合同無(wú)紙化歸檔管理辦法一、總則（一）目的為了適應(yīng)公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型需求，規(guī)范合同無(wú)紙化歸檔管理工作，提高合同管理效率，確保合同信息的安全與完整，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同無(wú)紙化歸檔管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實(shí)性原則：歸檔的合同電子文件應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映合同簽訂與履行的實(shí)際情況。3.完整性原則：確保合同從簽訂到履行完畢全過(guò)程的相關(guān)文件資料完整歸檔。4.安全性原則：采取有效措施保障合同電子文件的存儲(chǔ)安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.便捷性原則：便于合同的查詢、檢索和利用，提高工作效率。二、合同無(wú)紙化歸檔管理職責(zé)分工（一）合同管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行等全過(guò)程管理。2.對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)，并在合同簽訂后及時(shí)將合同電子文本提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好合同電子文件的整理、編目等工作。（二）檔案管理部門(mén)1.制定合同無(wú)紙化歸檔管理制度和流程。2.負(fù)責(zé)合同電子文件的接收、存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保電子文件的安全與完整。3.建立合同電子檔案檢索系統(tǒng)，方便合同的查詢和利用。4.定期對(duì)合同電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息技術(shù)部門(mén)1.提供合同無(wú)紙化歸檔所需的技術(shù)支持和硬件設(shè)施，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)合同電子文件存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需求和技術(shù)發(fā)展，對(duì)合同無(wú)紙化歸檔系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)。（四）其他部門(mén)1.按照本辦法的要求，配合合同管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好本部門(mén)合同的歸檔工作。2.在合同簽訂和履行過(guò)程中，及時(shí)將相關(guān)文件資料提交至合同管理部門(mén)，確保合同歸檔的完整性。三、合同無(wú)紙化歸檔范圍（一）合同文本包括合同的正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等。（二）合同審批文件如合同審批表、審批意見(jiàn)、會(huì)簽單等。（三）合同履行過(guò)程中的相關(guān)文件1.往來(lái)函件，如詢價(jià)函、報(bào)價(jià)函、催款函、付款申請(qǐng)等。2.交付記錄，如貨物交付清單、服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。3.結(jié)算憑證，如發(fā)票、付款憑證、對(duì)賬單等。4.其他與合同履行相關(guān)的文件資料。四、合同無(wú)紙化歸檔流程（一）合同簽訂前1.合同管理部門(mén)在合同起草過(guò)程中，應(yīng)明確合同編號(hào)規(guī)則，并按照規(guī)則對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)。2.合同起草完成后，由合同管理部門(mén)發(fā)起合同審批流程，相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核審批。3.審批通過(guò)的合同，合同管理部門(mén)將合同電子文本發(fā)送至檔案管理部門(mén)進(jìn)行預(yù)歸檔。預(yù)歸檔的合同電子文件應(yīng)包含合同文本、審批文件等相關(guān)資料，并按照合同編號(hào)進(jìn)行命名和分類存儲(chǔ)。（二）合同簽訂后1.合同簽訂完成后，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同正本掃描成電子文件，并與合同副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等一并整理齊全。2.合同管理部門(mén)將整理好的合同電子文件提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行正式歸檔。檔案管理部門(mén)在接收合同電子文件時(shí)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.檔案管理部門(mén)對(duì)歸檔的合同電子文件進(jìn)行分類、編目，建立合同電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。編目信息應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、履行期限、合同金額、對(duì)方單位、歸檔日期等。4.檔案管理部門(mén)將合同電子文件存儲(chǔ)至電子檔案管理系統(tǒng)，并按照存儲(chǔ)策略進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）合同履行過(guò)程中1.各部門(mén)在合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文件資料，應(yīng)及時(shí)整理并提交至合同管理部門(mén)。2.合同管理部門(mén)對(duì)收到的文件資料進(jìn)行審核后，將其與合同電子檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)應(yīng)通過(guò)在合同電子檔案中添加鏈接或附件的方式實(shí)現(xiàn)，確保合同履行過(guò)程中的文件資料能夠與合同本身建立緊密的聯(lián)系，方便查詢和利用。3.檔案管理部門(mén)定期對(duì)合同履行過(guò)程中的文件資料進(jìn)行檢查和清理，確保歸檔文件的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。對(duì)于已履行完畢的合同，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件資料進(jìn)行整理歸檔，并對(duì)合同電子檔案進(jìn)行標(biāo)記和備注。（四）合同變更與終止1.合同發(fā)生變更時(shí)，合同管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)起草變更協(xié)議，并按照合同簽訂流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，將變更協(xié)議電子文件提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。檔案管理部門(mén)應(yīng)在合同電子檔案中更新相關(guān)信息，并對(duì)變更內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注。2.合同終止時(shí)，合同管理部門(mén)應(yīng)編制合同終止報(bào)告，說(shuō)明合同終止的原因、時(shí)間、履行情況等。合同終止報(bào)告經(jīng)審批后，與合同終止相關(guān)的文件資料一并提交至檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)合同電子檔案進(jìn)行封存，并在檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)記。五、合同無(wú)紙化歸檔存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)合同電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件上傳、下載、存儲(chǔ)、檢索、備份等功能，能夠滿足合同無(wú)紙化歸檔管理的需求。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問(wèn)控制、權(quán)限管理等安全功能，確保合同電子文件的存儲(chǔ)安全。（二）存儲(chǔ)期限合同電子檔案的存儲(chǔ)期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同電子檔案應(yīng)至少保存[X]年，重要合同的存儲(chǔ)期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件的可讀性和完整性。如發(fā)現(xiàn)電子文件損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。2.建立合同電子檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。借閱合同電子檔案時(shí)，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱登記表，并在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。3.因工作需要對(duì)合同電子檔案進(jìn)行復(fù)制時(shí)，應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制的合同電子檔案應(yīng)與原件具有同等效力，并進(jìn)行妥善保管。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)做好合同電子檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保電子檔案的安全。定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。六、合同無(wú)紙化歸檔檢索與利用（一）檢索方式1.建立合同電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按合同編號(hào)、合同名稱、簽訂日期、對(duì)方單位等進(jìn)行檢索。2.支持模糊檢索功能，方便用戶快速查找所需合同電子檔案。3.檢索結(jié)果應(yīng)顯示合同的基本信息、審批文件、履行情況等相關(guān)內(nèi)容，并提供電子文件的在線預(yù)覽和下載功能。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)公司內(nèi)部職責(zé)分工，設(shè)定不同部門(mén)和人員對(duì)合同電子檔案的利用權(quán)限。一般情況下，合同管理部門(mén)、檔案管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員具有較高的利用權(quán)限，其他部門(mén)人員如需查閱合同電子檔案，應(yīng)經(jīng)過(guò)審批。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱權(quán)限，確保信息安全。（三）利用流程1.用戶如需查閱合同電子檔案，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，為用戶提供相應(yīng)的查閱權(quán)限。用戶應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱合同電子檔案，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行操作。3.用戶如需復(fù)制合同電子檔案，應(yīng)在查閱申請(qǐng)表中注明復(fù)制用途，并經(jīng)過(guò)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。復(fù)制的合同電子檔案應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行妥善保管和使用。七、合同無(wú)紙化歸檔安全管理（一）安全制度1.建立健全合同無(wú)紙化歸檔安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.定期對(duì)合同無(wú)紙化歸檔系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（二）人員安全管理1.對(duì)涉及合同無(wú)紙化歸檔管理的人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。2.與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確其在合同無(wú)紙化歸檔管理中的保密義務(wù)。（三）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強(qiáng)合同無(wú)紙化歸檔系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）數(shù)據(jù)安全管理1.對(duì)合同電子文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。2.建立數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)合同電子檔案進(jìn)行備份，并進(jìn)行異地存儲(chǔ)。在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，對(duì)不同人員設(shè)置不同的訪問(wèn)級(jí)別，防止數(shù)據(jù)泄露。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)合同無(wú)紙化歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同歸檔的及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，存儲(chǔ)與保管的安全性，檢索與利用的便捷性等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同無(wú)紙化歸檔情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并將自查情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）考核機(jī)制1.建立合同無(wú)紙化歸檔管理工作考核機(jī)制，將考核