上市公司辦公室管理制度總則目的為加強公司辦公室管理，規(guī)范辦公秩序，提高工作效率，樹立公司良好形象，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的辦公室工作人員。基本原則1.高效原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)。2.規(guī)范原則：明確各項工作標準和流程，確保辦公活動有序進行。3.服務原則：樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優(yōu)質、高效的服務。辦公環(huán)境管理辦公區(qū)域布局1.根據公司組織架構和業(yè)務需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應保持整潔、明亮、通風良好，符合安全、消防等相關要求。辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、文件柜等辦公設施。2.定期對辦公設施進行檢查、維護和更新，確保其正常使用。環(huán)境衛(wèi)生管理1.實行環(huán)境衛(wèi)生責任制，各部門負責本區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清理。2.保持辦公桌面整潔，文件、辦公用品擺放整齊。3.定期進行大掃除，清除衛(wèi)生死角。安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范，配備必要的消防器材，確保消防通道暢通。2.員工應妥善保管個人財物，做好防盜工作。3.注意用電安全，不得私拉亂接電線，嚴禁使用大功率電器。辦公用品管理辦公用品采購1.綜合管理部負責辦公用品的統(tǒng)一采購，根據各部門需求制定采購計劃。2.采購辦公用品應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保辦公用品的質量。辦公用品發(fā)放1.設立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的領取情況。2.員工根據工作需要到綜合管理部領取辦公用品，領取時需簽字確認。辦公用品使用1.員工應節(jié)約使用辦公用品，杜絕浪費。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應嚴格按照操作規(guī)程使用。辦公用品盤點1.定期對辦公用品進行盤點，確保賬物相符。2.盤點結果作為辦公用品采購和管理的參考依據。文件管理文件分類1.文件分為行政文件、業(yè)務文件、機密文件等類別。2.行政文件包括公司發(fā)布的各項規(guī)章制度、通知、報告等；業(yè)務文件包括與公司業(yè)務相關的合同、協(xié)議、項目資料等；機密文件涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密等重要信息。文件起草與審核1.文件起草應符合公司的政策和要求，內容準確、清晰、簡潔。2.重要文件需經相關部門負責人審核，確保文件質量。文件編號與歸檔1.對文件進行編號，便于管理和查詢。2.文件形成后，應及時歸檔，按照分類存放于指定的文件柜或電子存儲設備中。文件借閱與查閱1.因工作需要借閱文件的，應填寫借閱申請表，經批準后方可借閱。2.查閱機密文件需嚴格履行審批手續(xù)，確保文件安全。文件銷毀1.對于過期、無用的文件，應定期進行清理銷毀。2.文件銷毀應填寫銷毀清單，由專人負責監(jiān)督銷毀過程。會議管理會議分類1.會議分為公司例會、部門會議、專題會議等。2.公司例會由公司領導主持，各部門負責人參加，定期召開，總結工作、部署任務；部門會議由各部門自行組織，傳達公司會議精神，安排本部門工作；專題會議針對特定問題或事項召開。會議組織1.會議組織者應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等，并通知相關人員。2.準備會議資料，如會議議程、匯報材料等。會議記錄1.安排專人負責會議記錄，記錄會議主要內容、決議等。2.會議記錄應及時整理，形成會議紀要，經會議主持人審核后發(fā)送給參會人員。會議執(zhí)行與跟進1.參會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退、缺席。2.會議決議應明確責任人和完成時間，相關部門和人員應認真執(zhí)行，并及時反饋執(zhí)行情況。印章管理印章種類公司印章包括公章、合同專用章、財務專用章、法人章等。印章保管1.公章由綜合管理部專人保管，其他印章由相關部門指定專人保管。2.印章保管人員應妥善保管印章，不得隨意放置，確保印章安全。印章使用1.印章使用應嚴格履行審批手續(xù)，填寫印章使用申請表，注明使用事由、用印文件名稱等。2.經批準后，印章保管人員方可蓋章，并做好用印登記。印章停用與銷毀1.因機構變動、業(yè)務調整等原因，印章需要停用的，應及時辦理停用手續(xù)。2.停用的印章應按照規(guī)定進行銷毀，銷毀過程應有專人監(jiān)督。車輛管理車輛調度1.綜合管理部負責公司車輛的統(tǒng)一調度，根據工作需要安排車輛使用。2.各部門如需使用車輛，應提前填寫用車申請表，說明用車事由、時間、地點等。車輛使用1.駕駛員應遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。2.車輛使用后，駕駛員應及時將車輛清洗干凈，停放于指定位置。車輛維護與保養(yǎng)1.定期對車輛進行維護保養(yǎng)，確保車輛性能良好。2.駕駛員發(fā)現車輛故障應及時報告，安排維修。車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、維修費等，實行實報實銷制度。2.綜合管理部負責車輛費用的審核和報銷。接待管理接待原則1.熱情周到原則，為來訪客人提供優(yōu)質的服務。2.對口接待原則，根據客人來訪目的，安排相應部門接待。接待安排1.接待人員應提前了解客人基本情況、來訪目的等，制定接待方案。2.安排好接待場所、餐飲、住宿等事宜。接待標準1.根據客人身份和來訪性質，確定合理的接待標準，不得鋪張浪費。2.接待費用應嚴格按照公司規(guī)定報銷。通訊管理公司通訊設備配備1.為員工配備必要的通訊設備，如手機、固定電話等。2.員工應妥善保管通訊設備，不得擅自轉借他人。通訊費用管理1.通訊費用實行限額報銷制度，超出限額部分由員工自行承擔。2.員工應按照公司規(guī)定辦理通訊費用報銷手續(xù)。通訊紀律1.員工在工作時間應保持通訊暢通，不得隨意關機或不接電話。2.不得利用公司通訊設備從事與工作無關的事情。考勤管理工作時間公司實行[具體工作時間]工作制，員工應按時上下班。考勤方式1.采用打卡或指紋識別等方式進行考勤。2.員工應在規(guī)定時間內打卡，不得代打卡。請假制度1.員工請假應提前填寫請假申請表，按照審批權限審批。2.請假分為病假、事假、年假、婚假、產假、陪產假、喪假等，不同類型的請假有相應的規(guī)定和審批流程。遲到、早退與曠工處理1.遲到、早退在規(guī)定時間內的，給予相應的警告；超過規(guī)定時間的，按曠工處理。2.曠工一天扣除當天工資的[X]倍，并根據情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。員工行為規(guī)范職業(yè)道德1.遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，誠實守信，廉潔奉公。2.敬業(yè)愛崗，認真履行工作職責，努力提高工作質量和效率。工作紀律1.遵守工作時間，不得遲到、早退、曠工。