小公司用章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。（三）印章種類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力、承擔責任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定文件、合同等需要法定代表人簽字確認的場合。3.財務專用章：用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具等財務相關業(yè)務。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行保管使用的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料等。二、印章的刻制與啟用（一）刻制1.公司各類印章的刻制均需由行政部門統(tǒng)一辦理。2.行政部門應根據(jù)公司實際需求填寫《印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批后，交由指定的印章刻制單位進行刻制。3.印章刻制完成后，行政部門應及時與刻制單位核對印章內(nèi)容，并留存印章印模備案。（二）啟用1.新印章啟用前，行政部門應填寫《印章啟用申請表》，附上印章印模，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批后，方可啟用。2.印章啟用時，行政部門應在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍、審批流程等相關事項。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，確保印章安全、妥善保管。2.嚴禁將印章隨意放置或交予他人代管。（二）保管職責1.公司公章：由行政部門負責人指定專人保管。保管人員應具備較強的責任心和保密意識，確保公章使用的合法性、規(guī)范性。2.法定代表人章：由法定代表人或其授權(quán)的專人保管。3.財務專用章：由財務部門負責人指定專人保管，保管人員應熟悉財務業(yè)務流程，嚴格按照財務制度使用印章。4.合同專用章：由合同管理部門負責人指定專人保管，保管人員應熟悉合同簽訂流程，確保合同專用章使用的準確性和安全性。5.部門章：由各部門負責人指定專人保管，保管人員應嚴格按照部門內(nèi)部規(guī)定使用印章。（三）保管要求1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.保管人員應定期檢查印章的保管情況，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。3.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章時，應辦理嚴格的交接手續(xù)，確保印章交接清楚、責任明確。四、印章的使用（一）使用范圍1.公司公章：主要用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函等的簽署；公司營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等重要證件的加蓋；公司對外報送的各類報表、報告等的蓋章確認。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定文件、合同等的簽字確認。3.財務專用章：用于公司財務結(jié)算、票據(jù)開具、銀行賬戶管理等財務相關業(yè)務。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同等。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、資料、通知等的蓋章確認，不得用于對外簽訂合同、協(xié)議等重要文件。（二）使用流程1.申請：使用人需填寫《印章使用申請表》，詳細注明用章事項、用章文件名稱、用章時間、用章份數(shù)等信息，并簽字確認。2.審批：一般事項用章：由部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。重要事項用章：經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司法定代表人審批。涉及財務、合同等重要業(yè)務的用章：除上述審批流程外，還需財務部門、合同管理部門等相關部門負責人審核簽字。3.用章：印章保管人員在收到經(jīng)審批的《印章使用申請表》后，應認真核對申請表內(nèi)容與用章文件內(nèi)容是否一致，確認無誤后，方可在用章文件上加蓋印章。4.登記：印章保管人員應對每一次印章使用情況進行詳細登記，包括用章日期、用章事項、用章文件名稱、用章人、審批人等信息，以備查詢和追溯。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常審批流程用章時，使用人應電話請示相關領導同意后，先行用章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.對于異地簽訂合同等特殊情況需要攜帶印章外出的，必須經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準，并安排專人負責攜帶印章，確保印章安全。印章攜帶人應填寫《印章外出攜帶申請表》，注明外出時間、地點、事由等信息，經(jīng)審批后，方可攜帶印章外出。印章攜帶人在外出期間，應妥善保管印章，不得將印章交予他人使用或擅自離開攜帶印章的場所。五、印章的停用與銷毀（一）停用1.因公司名稱變更、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由行政部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批后，方可停用。2.印章停用后，行政部門應及時在公司內(nèi)部發(fā)布停用通知，告知各部門印章停用事宜。（二）銷毀1.對于停用的印章，行政部門應按照公司規(guī)定進行銷毀。銷毀前，行政部門應填寫《印章銷毀申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、停用原因等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人審批后，方可進行銷毀。2.印章銷毀應采用適當?shù)姆绞剑绶鬯?、熔化等，確保印章無法被恢復使用。銷毀過程應有專人負責監(jiān)督，并形成銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。六、印章使用的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負責對印章使用情況進行日常監(jiān)督檢查，財務部門、審計部門等相關部門應配合行政部門做好印章使用的監(jiān)督工作。（二）檢查內(nèi)容1.印章使用是否符合本制度規(guī)定的使用范圍和審批流程。2.印章保管是否安全、妥善，有無丟失、損壞等情況。3.印章使用登記是否完整、準確，有無漏登、錯登等情況。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)責任人應承擔相應的賠償責任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、附則（一）