erp系統(tǒng)流程管理辦法一、總則（一）目的本管理辦法旨在規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的流程管理，確保系統(tǒng)的高效運(yùn)行，提高公司業(yè)務(wù)處理效率，加強(qiáng)內(nèi)部控制，提升公司整體管理水平，以適應(yīng)公司發(fā)展戰(zhàn)略的需要。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和管理的部門及人員。（三）基本原則1.合法性原則：ERP系統(tǒng)流程的設(shè)計(jì)與執(zhí)行必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.規(guī)范性原則：明確各業(yè)務(wù)流程的操作規(guī)范、審批流程和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保流程的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.高效性原則：優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少不必要的環(huán)節(jié)和重復(fù)勞動，提高工作效率，降低運(yùn)營成本。4.準(zhǔn)確性原則：保證系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性，為公司決策提供可靠依據(jù)。5.安全性原則：采取有效的安全措施，保護(hù)公司ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。二、ERP系統(tǒng)流程概述（一）主要業(yè)務(wù)流程模塊1.銷售與收款流程：包括客戶信息管理、銷售訂單處理、發(fā)貨管理、開票與收款等環(huán)節(jié)。2.采購與付款流程：涵蓋供應(yīng)商管理、采購訂單下達(dá)、收貨驗(yàn)收、發(fā)票處理與付款等流程。3.庫存管理流程：涉及庫存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)、出入庫管理、庫存盤點(diǎn)、庫存預(yù)警等功能。4.生產(chǎn)管理流程：根據(jù)銷售訂單或預(yù)測需求，制定生產(chǎn)計(jì)劃、安排生產(chǎn)任務(wù)、進(jìn)行生產(chǎn)調(diào)度與控制等。5.財務(wù)管理流程：包含總賬管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、固定資產(chǎn)管理、成本核算等核心流程，與其他業(yè)務(wù)流程緊密集成，實(shí)現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時獲取與處理。（二）流程之間的關(guān)聯(lián)與協(xié)同ERP系統(tǒng)各業(yè)務(wù)流程之間相互關(guān)聯(lián)、協(xié)同運(yùn)作。例如，銷售訂單的下達(dá)會觸發(fā)采購需求，進(jìn)而啟動采購流程；采購到貨后，庫存數(shù)量發(fā)生變化，同時生成應(yīng)付賬款，與財務(wù)流程進(jìn)行對接；生產(chǎn)環(huán)節(jié)根據(jù)銷售訂單和庫存情況安排生產(chǎn)，生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)成本數(shù)據(jù)又反饋到財務(wù)管理流程中進(jìn)行成本核算。通過這種緊密的關(guān)聯(lián)與協(xié)同，實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)的一體化運(yùn)作，提高整體運(yùn)營效率。三、流程操作規(guī)范（一）銷售與收款流程操作規(guī)范1.客戶信息管理業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時收集、更新客戶的基本信息、信用信息等，并準(zhǔn)確錄入ERP系統(tǒng)。定期對客戶信息進(jìn)行審核和清理，確保信息的真實(shí)性和完整性。2.銷售訂單處理接到客戶訂單后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)仔細(xì)核對訂單內(nèi)容，確認(rèn)客戶需求和交貨要求。在ERP系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入銷售訂單信息，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等，并提交審核。審核通過后的銷售訂單，應(yīng)及時下達(dá)生產(chǎn)或采購指令，確保按時交貨。3.發(fā)貨管理根據(jù)銷售訂單安排發(fā)貨，倉庫管理人員應(yīng)在ERP系統(tǒng)中記錄發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、運(yùn)輸方式等信息。發(fā)貨后，及時將發(fā)貨單及相關(guān)物流信息反饋給業(yè)務(wù)人員，以便跟蹤訂單執(zhí)行情況。4.開票與收款財務(wù)人員根據(jù)發(fā)貨情況及時開具發(fā)票，并在ERP系統(tǒng)中錄入發(fā)票信息。跟蹤客戶收款情況，及時提醒客戶付款，對逾期未付款項(xiàng)進(jìn)行催款處理。收到客戶款項(xiàng)后，在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行收款核銷，確保應(yīng)收賬款賬目的準(zhǔn)確性。（二）采購與付款流程操作規(guī)范1.供應(yīng)商管理采購部門負(fù)責(zé)建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、信用評價等。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級和合作策略。2.采購訂單下達(dá)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃或庫存需求，采購人員在ERP系統(tǒng)中選擇合適的供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等詳細(xì)信息，并提交審核。審核通過后的采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。3.收貨驗(yàn)收貨物到達(dá)后，倉庫管理人員應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后，倉庫管理人員在ERP系統(tǒng)中錄入收貨信息，包括收貨日期、數(shù)量、批次等，并辦理入庫手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)貨物存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并在ERP系統(tǒng)中記錄相關(guān)情況。4.發(fā)票處理與付款采購人員收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)及時核對發(fā)票信息與采購訂單及收貨情況是否一致。核對無誤后，將發(fā)票提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核和入賬處理。財務(wù)部門根據(jù)公司付款政策和資金狀況，安排付款，并在ERP系統(tǒng)中記錄付款信息。（三）庫存管理流程操作規(guī)范1.庫存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)倉庫管理人員負(fù)責(zé)維護(hù)庫存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，包括庫存地點(diǎn)、產(chǎn)品編碼、名稱、規(guī)格、計(jì)量單位、庫存數(shù)量等。定期對庫存基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)和核對，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.出入庫管理嚴(yán)格按照公司規(guī)定的出入庫流程辦理貨物的出入庫手續(xù)。入庫時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購訂單或生產(chǎn)完工單進(jìn)行驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后錄入入庫信息。出庫時，應(yīng)根據(jù)銷售訂單或生產(chǎn)領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)貨，確保發(fā)貨數(shù)量準(zhǔn)確無誤，并及時更新庫存系統(tǒng)。3.庫存盤點(diǎn)定期組織庫存盤點(diǎn)工作，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)前，制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、時間安排等。盤點(diǎn)過程中，認(rèn)真記錄實(shí)際庫存數(shù)量，與系統(tǒng)賬面數(shù)量進(jìn)行核對。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制盤點(diǎn)報告，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行分析和處理，并調(diào)整庫存系統(tǒng)。4.庫存預(yù)警設(shè)置合理的庫存預(yù)警指標(biāo)，如最低庫存、最高庫存、安全庫存等。當(dāng)庫存數(shù)量接近或超出預(yù)警指標(biāo)時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息，提醒相關(guān)人員及時采取措施。（四）生產(chǎn)管理流程操作規(guī)范1.生產(chǎn)計(jì)劃制定生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單和庫存情況，結(jié)合產(chǎn)能分析，制定月度、周度生產(chǎn)計(jì)劃。生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批次、交貨日期等詳細(xì)信息，并下達(dá)給各生產(chǎn)車間。2.生產(chǎn)任務(wù)安排各生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，安排具體的生產(chǎn)任務(wù)，將任務(wù)分解到各個班組和崗位。在ERP系統(tǒng)中記錄生產(chǎn)任務(wù)的下達(dá)情況，包括任務(wù)編號、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、開工日期、完工日期等。3.生產(chǎn)調(diào)度與控制生產(chǎn)調(diào)度人員實(shí)時監(jiān)控生產(chǎn)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題，如設(shè)備故障、物料短缺等。根據(jù)實(shí)際生產(chǎn)情況，及時調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃和任務(wù)安排，確保生產(chǎn)任務(wù)按時完成。生產(chǎn)過程中，各車間應(yīng)及時記錄生產(chǎn)數(shù)據(jù)，如產(chǎn)量、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果等，并上傳至ERP系統(tǒng)。（五）財務(wù)管理流程操作規(guī)范1.總賬管理財務(wù)人員按照會計(jì)準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度，及時、準(zhǔn)確地記錄各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，編制記賬憑證。定期進(jìn)行總賬結(jié)賬工作，核對賬目，確?？傎~數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.應(yīng)收應(yīng)付管理負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的核算與管理，及時跟蹤款項(xiàng)的收付情況。對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡分析，采取有效的催款措施，降低壞賬風(fēng)險。審核應(yīng)付賬款的付款申請，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。3.固定資產(chǎn)管理建立固定資產(chǎn)臺賬，記錄固定資產(chǎn)的購置、折舊、維修、處置等情況。定期對固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保資產(chǎn)的安全完整。根據(jù)固定資產(chǎn)折舊政策，計(jì)提固定資產(chǎn)折舊，并在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)處理。4.成本核算收集、整理生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)成本數(shù)據(jù)，包括原材料、人工、制造費(fèi)用等。按照成本核算方法，準(zhǔn)確計(jì)算產(chǎn)品成本，并生成成本報表。對成本數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司成本控制和決策提供依據(jù)。四、流程審批管理（一）審批流程設(shè)置原則1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工，明確各業(yè)務(wù)流程的審批環(huán)節(jié)和審批權(quán)限。2.審批流程應(yīng)遵循“誰審批、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保審批決策的科學(xué)性和責(zé)任性。3.對于重要業(yè)務(wù)事項(xiàng)和涉及金額較大的業(yè)務(wù)，應(yīng)設(shè)置多級審批，加強(qiáng)風(fēng)險控制。（二）主要業(yè)務(wù)流程審批環(huán)節(jié)及權(quán)限1.銷售與收款流程銷售訂單：業(yè)務(wù)人員提交后，由銷售主管審核，涉及金額較大或特殊客戶訂單需銷售經(jīng)理審批。發(fā)貨單：倉庫管理人員提交，由銷售主管或指定人員審核。發(fā)票開具：財務(wù)人員提交，財務(wù)經(jīng)理審批。收款核銷：財務(wù)人員操作，財務(wù)經(jīng)理審核。2.采購與付款流程采購訂單：采購人員提交，采購主管審核，涉及金額較大或重要物資采購需采購經(jīng)理審批。收貨單：倉庫管理人員提交，采購主管或指定人員審核。發(fā)票入賬：采購人員提交，財務(wù)人員審核，財務(wù)經(jīng)理審批。付款申請：采購人員提交，采購主管審核，財務(wù)經(jīng)理審批，總經(jīng)理根據(jù)金額大小進(jìn)行最終審批。3.庫存管理流程庫存盤點(diǎn)報告：倉庫管理人員提交，倉儲主管審核，財務(wù)人員參與監(jiān)盤并審核盤點(diǎn)結(jié)果，財務(wù)經(jīng)理審批。庫存預(yù)警處理：相關(guān)業(yè)務(wù)人員提交，部門主管審核。4.生產(chǎn)管理流程生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)部門提交，生產(chǎn)經(jīng)理審核，涉及重大生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整需總經(jīng)理審批。生產(chǎn)任務(wù)變更：相關(guān)人員提交，生產(chǎn)主管審核，生產(chǎn)經(jīng)理審批。5.財務(wù)管理流程記賬憑證：財務(wù)人員提交，財務(wù)主管審核。財務(wù)報表：財務(wù)經(jīng)理編制，總經(jīng)理審批。（三）審批流程執(zhí)行要求1.審批人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批工作，不得拖延。如遇特殊情況無法及時審批，應(yīng)向提交人說明原因。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核業(yè)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，簽署明確的審批意見。3.對于不符合規(guī)定或存在疑問的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，審批人員應(yīng)及時與提交人溝通，要求補(bǔ)充資料或作出解釋，必要時可進(jìn)行實(shí)地調(diào)查。五、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)范和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入，不得隨意修改或刪除數(shù)據(jù)。3.定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（二）數(shù)據(jù)質(zhì)量控制1.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量審核機(jī)制，定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.加強(qiáng)對數(shù)據(jù)錄入人員的培訓(xùn)，提高其數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)，實(shí)行雙人錄入或交叉核對制度，確保數(shù)據(jù)的一致性。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.采取有效的安全措施，保護(hù)ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。2.設(shè)定不同用戶的訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問范圍。3.定期對系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時修復(fù)發(fā)現(xiàn)的安全問題。4.制定數(shù)據(jù)安全應(yīng)急預(yù)案，在發(fā)生數(shù)據(jù)安全事件時能夠迅速采取措施進(jìn)行處理，減少損失。六、系統(tǒng)操作與維護(hù)（一）系統(tǒng)操作培訓(xùn)1.新員工入職時，應(yīng)接受ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的基本功能和業(yè)務(wù)流程。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和系統(tǒng)升級情況，定期組織系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提高員工的操作技能和業(yè)務(wù)水平。3.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括系統(tǒng)操作手冊、業(yè)務(wù)流程指南、常見問題解答等，并通過實(shí)際操作演練，確保員工能夠熟練掌握系統(tǒng)操作。（二）系統(tǒng)日常維護(hù)1.設(shè)立系統(tǒng)管理員崗位，負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理等。2.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時處理系統(tǒng)故障和異常情況，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.對系統(tǒng)出現(xiàn)的問題進(jìn)行記錄和分析，及時與軟件供應(yīng)商溝通解決，必要時進(jìn)行系統(tǒng)升級。（三）系統(tǒng)升級與優(yōu)化1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，定期評估ERP系統(tǒng)的適用性，適時進(jìn)行系統(tǒng)升級。2.在系統(tǒng)升級前，制定詳細(xì)的升級計(jì)劃，包括升級時間、升級內(nèi)容、測試方案等，并提前通知相關(guān)部門和人員做好準(zhǔn)備工作。3.系統(tǒng)升級后，進(jìn)行全面的測試和驗(yàn)證，確保系統(tǒng)功能正常，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。同時，對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉升級后的系統(tǒng)操作。4.持續(xù)關(guān)注行業(yè)最佳實(shí)踐和技術(shù)發(fā)展趨勢，對ERP系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和效率。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.設(shè)立專門的內(nèi)部監(jiān)督小組，定期對ERP系統(tǒng)流程的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組通過查看系統(tǒng)操作記錄、抽查業(yè)務(wù)單據(jù)、訪談相關(guān)人員等方式，檢查業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范執(zhí)行，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確完整，審批環(huán)節(jié)是否嚴(yán)格履行等。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核辦