嚴(yán)格養(yǎng)護(hù)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司養(yǎng)護(hù)合同管理，規(guī)范養(yǎng)護(hù)業(yè)務(wù)流程，明確各部門職責(zé)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有養(yǎng)護(hù)合同的簽訂、履行、變更、終止等全過(guò)程管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：養(yǎng)護(hù)合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)及政策規(guī)定。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控，確保公司利益不受損失。二、職責(zé)分工（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目的前期調(diào)研、需求分析，提出養(yǎng)護(hù)服務(wù)要求。2.參與合同的起草、談判、評(píng)審等工作。3.負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目的具體實(shí)施，監(jiān)督供應(yīng)商履行合同義務(wù)。4.定期對(duì)養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)反饋合同執(zhí)行情況。（二）法務(wù)部門1.審核養(yǎng)護(hù)合同條款，確保合同合法合規(guī)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。2.參與合同談判，提供法律意見和建議。3.處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（三）財(cái)務(wù)部門1.參與合同評(píng)審，審核合同價(jià)款、支付方式等財(cái)務(wù)條款。2.負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)費(fèi)用的核算與支付，監(jiān)控資金流向。3.配合相關(guān)部門對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)。（四）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)養(yǎng)護(hù)服務(wù)供應(yīng)商的選擇、招標(biāo)、詢價(jià)等采購(gòu)工作。2.組織供應(yīng)商參與合同談判，簽訂采購(gòu)合同。3.建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。（五）人力資源部門1.負(fù)責(zé)對(duì)參與養(yǎng)護(hù)合同管理的人員進(jìn)行績(jī)效考核。2.協(xié)助相關(guān)部門開展與合同管理有關(guān)的培訓(xùn)工作。（六）行政部門1.負(fù)責(zé)合同檔案的整理、歸檔和保管。2.提供合同管理所需的辦公設(shè)施和后勤保障。三、合同簽訂管理（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目計(jì)劃，提出合同立項(xiàng)申請(qǐng)，填寫《養(yǎng)護(hù)合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目名稱、內(nèi)容、預(yù)算、服務(wù)要求、預(yù)計(jì)合同期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和資源配置情況，對(duì)合同立項(xiàng)申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后交采購(gòu)部門開展采購(gòu)工作。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門按照公司采購(gòu)管理規(guī)定，通過(guò)公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)等方式選擇合適的養(yǎng)護(hù)服務(wù)供應(yīng)商。2.對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、服務(wù)能力等進(jìn)行調(diào)查和評(píng)估，建立供應(yīng)商庫(kù)。優(yōu)先選擇具有良好口碑、豐富經(jīng)驗(yàn)、較強(qiáng)實(shí)力的供應(yīng)商。3.采購(gòu)部門向潛在供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)文件，包括采購(gòu)需求、技術(shù)規(guī)格、合同條款等，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件。4.組織對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)評(píng)審結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。評(píng)審過(guò)程應(yīng)形成記錄，包括評(píng)審時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)審意見等。（三）合同起草1.采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，起草養(yǎng)護(hù)合同初稿。合同初稿應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、質(zhì)量保證、違約責(zé)任等條款。2.業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員參與合同談判，根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同條款進(jìn)行審核和修改，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理、明確清晰。3.合同起草過(guò)程中，應(yīng)參考公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板，結(jié)合具體項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)行定制化修改。如無(wú)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，應(yīng)確保合同條款符合行業(yè)慣例和公司管理要求。（四）合同評(píng)審1.采購(gòu)部門將起草好的養(yǎng)護(hù)合同初稿提交至合同評(píng)審小組進(jìn)行評(píng)審。合同評(píng)審小組由業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、采購(gòu)部門等相關(guān)人員組成。2.評(píng)審小組對(duì)合同條款進(jìn)行全面審查，重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性、風(fēng)險(xiǎn)防控等方面。對(duì)合同中存在的問(wèn)題提出修改意見和建議，采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)審意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善。3.合同評(píng)審應(yīng)形成《養(yǎng)護(hù)合同評(píng)審表》，詳細(xì)記錄評(píng)審意見、修改情況及評(píng)審結(jié)論。評(píng)審表經(jīng)評(píng)審小組成員簽字確認(rèn)后存檔。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂書面合同。簽訂合同時(shí)，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保合同內(nèi)容與評(píng)審意見一致。2.合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同約定履行職責(zé)。3.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同簽訂過(guò)程進(jìn)行記錄，包括簽訂時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、合同名稱及編號(hào)等信息，并將合同原件進(jìn)行歸檔保管。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，采購(gòu)部門組織業(yè)務(wù)部門、供應(yīng)商等相關(guān)人員召開合同交底會(huì)議。會(huì)議由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人主持，詳細(xì)介紹合同主要內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.業(yè)務(wù)部門向供應(yīng)商明確養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目的具體實(shí)施要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保供應(yīng)商清楚了解合同任務(wù)。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同交底情況記錄在《養(yǎng)護(hù)合同交底記錄單》上，由參會(huì)人員簽字確認(rèn)。（二）服務(wù)跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量、進(jìn)度、安全等情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目臺(tái)賬，詳細(xì)記錄項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各項(xiàng)信息，包括服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)質(zhì)量評(píng)估、問(wèn)題處理情況等。同時(shí)，定期向采購(gòu)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同執(zhí)行情況。3.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為或不履行合同義務(wù)的，及時(shí)采取措施予以糾正，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。（三）費(fèi)用支付管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定和業(yè)務(wù)部門提供的付款申請(qǐng)，對(duì)供應(yīng)商的付款條件進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。2.付款申請(qǐng)應(yīng)附相關(guān)證明材料，如發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、服務(wù)記錄等。財(cái)務(wù)部門對(duì)證明材料的真實(shí)性、完整性、合法性進(jìn)行審查。3.對(duì)于合同約定的預(yù)付款、進(jìn)度款、結(jié)算款等不同付款階段，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同條款和公司資金安排進(jìn)行支付管理，確保資金支付安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。（四）合同變更管理1.在合同履行過(guò)程中，如因客觀原因需要變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)提出合同變更申請(qǐng)，填寫《養(yǎng)護(hù)合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容、變更對(duì)合同價(jià)格和履行期限的影響等信息。2.變更申請(qǐng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審，評(píng)估變更風(fēng)險(xiǎn)和對(duì)公司利益的影響。3.評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商就合同變更事宜進(jìn)行協(xié)商談判，達(dá)成一致意見后簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。4.合同變更協(xié)議簽訂后，采購(gòu)部門將變更情況及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，各部門根據(jù)變更后的合同條款履行各自職責(zé)。（五）合同終止管理1.養(yǎng)護(hù)合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。2.采購(gòu)部門組織對(duì)合同履行情況進(jìn)行全面檢查和總結(jié)，確認(rèn)供應(yīng)商是否按照合同約定履行完畢所有義務(wù)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同款項(xiàng)進(jìn)行結(jié)算，核對(duì)已支付金額和應(yīng)支付金額，確保雙方費(fèi)用結(jié)算清楚。同時(shí)，辦理相關(guān)財(cái)務(wù)手續(xù)，清理合同財(cái)務(wù)檔案。4.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)合同檔案進(jìn)行整理歸檔，將合同原件、變更協(xié)議、終止協(xié)議、結(jié)算清單等相關(guān)資料作為合同檔案的一部分妥善保管。合同檔案保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員定期對(duì)養(yǎng)護(hù)合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估。重點(diǎn)關(guān)注合同簽訂、履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用風(fēng)險(xiǎn)矩陣等工具對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)和影響程度。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)合同條款審核，確保合同合法合規(guī)；在合同履行過(guò)程中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，及時(shí)處理法律糾紛；加強(qiáng)與法律顧問(wèn)的溝通，尋求專業(yè)法律意見和支持。2.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商信用檔案；在合同中約定明確的違約責(zé)任和擔(dān)保條款，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的信用監(jiān)督；對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行定期評(píng)估，及時(shí)調(diào)整合作策略。3.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格審核合同財(cái)務(wù)條款，確保付款方式、價(jià)格條款等合理可行；加強(qiáng)資金預(yù)算管理，合理安排資金支付計(jì)劃；定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決財(cái)務(wù)問(wèn)題。4.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收程序，加強(qiáng)對(duì)養(yǎng)護(hù)服務(wù)質(zhì)量的監(jiān)督檢查；建立質(zhì)量反饋機(jī)制，及時(shí)處理質(zhì)量問(wèn)題；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證措施和售后服務(wù)承諾。六、合同檔案管理（一）檔案整理1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)養(yǎng)護(hù)合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類編號(hào)。2.合同檔案應(yīng)包括合同原件、合同變更協(xié)議、終止協(xié)議、采購(gòu)文件、評(píng)審記錄、付款申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、服務(wù)記錄等相關(guān)資料。確保檔案資料齊全、完整、真實(shí)。（二）檔案歸檔1.整理好的合同檔案應(yīng)及時(shí)歸檔保管，建立合同檔案目錄，方便查詢和檢索。2.合同檔案應(yīng)存放在安全、保密的檔案柜中，確保檔案資料的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失。（三）檔案查詢與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門查詢。2.因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)