儲存、使用及核算等環(huán)節(jié)的工作流程，確保工程材料質(zhì)量，控制成本，提高資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于保利集團(tuán)旗下所有工程項目涉及的各類工程材料管理，包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保材料管理活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購材料符合工程質(zhì)量要求。3.成本控制原則：在保證材料質(zhì)量的前提下，通過合理的采購、庫存管理等措施，降低材料成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在材料管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、職責(zé)分工（一）工程部門1.根據(jù)工程進(jìn)度計劃，提前編制材料需求計劃，明確材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間等要求。2.參與材料供應(yīng)商的考察、評估與選擇，提供技術(shù)支持和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。3.負(fù)責(zé)對進(jìn)場材料進(jìn)行初步驗收，檢查材料的規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與需求計劃相符，并及時將驗收情況反饋給物資管理部門。4.監(jiān)督材料的使用情況，確保材料按照工程設(shè)計要求和施工規(guī)范使用，避免浪費和不合理損耗。（二）物資管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善工程材料管理制度及工作流程，并組織實施。2.根據(jù)工程部門提交的材料需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制采購計劃，明確采購的材料品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間等。3.負(fù)責(zé)材料供應(yīng)商的開發(fā)、考察、評估與選擇，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期進(jìn)行更新。4.組織實施材料采購工作，簽訂采購合同，跟蹤采購進(jìn)度，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。5.負(fù)責(zé)材料的驗收工作，組織相關(guān)人員對進(jìn)場材料進(jìn)行檢驗，核對材料的質(zhì)量證明文件、規(guī)格型號、數(shù)量等，確保材料質(zhì)量符合要求。6.負(fù)責(zé)材料的儲存管理，按照材料的特性和要求，合理安排儲存場地，做好防潮、防雨、防曬、防火、防盜等措施，確保材料質(zhì)量不受損。7.定期對庫存材料進(jìn)行盤點，及時掌握庫存動態(tài)，編制庫存報表，上報相關(guān)部門。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)工程材料采購資金的預(yù)算編制和審核，合理安排資金，確保采購資金的及時供應(yīng)。2.對材料采購合同進(jìn)行審核，重點審核合同價格、付款方式、結(jié)算方式等條款，確保合同的合法性和經(jīng)濟(jì)性。3.負(fù)責(zé)材料采購成本的核算與控制，對材料采購、運輸、倉儲等費用進(jìn)行準(zhǔn)確核算，定期進(jìn)行成本分析，提出成本控制建議。4.負(fù)責(zé)對材料付款進(jìn)行審核與支付，嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行付款，確保資金支付的準(zhǔn)確性和安全性。（四）質(zhì)量部門1.制定工程材料質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，明確檢驗項目、檢驗方法、檢驗頻率等要求。2.負(fù)責(zé)對進(jìn)場材料進(jìn)行質(zhì)量檢驗，按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程對材料進(jìn)行抽樣檢驗，出具檢驗報告，判定材料是否合格。3.對不合格材料進(jìn)行跟蹤處理，監(jiān)督不合格材料的退場或整改情況，確保工程質(zhì)量不受影響。（五）項目經(jīng)理1.全面負(fù)責(zé)工程項目的材料管理工作，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系，確保材料管理工作順利進(jìn)行。2.審核工程部門提交的材料需求計劃和物資管理部門編制的采購計劃，根據(jù)工程實際情況進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。3.參與材料供應(yīng)商的考察、評估與選擇，對材料采購合同進(jìn)行審核，確保合同符合項目要求。4.監(jiān)督材料的采購、驗收、儲存、使用等環(huán)節(jié)的工作，及時解決材料管理過程中出現(xiàn)的問題。三、材料采購管理（一）采購計劃編制1.工程部門應(yīng)根據(jù)工程進(jìn)度計劃，提前[X]天編制詳細(xì)的材料需求計劃，明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用時間等信息，并提交給物資管理部門。2.物資管理部門收到工程部門的材料需求計劃后，應(yīng)結(jié)合庫存情況進(jìn)行分析，如庫存能夠滿足需求，則不再安排采購；如庫存不足，則根據(jù)需求計劃編制采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預(yù)計到貨時間等內(nèi)容。3.采購計劃編制完成后，物資管理部門應(yīng)提交給項目經(jīng)理審核，項目經(jīng)理根據(jù)工程實際情況進(jìn)行審核調(diào)整，確保采購計劃合理可行。審核通過后的采購計劃作為材料采購的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.物資管理部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的信譽、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。2.對于新的供應(yīng)商，物資管理部門應(yīng)組織工程、質(zhì)量、財務(wù)等部門對其進(jìn)行考察評估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、交貨期等方面。3.根據(jù)考察評估結(jié)果，對符合要求的供應(yīng)商列入合格供應(yīng)商名錄，并定期進(jìn)行更新。對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時清理出名錄，不再與其合作。4.物資管理部門應(yīng)與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前應(yīng)提交財務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和經(jīng)濟(jì)性。（三）采購實施1.物資管理部門根據(jù)采購計劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確采購材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求。2.采購訂單發(fā)出后，物資管理部門應(yīng)跟蹤采購進(jìn)度，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。如因特殊原因需要變更采購訂單，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。3.供應(yīng)商交貨時，應(yīng)提供質(zhì)量證明文件、發(fā)貨清單等資料。物資管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對進(jìn)場材料進(jìn)行驗收，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。四、材料驗收管理（一）驗收準(zhǔn)備1.物資管理部門在材料到貨前，應(yīng)通知工程部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。2.驗收人員應(yīng)熟悉材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法和驗收流程，準(zhǔn)備好驗收所需的工具和設(shè)備。（二）驗收內(nèi)容1.數(shù)量驗收：核對到貨材料的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與采購合同、采購訂單及發(fā)貨清單一致。2.質(zhì)量驗收：按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程對材料進(jìn)行檢驗，檢查材料的外觀、尺寸、性能等是否符合要求。對于需要進(jìn)行物理性能、化學(xué)性能等檢測的材料，應(yīng)送有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測。3.質(zhì)量證明文件驗收：檢查供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件是否齊全、真實有效，包括產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、質(zhì)量保證書等。（三）驗收流程1.物資管理部門組織工程、質(zhì)量等部門人員對進(jìn)場材料進(jìn)行驗收。2.驗收人員首先對材料的數(shù)量進(jìn)行核對，無誤后進(jìn)行質(zhì)量驗收。質(zhì)量驗收合格后，檢查質(zhì)量證明文件是否齊全。3.對于驗收合格的材料，驗收人員應(yīng)在驗收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的材料，應(yīng)填寫不合格材料通知單，注明不合格原因，及時通知供應(yīng)商處理。4.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將不合格材料退場或進(jìn)行整改，整改合格后重新進(jìn)行驗收。如供應(yīng)商對驗收結(jié)果有異議，可申請復(fù)檢，復(fù)檢由雙方共同認(rèn)可的有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行。五、材料儲存管理（一）儲存場地規(guī)劃1.物資管理部門應(yīng)根據(jù)材料的特性和用量，合理規(guī)劃儲存場地，確保不同材料分類存放，避免相互混淆和影響質(zhì)量。2.儲存場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防雨、防曬、防火、防盜等條件，滿足材料儲存要求。（二）材料入庫1.驗收合格的材料應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，物資管理部門應(yīng)填寫入庫單，注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.入庫單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由物資管理部門、財務(wù)部門、倉庫保管等留存。倉庫保管人員根據(jù)入庫單將材料存放到指定的儲存位置，并做好標(biāo)識。（三）材料保管1.倉庫保管人員應(yīng)定期對庫存材料進(jìn)行檢查，查看材料的儲存狀態(tài)是否良好，有無損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告物資管理部門，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.對于易受潮、易變質(zhì)、易燃易爆等特殊材料，應(yīng)按照其特性采取相應(yīng)的保管措施，如密封儲存、防潮處理、防火防爆等。3.倉庫應(yīng)建立庫存臺賬，詳細(xì)記錄材料的出入庫情況，包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、出入庫時間、供應(yīng)商等信息。庫存臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門進(jìn)行核對，確保賬實相符。（四）材料出庫1.工程部門根據(jù)工程進(jìn)度需要領(lǐng)用材料時，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，注明材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交給物資管理部門。2.物資管理部門審核領(lǐng)料單無誤后，開具出庫單，倉庫保管人員根據(jù)出庫單發(fā)放材料，并在庫存臺賬上進(jìn)行記錄。3.領(lǐng)料人員應(yīng)在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取的材料應(yīng)及時用于工程施工，不得隨意挪用或浪費。（五）庫存盤點1.物資管理部門應(yīng)定期組織庫存盤點，盤點周期為[X]月/季/年。盤點時應(yīng)通知財務(wù)部門、倉庫保管人員等相關(guān)人員參加。2.盤點人員應(yīng)按照庫存臺賬逐一核對庫存材料的實際數(shù)量，檢查材料的質(zhì)量狀況，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)查明原因，填寫盤點差異報告，并提出處理意見。3.盤點結(jié)束后，物資管理部門應(yīng)編制庫存盤點報表，上報相關(guān)部門。對于盤盈或盤虧的材料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，調(diào)整庫存臺賬和財務(wù)賬目。六、材料使用管理（一）限額領(lǐng)料1.工程部門應(yīng)根據(jù)工程預(yù)算和施工進(jìn)度，對各施工班組實行限額領(lǐng)料制度。限額領(lǐng)料單應(yīng)明確材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、使用部位等信息。2.施工班組應(yīng)按照限額領(lǐng)料單的要求領(lǐng)用材料，不得超限額領(lǐng)料。如因工程變更等原因需要增加材料用量，應(yīng)及時辦理追加領(lǐng)料手續(xù)。3.物資管理部門應(yīng)定期對各施工班組的領(lǐng)料情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，對于超限額領(lǐng)料的情況，應(yīng)查明原因，采取措施進(jìn)行控制。（二）材料節(jié)約與浪費控制1.工程部門應(yīng)加強(qiáng)對施工人員的培訓(xùn)教育，提高其節(jié)約意識，避免材料浪費。2.施工過程中，應(yīng)合理使用材料，采取有效的施工工藝和方法，減少材料損耗。對于可回收利用的材料，應(yīng)進(jìn)行回收再利用。3.物資管理部門應(yīng)建立材料浪費考核制度，對浪費材料的行為進(jìn)行處罰，對節(jié)約材料的行為進(jìn)行獎勵。（三）剩余材料管理1.工程竣工后，施工班組應(yīng)及時清理剩余材料，并將剩余材料退還給物資管理部門。2.物資管理部門對剩余材料進(jìn)行清點、驗收，辦理入庫手續(xù)。對于可周轉(zhuǎn)使用的材料，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)工程使用。對于不再使用的剩余材料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、報廢等。七、材料核算與成本控制（一）材料核算1.財務(wù)部門應(yīng)按照會計制度和相關(guān)規(guī)定，對工程材料采購、入庫、領(lǐng)用、盤點等業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確核算，及時記錄材料的采購成本、庫存成本、使用成本等信息。2.物資管理部門應(yīng)定期與財務(wù)部門核對材料賬目，確保賬賬相符。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行調(diào)整。（二）成本控制1.物資管理部門應(yīng)通過合理的采購計劃編制、供應(yīng)商選擇、庫存管理等措施，降低材料采購成本和庫存成本。2.工程部門應(yīng)加強(qiáng)對材料使用的管理，控制材料損耗，提高材料利用率，降低材料使用成本。3.財務(wù)部門應(yīng)定期對材料成本進(jìn)行分析，提出成本控制建議，為公司決策提供依據(jù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對工程材料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、驗收管理情況、儲存管理情況、使用管理情況、核算情況等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，審計部門應(yīng)進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價