吳江區(qū)企業(yè)檔案管理辦法總則目的為加強(qiáng)吳江區(qū)企業(yè)檔案管理，規(guī)范企業(yè)檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于吳江區(qū)行政區(qū)域內(nèi)的各類企業(yè)、個體工商戶以及實(shí)行企業(yè)化管理的事業(yè)單位（以下統(tǒng)稱企業(yè)）的檔案管理?；驹瓌t企業(yè)檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于企業(yè)各項(xiàng)工作的利用。管理職責(zé)1.檔案行政管理部門職責(zé)吳江區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)企業(yè)檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。2.企業(yè)職責(zé)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理制度，明確檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專（兼）職檔案管理人員，保障檔案工作所需經(jīng)費(fèi)，確保檔案工作正常開展。檔案的形成與收集文件材料的形成1.企業(yè)應(yīng)建立健全文件材料形成、積累、整理和歸檔制度，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)、電子、聲像等各種載體形式，均應(yīng)及時收集、整理，歸檔保存。文件材料的收集范圍1.行政管理類包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料；企業(yè)內(nèi)部管理制度、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、通知與通報(bào)等文件材料。2.經(jīng)營管理類涵蓋市場調(diào)研、市場營銷、合同協(xié)議、客戶信息、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件材料。3.生產(chǎn)技術(shù)類包含產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件材料。4.人力資源類涉及員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動合同、人事檔案等文件材料。5.基本建設(shè)類如項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗(yàn)收文件等文件材料。6.科研項(xiàng)目類包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)、研究過程記錄、成果鑒定與獎勵等文件材料。7.聲像檔案類企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的照片、錄音、錄像等具有保存價(jià)值的聲像文件材料。文件材料的收集要求1.企業(yè)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件材料，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。3.收集的電子文件應(yīng)確保格式通用、數(shù)據(jù)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。檔案的整理與歸檔整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。分類方法1.行政管理類檔案可按照年度機(jī)構(gòu)問題分類，即先按年度分開，再按企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，最后在每個機(jī)構(gòu)下按問題分類。2.經(jīng)營管理類檔案根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，可采用年度業(yè)務(wù)類別分類，如按年度將市場調(diào)研、市場營銷、合同管理等業(yè)務(wù)類別分別歸類。3.生產(chǎn)技術(shù)類檔案可按照產(chǎn)品或項(xiàng)目進(jìn)行分類，即一個產(chǎn)品或一個項(xiàng)目的文件材料集中在一起，再按年度排列。4.人力資源類檔案按照員工類別，如管理人員、技術(shù)人員、生產(chǎn)人員等進(jìn)行分類，然后在每個類別下按年度排列。5.基本建設(shè)類檔案依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)階段，可分為項(xiàng)目前期、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等類別，再按年度排列。6.科研項(xiàng)目類檔案按照科研項(xiàng)目的名稱進(jìn)行分類，每個項(xiàng)目下再按研究階段和文件材料性質(zhì)分類。7.聲像檔案類根據(jù)內(nèi)容和載體形式，可分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等類別，再按時間順序排列。編號規(guī)則1.企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案編號系統(tǒng)，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號應(yīng)包含檔案類別代碼、年度代碼、順序號等要素，以便于識別和管理。例如，行政管理類檔案編號為XZ20XX001，其中XZ為行政管理類代碼，20XX為年度，001為順序號。歸檔要求1.各部門應(yīng)定期將整理好的文件材料向檔案管理機(jī)構(gòu)或?qū)＃妫┞殭n案管理人員移交歸檔。2.歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，符合整理要求，同時應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份交檔案管理部門備查。3.電子文件歸檔時，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定格式存儲在磁性載體或光盤等存儲介質(zhì)上，同時應(yīng)注明文件的形成時間、來源等信息。檔案的保管保管場所1.企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.對電子檔案應(yīng)配備專用的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，異地存放。檔案整理與保管期限1.企業(yè)檔案應(yīng)根據(jù)其保存價(jià)值確定保管期限，保管期限分為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則是：凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管；凡是在一定時期內(nèi)對企業(yè)工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。檔案鑒定與銷毀1.企業(yè)應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理機(jī)構(gòu)會同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，報(bào)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清冊上簽字。3.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。檔案的利用利用原則企業(yè)檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。利用方式1.查閱企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理機(jī)構(gòu)查閱。查閱重要檔案應(yīng)經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案管理機(jī)構(gòu)可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、用途等。利用登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。保密規(guī)定1.利用檔案時，利用者應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對涉及企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，防止信息泄露。檔案信息化建設(shè)建設(shè)目標(biāo)企業(yè)應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對企業(yè)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全保障加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全。數(shù)據(jù)管理1.電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。2.對電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，設(shè)定不同人員的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查主體吳江區(qū)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全保障措施落實(shí)情況。檢查方式1.定期檢查檔案行政管理部門定期對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行檢查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，